Vorraussetzungen

Zur Auslagerung gibt es zunächst Folgendes zu beachten:

• Auf einer internen Festplatte muss der Platz verfügbar sein, welchen die Datenbank einnimmt, sowie (falls vorhanden) der Platz, den Ihre bestehende DMS-Auslagerung einnimmt.

• Des Weiteren wird Platz für ein weiteres Backup der Datenbank benötigt, dies kann auf einem Netzlaufwerk o. ä. sein.

• Vor dem Start der Auslagerung muss eine aktuelle Datensicherung des AMS existieren.

• Während der Auslagerung darf kein AMS geöffnet sein, sowie kein Sicherungsprozess laufen.

• Die Dienste für die geplanten Aufgaben müssen beendet werden.

Vorgehen

Um die Auslagerung zu starten, nachdem alle o. g. Voraussetzungen erfüllt sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Firebird Dienst einmal neu.

2. Starten Sie den AssfinetAdmin im Expertenmodus und öffnen Sie die Datenbankverbindung. Es erscheint ein neuer Button "Daten auslagern".

Open

3. Nach Auswählen des Buttons öffnet sich ein Menü, welches Sie wie im Folgenden gezeigt einstellen:

Open

• Unter 1. geben Sie den Speicherort der Datenbankdateien an, die die Auslagerungen zukünftig beinhalten. Achten Sie darauf, das das Verzeichnis bereits angelegt wurde.

• Unter 3. können Sie festlegen, in welchen Abständen und zu welcher Uhrzeit eine geplante Aufgabe zukünftig neue Daten aus der Datenbank auslagert. Empfohlen wird hier "Monatlich".

• Unter Punkt 4 Inhalte können Sie festlegen, welche Daten in der Auslagerung enthalten sein sollen. Nachfolgend eine kurze Info welche Inhalte gesichert werden:
  - Briefe in Bearbeitung (Arbeitsdokumente): Dies beinhaltet alle Dokumente in der Tabelle BRIEFE ohne den Zusatz “DMS_” entspricht somit die nicht finalisierten RTF Briefe.
  - DMS-Archiv: Dies beinhaltet alle Dokumente aus der Tabelle BRIEFE mit dem Zusatz ”DMS_” und entspricht allen finalisierten und revisionssicheren Dokumente.
  - DMS-Eingang: Dies beinhaltet die Dokumente und E-Mails aus der Tabelle DMS, dem Dokumenteneingang.
  - Änderungsjournal auslagern: Dies entspricht der Tabelle CHANGELOG und beinhaltet alle Änderungen an den Datenbeständen seit Inbetriebnahme der Datenbank zur Prüfung.
  - Ereignisprotokoll auslagern: Hier werden alle Daten der Tabelle SYSLOG ausgelagert und beinhaltet alle Fehler- und Info-Meldungen, sowie User Login und Logout Daten seit Inbetriebnahme der Datenbank zur Prüfung.

• Mit "Speichern und Auslagern" startet die Routine. Diese lagert eine ggf. bestehende DMS Auslagerung wieder in die Datenbank ein und anschließend direkt in die neue Auslagerung aus.

• Der Vorgang dauert i. d. R. mehrere Stunden, daher empfehlen wir, den Prozess über Nacht oder übers Wochenende laufen zu lassen.

• Bei Bedarf kann die Auslagerung auch abgebrochen werden, um diese zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.

• Nach erfolgreichem Abschluss des Prozesses ist es notwendig, die AMS Datenbank durch ein Backup-Restore zu defragmentieren, erst in dem Zuge wird die Datenbank signifikant verkleinert. eine Anleitung hierzu finden Sie unter Wie erstelle ich ein Backup der Datenbank? und Wie lese ich ein Datenbank-Backup wieder ein?

• Die neu erstellte Auslagerung sollte einmal komplett gesichert werden, die "ARBEITSDOKUMENTE.FDB" muss in regelmäßigen Abständen gesichert werden, da diese noch von der zuvor eingestellten geplanten Aufgabe angepasst wird.