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Ausgangssituation

Sie wollen Dokumente schnell zuordnen.

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Gehen Sie auf den Menüpunkt “Eigen → Dokumenteneingang”. Dabei Hier finden Sie oben rechts (im folgenden Bild rot markierten Bereich markiert) die Option zur Schnell-Zuordnung.

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Über die Lupenfunktion kann direkt ein Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang gesucht und ausgewählt werden. Als Alternative zur Lupenfunktion kann die Suche nach einem Objekt auch in dem im Auswahlfeld direkt durchgeführt werden, indem der Suchbegriff eingetippt wird. Die Liste sucht nach passenden Ergebnissen. Ist beispielsweise bereits ein Kunde ausgewählt, kann im Vertrag/Schaden/Vorgang über eine Drop-Down Liste direkt das gewünschte Objekt des Kunden ausgewählt werden. Ist der Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang noch nicht angelegt, kann über die Drop-Down Liste direkt eine Neuanlage durchgeführt werden. 

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Wenn über die „Schnell-Zuordnung“ eine Neuanlage eines Kunden durchgeführt werden soll, muss in der DropDown-Liste „Neuanlage“ ausgewählt und dieses mit dem Button „Anwenden“ bestätigt werden. In dem folgenden Dialogfenster können die Daten des jeweiligen Objektes ergänzt werden. Die rotmarkierten rot markierten Felder sind Pflichtfelder, die  zwingend die zwingend befüllt werden müssen. Mit dem Button „Jetzt ausführen“ bestätigt man bestätigen Sie die Eingaben und der . Der Kunde wird im Hintergrund neu im System erfasst und angelegt, und das entsprechende Dokument im Postbestand abgelegt. 

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In der „Schnell-Zuordnung“ kann man vorgebenvorgegeben werden, ob der Datensatz, zu dem das Dokument ablegt werden soll, geöffnet werden soll. Als Auswahl steht das Öffnen eines neuen Tabs bzw. eines neuen Fensters zur Verfügung. Dieses ist sinnvoll, wenn nach der Zuordnung die Daten des Objekts weiter bearbeitet werden sollen, z. B. nach einer Neuanlage eines Objektes.  

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Um einen Vertrag neu zu erfassen, muss das Feld „Kunde“ befüllt werden. Entweder ist ein bereits bestehender Kunden oder eine „Neuanlage“ auszuwählen. Da ein Vertrag immer im Zusammenhang mit einem Kunden steht, müssen beide Felder befüllt sein. Die rotmarkierten rot markierten Felder sind auch bei Anlage eine eines Vertrages Pflichtfelder, und müssen zwingend befüllt werden. 

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Zur Erfassung eines neuen Schadens ist die Auswahl eines Vertrages notwendig, da ein Schaden immer mit einem Vertrag zusammenhängt. Bei der Schadenneuanlage sind keine Pflichtangaben notwendig. Die Schadenmeldung kann somit wie gewohnt durchgeführt und alle wichtigen Daten eintragen werden. 

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Für die Neuanlage eines Vorgangs ist nur das Feld „Vorgangstyp“ “Vorgangstyp“ ein Pflichtfeld, wie . Wie gewohnt können hier Eingaben gemacht werden, so wie man es aus der normalen “normalen” Vorgangsbearbeitung kenntbekannt. Ein Vorgang kann auch ohne Zuordnung zu einem Kunden angelegt werden. Ein Vorgang kann im Nachhinein immer noch weiter bearbeitet und z. B. die Hauptverknüpfung geändert oder wichtige Informationen im Aktivitätenstrom hinzugefügt werden. 

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