Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das separat lizensiert werden muss.
Häufig entspricht die oben beschriebene Archivierungsautomatik nicht Ihrem betrieblichen Ablauf bzw. Dokumentenfluss. Es gibt Geschäftsvorgänge, die eine besondere Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erfordern, andere können unmittelbar archiviert werden.
Die Bezeichnung der Vorgänge mit den BiPRO Vorgangsbeschreibungen entspricht in den allermeisten Fällen nicht Ihrem Aktenschema, das Sie über Jahre hinweg für Ihren Betrieb entwickelt haben. Hier möchten Sie gerne Ihre eigenen, in DocAdmin definierten Vorgangstypen verwenden.
Im Folgenden beschreiben wir die automatisierte Ermittlung folgender Parameter:
Unter welcher Vorgangsbezeichnung soll ein Geschäftsvorgang abgelegt werden?
Welcher Sachbearbeiter muss sich um diesen Geschäftsvorgang kümmern?
Müssen enthaltene Dokumente für das Kundenportal freigeschaltet werden oder nicht?
Sollen enthaltene Dokumente mit einem oder mehreren Stichworten gekennzeichnet werden?
Die erforderlichen Einstellungen erfolgen in der Datei v32bipro.ini. Hier kann jeweils für eine bestimmte GeVo-Kategorie bzw. eine Kategoriegruppe die gewünschte Einstellung vorgenommen werden. Die Kategorien gehen aus der BiPRO Tabelle für GeVo-Kategorien hervor. Die 9-stellige GeVo-Kategorie ist dabei in jeweils 3-stellige Unternummern eingeteilt.
Beispiele:
100 000 000 Antrag-Neugeschäft (Sonstiges)
100 007 000 Antrag-Neugeschäft (Policierung / Dokument erstellt)
120 014 000 Vertrag-Änderung (Beitragsfreistellung)
120 017 000 Vertrag Änderung (Dynamik)
120 017 003 Vertrag-Änderung (Dynamikausschluss)
Eine Aktion kann nun für eine Haupt- oder Unterkategorie angegeben werden. Die Eingabe erfolgt dazu mit dem „Wildcard“-Zeichen „*“:
100* | Aktion für alle Geschäftsvorgänge der Hauptkategorie „Antrag-Neugeschäft“ |
120014* | Aktion für alle Geschäftsvorgänge der Unterkategorie „Beitragsfreistellung“ |
120017003 | Aktion für alle Geschäftsvorgänge der Kategorie „Dynamikausschluss“ |
Über diese Kategoriesteuerung lassen sich nun die folgenden Eigenschaften verändern:
[Vorgang]
100*=100 | GeVos aus der Hauptkategorie „Antrag-Neugeschäft“ werden im VIAS Vorgangstyp „100“ (z.B. „Akquise“) archiviert. |
100007*=300 | GeVos aus der Unterkategorie „Policierung / Dokument erstellt“ werden im VIAS Vorgangstyp „300“ (z.B. „Vertragsakte“) archiviert |
140*=600 | GeVos aus der Hauptkategorie „Beitrag-Inkasso“ werden im VIAS Vorgangstyp „600“ (z.B. „Zahlungsverkehr“) archiviert. |
140013000=300 | GeVos der Kategorie „Beitragsrechnung“ werden im VIAS Vorgangstyp „300“ (z.B. „Vertragsakte“) archiviert. |
120000000=<KEIN> | Diese GeVos werden keinem Vorgang zugeordnet, sondern lediglich in die Vorlagemappe des Empfängers gelegt. |
Gibt es zu einer gelieferten GeVo-Kategorie keinen Eintrag, wird die BiPRO Vorgangsbezeichnung verwendet.
[Bearbeiter]
Für die Ermittlung eines Bearbeiters werden herkömmliche Maskenformeln angegeben. Es können mehrere Formeln mit Komma getrennt angegeben werden. Diese werden von links nach rechts abgearbeitet, bis ein Bearbeiter ermittelt werden konnte.
100*={[Vo.Bearbeiter],[Vt.VMT],[Ku.BETREUER1],"ANTRAG"} | GeVos aus der Hauptkategorie „Antrag-Neugeschäft“ werden nach folgender Priorität einem Sachbearbeiter weitergeleitet und in die Vorlagemappe gelegt:
| |
120*={[Vt.VMT],[Ku.BETREUER1]}/ja |
| |
*={"POST"} | Alle nicht anders eingestellten GeVos werden dem Bearbeiter „POST“ zugeordnet. | |
Die Möglichkeit, nur mit einem „*“ einen Standardwert zu setzen, kann nicht bei [Vorgang] eingesetzt werden.
Wird über Formeln kein Bearbeiter ermittelt, so erhält der angemeldete Bearbeiter die Dokumente.
[Kundenportalfreigabe]
100007*=ja
140013000=ja
*=nein
Der Standardwert hierfür ist nein.
Für eine einfache Inbetriebnahme stellen wir Ihnen ein „Starterpaket“ zur Verfügung. Darin enthalten ist eine Excel-Tabelle mit allen möglichen Geschäftsvorgängen, in der Sie Ihre individuellen Zuordnungen zu Vorgängen und Benutzern planen und dokumentieren können.
Außerdem erhalten Sie eine Konfigurationsdatei mit einer beispielhaften Darstellung der möglichen Einstellungen.