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Ausgangssituation
Sie wollen Ihre Dokumente und E-Mails automatisch kategorisieren und verwalten.
Lösung
Mithilfe der Ablage und der Ordnerstruktur im Dokumenteneingang ist dies problemlos möglich.
Vorgehen
Gehen Sie auf den Reiter “Eigen → Dokumenteneingang”. Dort können Sie im rechten Bereich des Menübands die Ordnerliste anzeigen.
Nun sehen Sie auf der linken Seite des Dokumenteneingangs eine automatisch erstellte Ordnerstruktur mit drei Kategorien:
E-Mails: Enthält eingehende E-Mails.
Systembenachrichtigungen: MSX-Dateien (z. B. Updates zu Vorgängen oder Erinnerungen) werden automatisch zugeordnet. Falls Unterordner unerwünscht sind, können MSX-Updates per Regedit direkt in den Posteingang umgeleitet werden.
assfinet Data: Beinhaltet assfinet data-Lieferungen (BiPRO). Dokumente werden automatisch zugeordnet und nach der Zuordnung nicht mehr im Dokumenteneingang angezeigt. Unklare Dokumente bleiben im Dokumenteneingang zur manuellen Zuordnung.
Lokale Dokumente: Umfasst Dokumente aus lokaler Verarbeitung (Scan, Drag & Drop, Filesystem).
Wird ein Dokument per Drag & Drop in einen falschen Unterordner verschoben, erkennt AMS dies und legt die Datei automatisch im richtigen Unterordner ab.
Jede Kategorie hat einen eigenen Ordner für gelöschte Dokumente. Der Ordner "Entwürfe" wird automatisch erstellt, wenn E-Mail-Entwürfe erstellt werden und ist nicht mehr sichtbar, wenn keine Entwürfe vorhanden sind.
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