Wie schreibe ich einen Brief?

Owned by Simon Ebeling
Last updated: Juli 23, 2024 by Teresa Kortmann
3 min read

Ausgangssituation

Sie wollen einem Kunden einen Brief schreiben.

Lösung

Das MVP unterstützt bei der Erstellung von Anschreiben, kann dafür Vorlagendateien nutzen, und legt das Schreiben entsprechend ab.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie den Kunden in der Kundenmaske (alternativ können Sie die Funktion aber auch über die Masken für Gesellschaft, Vermittler, Vertrag, Schaden oder Adresse nutzen)

     

  2. Klicken Sie im Menüband “Grundfunktionen” auf das Symbol “Brief”. 

     

  3. Wählen Sie das gewünschte Formular (diese werden im Formularwesen erstellt, siehe Formulare)

     

  4. Falls der Adressat nicht die Hauptadresse ist, können Sie eine alternative Referenz oder Beziehung und die gewünschte Anschrift wählen. Bestätigen Sie den Dialog mit “Ok”.

     

  5. Es öffnet sich nun Microsoft Word mit einem generierten Anschreiben. Das weitere Fenster "AMS-Dokumente" können Sie ignorieren.



  6. Bestätigen Sie den Dialog mit “Ok”.

  7. Es öffnet sich nun Microsoft Word mit einem generierten Anschreiben. Das weitere Fenster "AMS-Dokumente" können Sie ignorieren.

  8. Nehmen Sie in dem im Word geöffneten Dokument die gewünschten Anpassungen vor.

  9. Schließen Sie Word, ein vorheriges Speichern innerhalb von Word ist nicht nötig.

  10. Bestätigen Sie den Dialog, dass das Dokument gespeichert werden soll mit "Ja"

     

  11. Im Fenster "Neuen Brief speichern" können Sie nun diverse Einstellungen zur Ablage vornehmen.

    1. Dokumentenverzeichnis: Verzeichnis in dem das Dokument entsprechend Ihre Dokumentenmanagementstruktur abgelegt werden soll

    2. Titel: Name des Dokuments

    3. Von / An: In welche Richtung läuft die Kommunikation (Optional)

    4. Dokumententyp: entsprechend Ihrer Dokumentenmanagementstruktur

    5. Dokument finalisieren: speichert das Dokument zusätzlich im PDF Format

    6. Nach Finalisierung anzeigen: Öffnet die PDF Datei nach der Erstellung

    7. Briefpapier: Briefpapier, das bei der PDF Erstellung genutzt werden soll

    8. Dokument durch die Finalversion ersetzen: Legt nur die PDF ab und verwirft die RTF Datei aus Word.

       

  12. Das Dokument finden Sie anschließend im Briefordner bzw. über die Dokumentensuche und können es ausdrucken.