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Um die Excel-Integration zu nutzen, müssen Sie zunächst die von uns zur Verfügung gestellte Vorlage an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Datei können Sie von dieser Seite herunterladen (siehe unten, Anhang), oder im forms-Erstellungsdialog.SCREENSHOT

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Excel-Datei vorbereiten

Nachdem Sie unsere Excel-Vorlage heruntergeladen haben, erstellen Sie eine Kopie mit einem neuen Namen, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Beispieldatei von assfinet beinhaltet fünf Reiter:

1. Start: hier finden Sie nützliche Hinweise und eine kurze Erklärung der wichtigsten Punkte der Datei. Alle Informationen aus dem Reiter “Start” finden Sie aber auch hier in diesem Artikel.

2. Inputs: dies ist der wichtigste Reiter. Wenn Sie Ihre eigene Datei generieren, ist dies der einzige Reiter, den Sie auf keinen Fall löschen dürfen. Der Reiter “Inputs” trägt den Inhalt Ihres zu erstellenden Formulars. Die Tabellenüberschriften dürfen Sie ebenfalls auf keinen Fall ändern. Hier tragen Sie die gewünschten Labels für Fragen, die Typen der Daten, die Seite, auf denen die Fragen auftauchen sollen, und weitere Informationen ein.

3. Lists: dieser Reiter dient zur Definition der Auswahlmöglichkeiten, die in den Auswahllisten zur Verfügung gestellt werden.

4. Helpers: dieser Reiter definiert die Auswahlmöglichkeiten im “Inputs”-Reiter.

5. Part.xx: dieser Reiter ist optional, und wird nur dann benötigt, wenn Sie mit “Parts” in Ihrem forms-Formularen arbeiten. (Weitere Informationen zu Parts und den anderen möglichen Elementen eines forms-Formulares finden Sie hier: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/398196760/forms-Editor#Bearbeitungsbereich) Auf diesem Reiter definieren Sie die Werte für etwaige Parts. Wichtig: pro Part wird hier ein eigener Reiter benötigt.

6. Report: dieser Reiter generiert nach dem Ausfüllen des forms eine Übersicht über die Angaben. Dieser Bericht kann zwar auch mithilfe des formseigenen Ergebnisdokument erstellt werden, die Anlage über Excel vereinfacht Ihnen jedoch die Gestaltung, wenn Sie sich nicht mit dem HTML-Editor aus forms beschäftigen wollen.

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In diesem Fall gibt es eine Grundsumme in Höhe von 120, dazu wird der Part.Fahrrad berücksichtigt, sowie die weiteren Optionen des Formulares. In unserem Beispiel geht es um eine Glasversicherung, aus diesem Grund wird die Prämie aus den einzelnen Komponenten, die ggf. inkludiert sind, berechnet, zuzüglich etwaiger Parts und der Grundsumme.

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Read only und

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Required

Mithilfe der Spalten “Read only” und “Require” “Required” legen Sie fest, ob das Feld beschreibbar sein soll, oder Sie den Kunden es nur lesen lassen wollen (in diesem Fall “Read only = Wahr”), sowie ob das Feld ein Pflichtfeld sein soll (“Required = Wahr”).

Lists

Der Reiter “Lists” beinhaltet Auswahlmöglichkeiten für Auswahllisten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Bedingungen einzufügen. Im folgenden Beispiel gibt es eine “Wenn-Dann” Abhängigkeit zwischen der Art der Zahlung und dem zeitlichen Intervall:

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In diesem Fall ist eine monatliche Zahlung nur möglich, wenn als Zahlungsart “Überweisung” angegeben wurde.

forms-Formular anlegen

Im forms-Editor können Sie das vorbereitete Excel-Formular mithilfe des Buttons “Excel importieren” einlesen. Damit werden die Fragen und Seiten aus dem Excel-Formular in den forms-Editor übernommen:

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Sie können jetzt noch Änderungen vornehmen, oder auch weitere Fragen oder sonstige Felder hinzufügen, diese werden dann allerdings NICHT in das Excel-Formular übernommen.

Sollten Sie nach einer Änderung im forms-Editor das Excel-Formular erneut einlesen, werden alle zuvor gemachten Änderungen überschrieben, und Sie starten wieder mit dem “Original”, dem Excel-Import.

Klicken Sie auf “Vorschau”, um das Vorschaudokument mit den errechneten Feldern (zum Beispiel “Versicherungsbeginn” = heute +1) anzuzeigen. Hier können Sie die Bedingungen und Abhängigkeiten der einzelnen Felder testen - je nachdem, welche Funktionen Sie in Ihr forms integriert haben.

Das Ergebnisdokument enthält alle eingegebenen Werte, sowie die von Ihnen auf dem Excel-Blatt “Report” vorgegebenen Elemente (zum Beispiel Ihr Logo oder vergleichbares).

Anmerkungen

Download

Die Beispieldatei zum Download finden Sie im Folgenden, außerdem auch in der Maske des forms-Editors.

https://download.assfinet.de/forms/BeispielExcelForms.xlsx

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