Wie kann ich Dokumente automatisch zuordnen?

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Last updated: Jan. 06, 2025 by Fabian Ulrich
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Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie wollen Dokumente automatisch zuordnen.

Lösung

Das DMS kann für die Zuordnung zu Kunden/Verträgen/Schäden entsprechende Automatismen nutzen.

Vorgehen

Gehen Sie auf den Reiter “Eigen → Dokumenteneingang”.

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Dort öffnet sich eine Übersicht der Dokumente. Um Gesellschaftspost digital via BiPRO zu empfangen, muss eine entsprechende Konfiguration im Con:center (aktivierte Con:center-Anbindung) erfolgt sein. 

Der Dokumenteneingang entspricht einem zentralen Postkorb je Mitarbeiter. Er kann von jedem Benutzer so individuell eingerichtet werden, dass alle gewünschten Posteingänge eingesehen werden können. Dort befinden sich eigene Dokumente (Nachträge, Policen, Rechnungen).

Dokumente, die zentral im Dokumenteneingang abgelegt werden, können entweder manuell oder automatisch AMS-Objekten zugeordnet werden.  

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Die manuelle Zuordnung erfolgt über den roten Bereich auf der rechten Seite.

Nach Auswahl des gewünschten Ablageobjekts erscheint ein Archivierungsdialog, in dem verschiedene Einstellungen für das Dokument – u. a. Titel und Verzeichnis im Postbestand – vorgenommen werden können, die die Verwaltung im AMS erleichtern. 

Die automatische Zuordnung erfolgt erfolgt über den entsprechenden Button auf der linken Seite.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die automatische Zuordnung nur mit BiPRO-Dokumenten funktioniert.

Bei der automatischen Zuordnung wird das Dokument nach verschiedenen Kriterien vom System geprüft und automatisch im Postbestand des vom System vorgeschlagenen AMS-Objekts (z. B. zugehöriger Kunde oder Vertrag) abgelegt.  

Mit dem Button „Automatische Zuordnung“ öffnet sich der Dialog „DMS – Dokumente über Vorschlagsliste zuordnen“. Im Unterpunkt „Optionen zur Ablage“ können Parameter für die automatische Zuordnung bestimmt werden.  

  • Bei Zuordnung jedes Dokuments kann ein Archivierungsdialog angezeigt werden, um die Eigenschaften jedes Dokuments individuell zu hinterlegen.  

  • Zu jedem zugeordneten Dokument kann Wiedervorlagetermin (Aufgabe) für einen Benutzer und/oder einen Berater (Vermittler) bzw. Sachbearbeiter erzeugt werden. 

  • über die rote Markierung lassen sich weitere Parameter bestimmen.

BiPRO-Dokumente, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, verbleiben im Dokumenteneingang und müssen manuell zugeordnet werden.

Die Dokumente können auch in den Postkorb anderer Mitarbeiter verschoben werden, wenn diese die Dokumente besser bearbeiten können. 

Hinweis: Wenn das Dokument an alle Mitarbeiter weitergegeben wurde und es ein Mitarbeiter in seinem Dokumenteneingang löscht, ist es bei allen Mitarbeitern gelöscht. Dokumente, die im Dokumenteneingang gelöscht werden, werden automatisch in einen Unterordner „Gelöschte Dokumente“ verschoben.