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Ausgangssituation

Sie möchten Dokumente, die Sie im Zusammenhang mit Ihren Kunden, Schäden oder Vorgängen bearbeiten müssen, logisch ablegen und organisieren.

Lösung

Mit Hilfe des ams Postbestands an jedem Hauptobjekt können Sie einfach alle Dokumente organisieren und bearbeiten.

Vorgehen

Den Postbestand erreichen Sie aus jedem Objekt heraus über den entsprechenden Button:

Open

Hier wird der zum Objekt (Kunde, Vertrag, ...) archivierte Postbestand chronologisch aufgelistet. Archivierte Dokumente können angezeigt und bearbeitet werden. Die Spalten im Postbestand können Sie nach Belieben hinzufügen und  in der Reihenfolge verändern (siehe dazu auch Wie kann ich die angezeigten Listen anpassen? ).

Selektion

In der Postbestandsliste kann über das Feld “Bearbeitet von” eine Selektion auf die von einem bestimmten Bearbeiter bearbeitete Post vorgenommen werden. Weiterhin ist die Selektion auf einen im Titel des Betreffs vorkommenden Inhalt und auf einen definierten Zeitraum der Erstellung, Schlagworte oder Inhalt des Feldes "Von/An" möglich.

Archivierungsdaten

Über den Menüpunkt “Archivierungsdaten bearbeiten” können Sie verschiedene zum Dokument gehörende Parameter nach Ablage verändern, wie z.B. Titel, Zugriffsrechte.

Import

Mit der Funktion “Datei importieren” kann ein Dokument beliebigen Formats zum Kunden abgelegt werden (bei vorhandener DMS-Lizenz kann dies auch durch "Drag-and-drop", Hereinziehen einer Datei vom Windows-Desktop oder aus einer Windows-Ordneransicht, geschehen).

Ist eine Lizenz für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorhanden, kann neben dem Import einer Datei auch ein Dokument aus dem Dokumenteingang in den Postbestand hereingezogen werden ("Aus DMS-Eingangsordner importieren"). Ebenso kann ein bereits zugeordnetes Dokument wieder in den Dokumenteingang zurückgeschoben werden.

In der Liste der Funktionen findet sich darüber hinaus noch eine Funktionalität zum Export einer zum Kunden im Postbestand abgelegten Datei oder auch einen selbst erstellten Brief im RTF- Format hinaus.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die erzeugten Dokumente im Assfinet MVP zu “Finalisieren”. Dies bedeutet, dass die Dokumente (z.B. vor dem Versand via Mail) in PDF umgewandelt werden und ein von Ihnen definierter Hintergrund (z.B. Ihr Firmenbriefpapier) eingefügt wird. 

Ordnerfunktionen

Im Postbestand unten links befindet sich eine kleine Menüleiste mit den folgenden Funktionen (von links nach rechts):

Ordner anlegen

Hiermit legen Sie einen neuen Ordner an, unterschieden wird zwischen einem Standardordner und einem Einzelordner. Der Standardordner erscheint bei jedem Kunden, sofern dieser im Postbestand eines Kunden angelegt wurde. Der Einzelordner wird nur für den einen Kunden erstellt und bleibt auch nur so lange erhalten wie auch ein Dokument im Ordner abgelegt ist.

Ordner löschen

Mit dieser Funktion wird der Ordner mit dem gesamten Inhalt (Einzelordner) gelöscht. Sofern Sie einen Standardordner löschen und bei einem anderen Kunden in diesem Ordner noch Dokumente abgelegt sind, wird aus dem Standardordner ein Einzelordner.

Ordnertyp ändern

Über diese Funktionen können Sie den Typ (Einzel oder Standard) des markierten Ordners ändern.

Ordner/Dokumente verschieben

Über diese Funktion können ganze Ordner oder auch mehrere Dokumente verschoben werden. Hierbei ist zu beachten, dass beim Verschieben eines Ordners die darunter liegende Ordnerstruktur mit verschoben wird, wenn die erste Option ausgewählt wird.

Ordner umbenennen

Wenn die Bezeichnung eines Ordners (mit Ausnahme des Standardordners) verändert werden soll, kann dies mit dieser Funktion durchgeführt werden.

Ordnerliste aktualisieren

Per Klick können Sie die Ordnerliste aktualisieren.

Anmerkungen

• Der Postbestand eines Objekts unterscheidet sich vom Komplettbestand eines Kunden bzw. Partners darin, dass im Postbestand nur die Dokumente zu dem ausgewählten Objekt vorhanden sind (zum Beispiel Vertragsdokumente), im Komplettbestand des Kunden finden sich jedoch alle Dokumente des Kunden, egal zu welchem Objekt sie gehören.