Vorbereitungen:
Die Vorbereitungen für die Erstellung von Abrechnungen per E-Mail sind in den nachfolgenden 3 Schritten erläutert:
Schritt 1: Erfassen Erfassen Sie Ihr Mailanschreiben bezogen auf Ihre Rechnungs-Empfängergruppe über den Menüpunkt Formularwesen (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) als Textbaustein (Email)
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Schritt 2: Aktivieren Aktivieren Sie den PDF-Support in ASSFINET MVP über den Menüpunkt Einstellungen / Einstellungsseite Textverarbeitung (Menüpunkt – Hauptmenü Datei). Dies ist möglich, wenn Sie als Office-Paket OpenOffice oder Microsoft Word 2007 mit dem kostenlosen PDF-Plugin verwenden.
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| Hinweis |
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Verwenden Sie bitte “OpenOffice” nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf “OpenOffice” eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, da alle AMS-Vorlagen auf Word abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf “OpenOffice” abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten. |
Schritt 3: Hinterlegen Sie in dem Programmteil Einstellungen / Einstellungsseite E-Mail (Menüpunkt – Hauptmenü Datei) die Konfigurationsparameter zur Steuerung des Rechnungsversand per E-Mail
•PDF-Masterkennwort: Ermöglicht Ihnen jedes verschlüsselte PDF-Abrechnungsdokument zusätzlich mit diesem Kennwort zu öffnen
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•Textvorlage: Wählen Sie hier Ihren erstellten Textbaustein aus, den Sie als Mailanschreiben verwenden möchten.
Es können auch abweichende Textbausteine als Mail-Text verwendet werden, wenn die folgenden Textbausteine existieren. Die Bausteine sind Bestandteil der neuen Formularversionen zum RW-Abrechnungsdruck ab Version 10.6,. Sollten die so nicht genutzt werden, oder eine führere Formularversion verwendet werden, können Sie eine Vorbelegung zur Bausteinanlage hier herunterladen und über “Datenaustausch, Vorbelegungen” einspielen. Mit alter AMS.5-Fenstersteuerung über “Datei, Importieren, Vorbelegungen”.
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Für den Mailtext wird der Baustein "Kundenabrechnungen per E-Mail (Vorbelegungsauswahl)" ausgewählt werden müssen. In den Bausteinen ist derzeit nur Text eingetragen. Variablen zu Kunden und Abrechnung (Feldvariablen) können verwendet werden.
•Betreff: Der hier erfasste Text wird in die Betreffzeile der Rechnungsmail übernommen.
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Die benötigten Einrichtungswerkzeuge können Sie hier herunterladen und über “Datenaustausch”, “Vorbelegungen” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Importieren”, “Vorbelegungen” einspielen.
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Abrechnung zum Makler-Vermittlerkonto [dc("SGSAVMKTOF",5)]
Es können auch abweichende Textbausteine als Mail-Text verwendet werden, wenn die Vorbelegung zur "E-Mail_Kundenabrechnungen.... " von hier eingespielt wird. Spielen Sie die Datei über “Datenaustausch”/ “Vorbelegungen” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Importieren”, “Vorbelegungen” ins AMS ein. Es stehen dann zusätzliche Formularbausteine zur Verfügung. Die Vorbelegung enthält ausnahmsweise auch die Formel zur ergänzten Funktion für den Mailbetreff.
Die Bausteine sind auch Bestandteil der neuen Formularversionen ab 10.6 für Kunden und Schadenabrechnung, welche hier heruntergeladen werden kann ACHTUNG! Die Datei ersetzt die bisherigen Prämien- und Schadenabrechnungen, deswegen sollten diese zunächst unbedingt gesichert werden. Die Datei kann wie zur “E-Mail-Kundenabrechnungen…” beschrieben ins AMS eingespielt werden.
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Für den Mailtext wird der Baustein "Kundenabrechnungen per E-Mail (Vorbelegungsauswahl)" ausgewählt werden müssen. In den Bausteinen ist derzeit nur Text eingetragen. Variablen zu Kunden und Abrechnung (Feldvariablen) können verwendet werden.
Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) auf der Einstellungsseite E-Mail, Menü Einstellungen (Menüpunkt – Hauptmenü Datei)
Durchführung:
Nach den vorgenannten Konfigurationsarbeiten können Sie den Rechnungsversand via E-Mail nach Selektion Ihrer Abrechnungspositionen im Programmteil Abrechnungen & Mahnungen drucken (Menüpunkt – Hauptmenü Rechnungswesen) über die neue Schaltfläche „Rechnungen via Mail“ durchführen lassen.
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| Hinweis |
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Es muss IMMER zuerst der Mailversand erfolgen muss und danach der Druck. Druckt man zuerst alles, werden auch die Abr. Abrechnungen gedruckt, die per Mail gesendet werden sollten. Ein separater Aufruf von „Mail-Rechnungen“ ist mit Aufruf „Klassischer Druck“ nicht möglich. |
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Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) gehen Sie hierfür über “Systemverwaltung”, “Einstellungen”, “E-Mail” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Einstellungen”, “E-Mail”.
Über “Systemverwaltung”, “Einstellungen” oder “Datei”, “Einstellungen” mit alter Fenstersteuerung, kann unter “Rechnungswesen/Abrechnungen” eingestellt werden, dass die Rechnungsdokumente direkt mit dem Firmenpapier finalisiert im Postbestand abgelegt werden. Wahlweise kann eingestellt werden, dass die Zusammenstellung aller Rechnungen
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