VIAS BiPRO - BiPRO Workflows

Häufig entspricht die weiter vorne beschriebene einfache Archivierungsautomatik nicht Ihrem betrieblichen Ablauf bzw. Dokumentenfluss. Es gibt Geschäftsvorgänge, die eine besondere Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erfordern, andere können unmittelbar archiviert werden.

Die Bezeichnung der Vorgänge mit den BiPRO Vorgangsbeschreibungen entspricht in den allermeisten Fällen nicht Ihrem Aktenschema, das Sie über Jahre hinweg für Ihren Betrieb entwickelt haben. Hier möchten Sie gerne Ihre eigenen, in DocAdmin definierten Vorgangstypen verwenden.

Im Folgenden beschreiben wir die automatisierte Ermittlung folgender Parameter:

• Unter welcher Vorgangsbezeichnung soll ein Geschäftsvorgang abgelegt werden?

• Welcher Sachbearbeiter muss sich um diesen Geschäftsvorgang kümmern?

• Müssen enthaltene Dokumente für das Kundenportal freigeschaltet werden oder nicht?

• Möchten Sie bei bestimmten Geschäftsvorgängen Änderungen im betroffenen Vertrag vornehmen (Vertragsstatus, Wiedervorlage o.ä.)?

• Sollen enthaltene Dokumente mit einem oder mehreren Stichworten gekennzeichnet werden?

• Arbeiten Sie mit Sicherheitsstufen und möchten gewisse Dokumente mit einer höheren Stufe kennzeichnen?

• Wenn ein Dokument nicht zugeordnet werden kann, können Sie dieses auch extern in einen Windows-Ordner auslagern statt es in die Vorlagemappe zu legen.
  
  

Die erforderlichen Einstellungen erfolgen in der Datei v32bipro.ini. Hier kann jeweils für eine bestimmte GeVo-Kategorie bzw. eine Kategoriegruppe die gewünschte Einstellung vorgenommen werden. Die Kategorien gehen aus der BiPRO Tabelle für GeVo-Kategorien hervor. Die 9-stellige GeVo-Kategorie ist dabei in jeweils 3-stellige Unternummern eingeteilt.

Beispiele:

100 000 000 Antrag-Neugeschäft (Sonstiges)

100 007 000 Antrag-Neugeschäft (Policierung / Dokument erstellt)

120 014 000 Vertrag-Änderung (Beitragsfreistellung)

120 017 000 Vertrag Änderung (Dynamik)

120 017 003 Vertrag-Änderung (Dynamikausschluss)

Eine Aktion kann nun für eine Haupt- oder Unterkategorie angegeben werden. Die Eingabe erfolgt dazu mit dem „Wildcard“-Zeichen „*“:

Über diese Kategoriesteuerung lassen sich nun die folgenden Eigenschaften verändern:

[Vorgang]

Gibt es zu einer gelieferten GeVo-Kategorie keinen Eintrag, wird die BiPRO Vorgangsbezeichnung verwendet.

[Bearbeiter]

Für die Ermittlung eines Bearbeiters werden herkömmliche Maskenformeln angegeben. Es können mehrere Formeln mit Komma getrennt angegeben werden. Diese werden von links nach rechts abgearbeitet, bis ein Bearbeiter ermittelt werden konnte.

Wird über Formeln kein Bearbeiter ermittelt, so erhält der angemeldete Bearbeiter die Dokumente.

[Kundenportalfreigabe]

100007*=ja
140013000=ja
*=nein

Der Standardwert hierfür ist nein.

[InhaltSetzen]

Bei bestimmten Geschäftsvorgängen können Feldwerte verändert werden. Das prominenteste Beispiel ist der Eingang der Police. In diesem Fall wird häufig der Antragsstatus (“$”) in einen Eigenvertrag (“E”) verändert:

100007000=OPZ,E

Es können auch mehrere Felder manipuliert werden, die einzelnen Zuweisungen werden mit dem Semikolon “;” getrennt:

*=BEMDAT,^T/NOUPD;BEMTEXT,Dokument erhalten/NOUPD

^T steht für das Tagesdatum, hier wird das Datum des Empfangs in das Feld BEMDAT eingetragen. Das lässt sich hervorragend für Wiedervorlagen nutzen.

Mit /NOUPD wird ein bestehender Feldwert nicht überschrieben.

Schadenfelder können ebenfalls gesetzt werden, vorausgesetzt es wird ein Schaden identifiziert. Sie müssen mit dem Präfix „Sd.“ qualifiziert werden.

Stichworte

Vergeben Sie automatisch Stichworte für bestimmte Kategorien

[Stichworte]
100007000=POLICE
140013000=RECHNUNG

Sicherheitsstufen

Dokumente erhalten die Sicherheitsstufe über die GeVo-Art wie folgt:

[Sicherheitsstufe]
*=3 'Standard für alles = 3
[Sicherheitsstufe-LV]
140*=3 'Rechnungen etc. = 3
*=5 'alles andere in LV = 5

Sicherheitsstufen für den Vorgang setzen wir aus der DocPlace Administration:

Open

[Extern]

Lassen sich Dokumente nicht zuordnen, können diese in einen externen Ordner ausgesteuert werden. Diese werden dann einfach mit Windows-„Bordmitteln“ bearbeitet (Explorer mit Vorschau, Acrobat Reader etc.) und dann per Drag&Drop im korrekten DocPlace-Vorgang archiviert.

Bei der Ordner- und Dateibezeichnung können folgende Variablen in [] verwendet werden:

• Portal

• Sparte

• BaFin

• VSN

• Name

• Kategorie_Text

• Kategorie

• Betreff

• Bearbeiter

Ergibt sich bei der Bildung des Dateinamens eine bereits vorhandene Datei, so wird ein Zähler an den Dateinamen angehängt (_001, _002, …). Bei Überschreiten von 100 gleichnamigen Dateien wird statt des Zählers das Datum mit Uhrzeit inkl. Millisekunden angehängt.

Beispiel:

In KFZ=050 werden alle Dokumente zu nicht gefundenen Verträgen/Schäden ausgesteuert:

[Extern-050]
*=\\server\Posteingang\[Bearbeiter]\[Name]\[Kategorie]\[Sparte]

Spartenspezifische Steuerung

Neben der Möglichkeit, durch Anhängen der Kürzel KV, LV und HUS an einen Sektionsnamen eigene Regeln für diese Bereiche anzugeben, können sogar einzelne Sparten durch Anhängen des biPRO- bzw. GDV-Spartenkürzels eigene Regeln erhalten. Innerhalb von HUS benötigt aber gerade die Sparte KFZ oft eine Sonderbehandlung, etwa weil bestimmte Sachbearbeiter genau für diese Sparte qualifiziert sind. Voraussetzung ist natürlich, dass der Produktgeber dieses Attribut liefert.

Beispiel:

[Bearbeiter-050]
...
[Stichworte-LV]
...
[Vorgang-050]
...

Priorisierung von Dubletten

In früheren Versionen wurde eine eindeutige Vertragsnummer in VIAS verlangt, um einen eingehenden Vorgang zuzuordnen. Dies entspricht nicht immer der gelebten Praxis, denn im täglichen Betrieb entstehen ungewollt solche Vertragsdubletten mit derselben Vertragsnummer:

• Einzelne Sparten eines Bündelvertrags sowie das Bündel selbst haben alle dieselbe Vertragsnummer

• Verträge werden storniert, etwa durch Risikofortfall, und unter derselben Vertragsnummer fortgeführt (z.B. bei Fahrzeugwechsel).

Daher wurden folgende Änderungen vorgenommen:

• Hauptseiten haben immer Priorität

• Danach E/A. Bei mehreren aktiven Eigenverträgen keine Zuordnung.

• Gibt es keinen E/A, dann den E/S-Vertrag mit dem jüngsten Ablaufdatum (stornierte Eigenverträge)

• Gibt es keinen E/S, erfolgt keine Zuordnung

Das Erkennen von aktiven und Stornierten Eigenverträgen findet über Formeln in folgenden Einstellungen statt:

[Eigenvertrag]
Aktiv=UND([VT.OPZ]="E",[VT.STA]="A")
Storno=UND([VT.OPZ]="E",[VT.STA]="S")

[Antragssuche]

Wird ein Vertrag nicht gefunden, so prüft das System noch, ob es sich evtl. um einen Neuantrag handeln könnte. Dazu wird versucht, den Kunden zu identifizieren.

Wird aufgrund der Daten des Geschäftsvorgangs ein Kunde eindeutig erkannt, wird ein Vertrag mit der unterhalb von [Antragssuche] hinterlegten Bedingung gesucht, z.B.

VSN={"$"}

Wird also wiederum genau ein solcher Antrag erkannt, geht VIAS davon aus, dass dieser zum neu gelieferten Geschäftsvorgang gehört. In diesem Fall wird die Versicherungsnummer mit der gelieferten Vertragsnummer aktualisiert.

[Schadensuche]

Analog zur Antragssuche können Sie Neuschäden über die Sektion [Schadensuche] steuern. Hier kommt ebenso eine Formel zur Erkennung von neu angelegten Schäden zum Einsatz, z.B.

SNR={""}

Wird die Schadennummer nicht im System gefunden, kann aber der Vertrag eindeutig zugeordnet werden, so wird zu diesem Vertrag ein Schaden mit der hinterlegten Bedingung gesucht. Wird dabei eindeutig ein Schaden identifiziert, wird dessen Schadennummer (des VU) aktualisiert.