Inhaltsverzeichnis:
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Ausgangssituation
Sie wollen Dokumente schnell zuordnen.
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Für die Neuanlage eines Vorgangs ist nur das Feld “Vorgangstyp“ ein Pflichtfeld. Wie gewohnt können hier Eingaben gemacht werden, so wie aus der “normalen” Vorgangsbearbeitung bekannt. Ein Vorgang kann auch ohne Zuordnung zu einem Kunden angelegt werden. Ein Vorgang kann im Nachhinein immer noch weiter bearbeitet und z. B. die Hauptverknüpfung geändert oder wichtige Informationen im Aktivitätenstrom hinzugefügt werden.
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Aktivierung weiterer Funktionen
Sie können Dokumente nach der Zuordnung aus dem Dokumenteneingang löschen lassen und nach Zuordnung des Dokuments den Titel im Archivierungsdialog übernehmen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B. immer wieder gleiche Dokumente abgelegt werden sollen.
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Ansicht anderer Benutzer
Bei entsprechender Berechtigung können auch Dokumenteneingänge anderer Mitarbeiter angezeigt werden. Das dafür notwendige Recht kann in den Benutzereintsellungen unter dem Reiter “Zugriffsrechte” eingerichtet werden.
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GEVO-Typen
In der BiPro-Norm 430 sind zahlreiche Geschäftsvorfälle (GEVO) definiert, die zu den gelieferten Dokumenten gehören. Diese Dokumente enthalten Informationen zu den GEVOs, die das AMS-System erkennen und interpretieren kann.
Mit der Einführung von assfinet data wurden neue Vorgangstypen notwendig. Die Dokumente können GEVOs identifizieren, woraufhin im System eine zuvor vom Kunden festgelegte Aktion ausgeführt wird, wie z.B. das Ablegen des Dokuments oder das Öffnen eines Vorgangs.
Eine Übersicht der verfügbaren Vorgangstypen ist im System über den Pfad “Organisation → Vorgangs-Typen definieren” einsehbar.
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Anschließend können Sie Anpassungen zum Vorgang vornehmen.
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Hinweis: Wenn bei einem data-Dokument z. B. ein Teil der Zuordnungsdaten fehlt, aber der GEVO vorhanden ist, wird das Dokument im Dokumenteneingang abgelegt. Sofern die die Vorgangsdefinition schon vorgefüllt ist, müssen nur noch die fehlenden Informationen (z. B. Kundenname, Vertragsnummer etc.) eingetragen werden. |
Sonstige Einstellungen
Gehen Sie auf den Reiter “Systemverwaltung → Einstellungen → Reiter „Dokumenteneingang → Sonstige Einstellungen”.
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Anzahl der ungelesenen Dokumente anzeigen
Ist dieser Punkt aktiviert, wird in der Ordnerstruktur die Anzahl der ungelesenen Dokumente in Klammern angezeigt.
Ordnerstruktur bei jeder Selektion automatisch aktualisieren
Wenn man ein Dokument löscht, wird es in einen Unterordner „gelöschte Dokumente“ verschoben. Sofern dieser noch nicht vorhanden war, wird er automatisch angelegt und wird bei der nächsten Selektion mit angezeigt.
Im Dokumenteneingang verknüpfte Dokumente des Postbestandes einblenden
Wenn man ein Dokument zugeordnet, jedoch nicht gelöscht hat, wird durch eine weitere Zahl in Klammer angezeigt, dass bereits Dokumente zugeordnet worden sind.
Automatische Zuordnung über einen eindeutigen Vorschlag (Verweis) aktivieren
Wenn dieser Punkt aktiviert ist, hat man im Menüband des Dokumenteneingangs den Button „automatische Zuordnung“ zur Verfügung.
Die Optionen der automatischen Zuordnung auch auf die manuelle Zuordnung verwenden
Wird diese Option aktiviert, werden die Einstellungen der automatischen Zuordnung auch auf die manuelle Zuordnung angewandt.
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