Vorbereitungen:
Die Vorbereitungen für die Erstellung von Abrechnungen per E-Mail sind in den nachfolgenden 3 Schritten erläutert:
Schritt 1: Erfassen Erfassen Sie Ihr Mailanschreiben bezogen auf Ihre Rechnungs-Empfängergruppe über den Menüpunkt Formularwesen (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) als Textbaustein (Email)
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Schritt 2: Aktivieren Aktivieren Sie den PDF-Support in ASSFINET MVP über den Menüpunkt Einstellungen / Einstellungsseite Textverarbeitung (Menüpunkt – Hauptmenü Datei).
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Verwenden Sie bitte “OpenOffice” nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf “OpenOffice” eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, da alle AMS-Vorlagen auf Word abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf “OpenOffice” abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten. |
Schritt 3: Hinterlegen Sie in dem Programmteil Einstellungen / Einstellungsseite E-Mail (Menüpunkt – Hauptmenü Datei) die Konfigurationsparameter zur Steuerung des Rechnungsversand per E-Mail
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Es können auch abweichende Textbausteine als Mail-Text verwendet werden, wenn die Vorbelegung zur "E-Mail_Kundenabrechnungen.... " von hier eingespielt wird. Spielen Sie die Datei über “Datenaustausch”/ “Vorbelegungen” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Importieren”, “Vorbelegungen” ins AMS ein. Es stehen dann zusätzliche Formularbausteine zur Verfügung. folgenden Textbausteine existieren. Die Bausteine sind auch Bestandteil der neuen Formularversionen zum RW-Abrechnungsdruck ab Version 10.6 für Kunden und Schadenabrechnung, welche hier heruntergeladen werden kann und wie zur “E-Mail-Kundenabrechnungen…” beschrieben ins AMS eingespielt werden. Bitte sichern Sie bei Bedarf die bisherigen Prämien- und Schadenabrechnungen, da diese durch die Einspielung der Datei überschrieben werden.,. Sollten die so nicht genutzt werden, oder eine führere Formularversion verwendet werden, können Sie eine Vorbelegung zur Bausteinanlage hier herunterladen und über “Datenaustausch, Vorbelegungen” einspielen. Mit alter AMS.5-Fenstersteuerung über “Datei, Importieren, Vorbelegungen”.
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Für den Mailtext wird der Baustein "Kundenabrechnungen per E-Mail (Vorbelegungsauswahl)" ausgewählt werden müssen. In den Bausteinen ist derzeit nur Text eingetragen. Variablen zu Kunden und Abrechnung (Feldvariablen) können verwendet werden.
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Die benötigten Einrichtungswerkzeuge können Sie hier herunterladen und über “Datenaustausch”, “Vorbelegungen” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Importieren”, “Vorbelegungen” einspielen.
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| Hinweis |
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Es muss IMMER zuerst der Mailversand erfolgen und danach der Druck. Druckt man zuerst alles, werden auch die Abrechnungen gedruckt, die per Mail gesendet werden sollten. Ein separater Aufruf von „Mail-Rechnungen“ ist mit Aufruf „Klassischer Druck“ nicht möglich. |
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Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) gehen Sie hierfür über “Systemverwaltung”, “Einstellungen”, “E-Mail” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Einstellungen”, “E-Mail”.
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