Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie befinden sich in der Dokumentenbearbeitung und möchten ein Dokument im Postbestands des jeweiligen Objektes ablegen.

Lösung

Der Archivierungsdialog dient der Dokumentenablage und ist bei jeder Dokumentenablage im AMS vorhanden. Sie haben dazu verschiedene Aktionen, welche Sie nutzen können.

Vorgehen

Folgende Menüpunkte stehen Ihnen im Archivierungsdialog zur Verfügung:

Menüpunkt	Erläuterung

Menüpunkt	Erläuterung
Open	Über Speichern und Schließen legen Sie das Dokument final in der Datenbank ab und schließe den Archivierungsdialog
Open	Hiermit verwerfen Sie die Ablage des Dokuments
	Über Info-Neu haben Sie mehrere Möglichkeiten: Neuer Termin: Sie können zu diesem Dokument einen Termin in Ihrem AMS Kalender einstellen Neue Wiedervorlage: Sie können zum Dokument eine neue Wiedervorlage erstellen, welche im Info-Center sichtbar wird zum entsprechenden Wiedervorlagedatum Neue Kontaktnotiz: Sie können zu diesem Dokument eine neue Kontaktnotiz anlegen für einen bestimmten Bearbeiter im AMS, diese taucht dann im Info-Center des Users auf Vorgang wird nochmal begutachtet
	Hiermit schalten Sie die Vorschau ein, somit können Sie, bevor das Dokument final abgelegt wird, nochmal das Dokument anschauen und sich vergewissern dass es sich um das richtige Dokument handelt
	Sie haben die Möglichkeit eine globale Kontaktnotiz zu diesem Dokument zu hinterlegen

Im Archivierungsdialog können Sie den Titel des Dokumentes bzw. Brief/E-Mail frei vergeben, standardmäßig wird bei Briefen wie E Mails die Betreffzeile als Titel hinterlegt. Weiterhin können Sie angeben, von wem und an wen dieses Dokument gesendet worden ist. Sofern Sie dieses Feld nutzen, haben Sie im Nachhinein die Möglichkeit, hierauf zu selektieren.

Die Vorschlagsliste kann von Ihnen über die “3 Punkte” selbst erstellt werden. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit für jedes Dokument einen Dokumententyp zu vergeben. Die Dokumententypen sind vom AMS vorgegeben und können von Ihnen nicht manuell angepasst werden.

Haben Sie einen Brief aus dem AMS heraus erstellt, stehen Ihnen im Archivierungsdialog folgende Funktionen zur Verfügung:

Ein Dokument zu finalisieren bedeutet, aus einem Worddokument in eine PDF Datei zu wandeln, damit diese nicht mehr editiert werden kann. Mit der Checkbox „Nach Finalisierung anzeigen” öffnet sich der externe PDF Viewer und Sie sehen dass fertig konvertierte Dokument.

Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, ein Briefpapier auszuwählen, das der beim Finalisieren der erstellten PDF Datei hinterlegt wird. Auf diese Weise können Sie eine einheitliche Vorlage mit z. B. Firmenlogo und allgemeinen Informationen wie der Bankverbindung in Kopf- und/oder Fußzeile konsistent für all Ihren Schriftverkehr nutzen. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie bei zukünftigen Änderungen bei Ihren Firmendaten, diese Daten nicht in jeden einzelnen Dokument abändern müssen, sondern nur dass Briefpapier austauschen müssen.

Durch Setzen des Häkchens bei „Dokument durch Finalversion ersetzen“ haben Sie die Wahl, ob sowohl die PDF Datei, als auch das Word Dokument im Postbestand erhalten bleiben soll. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie den Inhalt zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anpassen wollen. Bei aktiviertem Häkchen bleibt nur die PDF Datei im Postbestand erhalten und das erstellte Word Dokument wird verworfen.

Möchten Sie Dokumente besonders vor Einsicht schützen, da es sich hierbei um vertrauenswürdige Inhalte handelt, haben Sie die Möglichkeit über die Zugriffsrechte zu steuern. Somit würden dann nur die User die Dokumente einsehen können, welche auch das nötige Zugriffsrecht in der Benutzerverwaltung hinterlegt haben.

Ein Dokument kann über den Reiter „alle weiteren Verknüpfungen“ an weiteren relevanten, mit dem aktuellen Kontext verknüpften Objekten verknüpft werden und wird somit in deren Postbeständen sichtbar. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Dokument z. B. mehrere Verträge eines Kunden betrifft (z. B. Nachweis Adressänderung).

Um etwaige Suchen nach Dokumenten zu beschleunigen können Sie, wie am Kunden und Vertrag auch, mit Schlagwörtern arbeiten. Haben Sie ein Schlagwort hinterlegt oder assfinet data hat dies bei Ablage im System durchgeführt, können Sie im AMS deutlich schneller nach Dokumenten selektieren welche das selbe Schlagwort beinhalten.

Anmerkungen