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E-Mail

In ams haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten der E-Mail-Unterstützung:

Zum einen steht Ihnen ein integrierter E-Mail-Client zur Verfügung, mit dem Sie E-Mails direkt aus ams versenden, empfangen und verwalten können.

Zum anderen gibt es eine integrierte E-Mail-Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, einen Dokumentenimport in ams zu definieren.

Hinweis: Die beiden Varianten sind getrennt für den E-Mailversand und -empfang konfigurierbar.

Bei Änderungen der Konfiguration muss darauf geachtet werden, dass die Maske zum Email schreiben in ams zunächst geschlossen und dann neu geöffnet wird. Änderungen werden erst danach effektiv übernommen.

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Einrichtung haben, finden Sie hier einen hilfreichen Artikel: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/edit-v2/983040002?draftShareId=b67761a5-0852-46da-ae22-7c8d4965da4e&atl_f=content-tree

Weiterführende Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie im folgenden Abschnitt:

E-Mail Client

Neben den üblichen E-Mail-Funktionen zum Einlesen und Archivieren von E-Mails aus externen Programmen, haben Sie die Möglichkeit, über einen integrierten E-Mail-Client direkt E-Mails zu senden und zu empfangen, einschließlich Vertragsserien-E-Mails und Abrechnungen. Versendete E-Mails werden automatisch dem jeweiligen Objekt (z.B. Vertrag) im Postbestand zugeordnet, während eingehende E-Mails im Dokumenteneingang abgelegt werden.

Hinweis: Sollten in Ihrem ams Funktionen fehlen, die hier beschrieben sind, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb, um die Lizenzanzupassung vorzunehmen. Diese ist möglicherweise auch für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich.

Wenn Sie keine Lizenz für das DMS-Modul haben, steht Ihnen lediglich eine eingeschränkte E-Mail-Funktionalität zur Verfügung. Der Versand von E-Mails ist auch ohne DMS-Modul möglich, allerdings mit Einschränkungen.

Eintragen des Absenders der E-Mail

Zur Nutzung der E-Mailfunktion in ams sollten Sie zunächst sicherstellen, dass der Benutzer eine E-Mailadresse hinterlegt hat. Wählen Sie hierzu unter „Datei->Organisation->Benutzer“ den entsprechenden Benutzer aus und tragen sie unter „Benutzerdaten“ im Feld „Haupt-E-Mail-Adresse“ die E-Mailadresse des Benutzers ein.

Konfiguration für die im ams integrierte Lösung

Zur Nutzung der E-Mailfunktion ist es notwendig bestimmte Einstellungen vorzunehmen.

Hier finden sie alle wichtigen Einstellungen zur Verbindung mit ihrem E-Mailserver. Sie können hier den Versand sowie den Empfang von E-Mails getrennt voneinander aktivieren.

Zunächst müssen Sie im oberen Bereich die Option „AMS Email-Client für den Emailversand aktivieren“ auswählen. Dadurch erfolgt der Versand von E-Mails über das ASSFINET MVP anstelle eines Drittprogramms wie Outlook. Es ist wichtig, die Informationen zum Server (SMTP), Port, Benutzernamen und Kennwort anzugeben.

Darunter haben Sie die Möglichkeit, den Mailabruf direkt ins ASSFINET MVP über die Funktion „Emails über den AMS Email-Client abrufen“ einzurichten. Auch hier sind die Daten Ihres Mailservers erforderlich.

Für den ersten Benutzer müssen die Felder „Server“ und „Port“ manuell ausgefüllt werden. Da diese Angaben in der Regel für viele Benutzer identisch sind, können sie im System unter „Als Standard speichern“ hinterlegt werden. So können weitere Benutzer mit einem Klick auf „Kontoeinstellung laden“ die Daten schnell übernehmen.

In den meisten Fällen ist es zudem notwendig, das Häkchen bei „Anmeldung erforderlich“ zu setzen, um den Versand von E-Mails zu ermöglichen.

Rechts oben können Sie ihre Signatur einstellen, welche dann beim Versenden einer E-Mail automatisch ans Ende angehängt wird

Falls Sie auch mit anderen Programmen ihre E-Mails abrufen, sollten Sie die Option „Kopie auf dem Server belassen“ auswählen.

Anschließend können Sie mit einem Klick auf „Konfiguration testen“ eine kurze Überprüfung durchführen, ob die von Ihnen angegebenen Daten korrekt sind. Bitte beachten Sie, dass hier immer die Konfiguration des aktuell angemeldeten Benutzers geprüft wird und nicht der Benutzer, deren Einstellungen Sie als Administrator möglicherweise gerade bearbeiten.

Falls auf Ihrem Mailserver schon einige (ältere) Emails liegen, können Sie mit der Option „nur Emails der letzten X Tage abholen“ den Mailabruf einschränken.

Nun haben Sie alle notwendigen Schritte getätigt, um aus dem ams komfortabel E-Mails versenden und abrufen zu können.

Wichtiger Hinweis:

Da das ams direkt mit Ihrem Mailserver kommuniziert, müssen Sie hier Daten wie Serveradresse, Port und Zugangsdaten hinterlegen. Falls Sie keine Kenntnis über diese Angaben haben, kontaktieren Sie bitte Ihren EDV-Betreuer oder den Anbieter ihres E-Mailkontos. Assfinet kann hier leider keine Hilfestellung geben, da wir auf diese Daten keinerlei Zugriff haben. Ziehen Sie ggf. die Einstellungen Ihres bisherigen Mailsystems (bspw. Outlook) zu Rate.

Konfiguration für die Lösung über ein externes E-Mailprogramm

Alternativ zum oben genannten System gibt es noch eine weitere Möglichkeit, E-Mails in Ihr ams zu integrieren. Dabei ist zu beachten, dass ein ein entsprechendes E-Mailprogramm(Outlook oder David Info Center) installiert sein muss.

Wählen Sie die hier die Schnittstelle und Ihr entsprechendes E-Mailprogramm aus, die Sie mit ams verbinden möchten. Klicken sie anschließend auf das Ordnersymbol, um den Ordner auszuwählen, welchen Sie importieren möchten. Hier ist zu empfehlen, vorher im entsprechen E-Mailprogramm einen eigenen Ordner anzulegen, der nur für den Import in bestimmt ist.

Wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus und Bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Wenn die E-Mails nach dem Import in den Archivordner verschoben werden sollen um doppelten Import von E-Mails zu vermeiden, wählen sie rechts den entsprechenden Punkt aus. Geben Sie zudem den Ordner an, in welchen die importierten E-Mails verschoben werden sollen.

Nun können Sie im Dokumenteneingang unter “Zusatz->E-Mails importieren” die entsprechenden E-Mails aus Ihrem vorhin angegebenen Ordner importieren.

E-Mail im Namen von anderen versenden

in ams haben Sie die Möglichkeit E-Mails im Namen von anderen zu versenden. Dafür muss einerseits in der Rechtezuordnung das entsprechende Recht ausgewählt werden.

Andererseits muss in den Einstellungen unter “E-Mail” die allgemeine Einstellung ausgeschaltet werden.

E-Mail Versand im Testsystem

Achten Sie darauf, eine Kopie auf dem Server zu belassen. Ansonsten werden original Mails aus dem Outlook gelöscht.

Anmerkungen