Ausgangssituation

Sie haben im MVP Dokumente abgelegt, auf welche Sie den Zugriff beschränken möchten, weil die Dokumente zum Beispiel besonders sensible Daten beinhalten.

Lösung

Durch die Zuordnung der Zugriffsrechte können Sie den Zugriff von MVP Benutzern auf die Dokumente beschränken.

Vorgehen

1. Setzen Sie bei dem zu schützenden Dokument das Zugriffsrecht "geschützte Dokumente". Achten Sie auch darauf, dass die anderen Rechte nicht mehr vergeben sind. Dadurch dürfen nur noch Benutzer mit diesem expliziten Recht auf das Dokument zugreifen.

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2. Damit MVP Benutzer das Dokument weiterhin einsehen dürfen, benötigen die Benutzer das Zugriffsrecht "geschützte Dokumente":

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3. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter über die Dokumentenauslagerung auf das geschützte Dokumente zugreifen, muss zudem bei der Ablage der Haken “Dokumente immer in der Datenbank behalten, auch wenn Dokumente ausgelagert werden” gesetzt werden. Dieser letzte Punkt wird ab ams 4.5 nicht mehr nötig sein.

Anmerkungen

• Das Zugriffsrecht "geschützte Dokumente" ist im MVP vorgegeben. Sie können aber auch weitere Rechte in Ihrem MVP anlegen.

• Das Zugriffsrecht kann auch von Benutzern an Dokumenten vergeben werden, die selbst nicht über dieses Recht verfügen.

• Bereits ausgelagerte Dokumente werde nicht automatisch wieder eingelagert, wenn nachträglich der Haken "Dokument immer in der Datenbank behalten, auch wenn Dokumente ausgelagert werden" gesetzt wird.