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Ausgangssituation

Sie möchten gesetzeskonform mit der neuen E-Rechnung arbeiten, und elektronische Rechnungen ausstellen und verarbeiten können.

Lösung

Mithilfe des Formats “XRechnung” können Sie Ihre Rechnungen aus ams.5 heraus bequem digitalisieren und für die elektronische Weiterverabeitung ausgeben.

Vorgehen

Öffnen Sie den Datensatz des Kunden, für den Sie XRechnungen aktivieren wollen. Die für die XRechnung relevanten Felder sind “Leitweg-ID” und “elektr. Rechnung” auf der Karte “Allgemein”.

Dabei gilt es zu beachten, dass die Leitweg-ID nur dann benötigt wird, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde ausgestellt werden soll. Nur dann erhalten Sie auch eine entsprechende ID. Für “gewöhnliche” E-Rechnungen ist dieses Feld optional.

Wählen Sie im Feld “elektr. Rechnung” “XRechnung” aus, und klicken Sie auf “Speichern”.

XRechnungen im ams aktivieren

Um XRechnungen zu aktivieren, begeben Sie sich auf die Kundenmaske. Hier muss zwingend eine Leitweg-ID eingegeben werden. Woher bekomme ich eine Leitweg-ID? Wenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt werden. Falls dies nicht automatisch der Fall ist, fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach, an welche Leitweg-ID die XRechnung adressiert werden soll. Für diesen Kundendatensatz ist nun die Erstellung von XRechnungen aktiviert.

Danach können, wie gewohnt, die Rechnungen gebucht und gedruckt werden. Unter dem Button “Vertrag > Postbestand” sehen Sie dann Ihre XRechnung im XML-Format und RTF-Format zur weiteren Bearbeitung.

Anmerkungen

• Die XRechnung im XML-Format wird zusätzlich zu der normalen Rechnung im RTF-Format erstellt.

• Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.