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Ausgangssituation

Die assfinet cloud versenden versendet zu diversen Ereignissen aus collaboration, forms etc. E-Mails an Sie und die Endanwender. Diese E-Mail Mails möchten Sie aktivieren/deaktivieren, an Ihr eigenes Layout anpassen, den Text ändern oder die Signatur aktualisieren.

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Sie können für die zu versendenden E-Mails den Absender und den Inhalt anpassen. Aus Als Ausgangsserver für die E-Mails können Sie Ihren eigenen SMTP Benutzer einbinden.

Vorgehen

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Account assfinet account bietet die E-Mails rund um die Authentifizierung. Drive assfinet drive bietet die E-Mails rund um den eigentlichen Bestand.

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1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung “Systemverwaltung” und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

2. Klicken Sie auf das Symbol “Benutzer konfigurieren”.

   

3. Wechseln Sie auf den Reiter “E-Mail-Einstellungen”.

   

Anpassen des Senders

1. Auf Setzen Sie auf der linken Hälfte "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzenNun “Nein”.

2. Hinterlegen Sie dann die Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.

3. Anschließend auf Speichern klicken und Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

1. Auf der Rechten Seiten Wählen Sie auf der rechten Seite unter “E-Mail-Vorlagen” das jeweilige Ereignis wählen und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie . Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.

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1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung “Systemverwaltung”, und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

2. Klicken Sie auf das Symbol Dienste konfigurieren“Dienste konfigurieren”.

   

Anpassen des Senders

1. Im Reiter Allgemein “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt E“E-MailMail”.

   

2. Den Setzen Sie den Wert bei "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzenNun “Nein”.

3. Hinterlegen Sie dann die folgenden Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.

   

4. Anschließend auf Speichern klicken und Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

1. Im Reiter Allgemein “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt E“E-Mail VorlagenVorlagen”.

   

2. Das Wählen Sie hier das jeweilige Ereignis wählen und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie . Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.

Anmerkungen

Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse

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• Es gibt universellere universelle Variablen:

  • _%Anrede%_ : Prüft, ob zu der E-Mailadresse ein eindeutiger Kontakt im Bestand besteht und verwendet dann die entsprechende Anrede. Ansonsten wird die Anrede “Guten Tag” eingesetzt verwendet.

  • _%Url.Apphost%_ : Die URL zu ihrer collaboration. Zumeist Meist https://portal….

  • _%Url.Loginhost%_ : Die URL zur Anmeldung ihrer collaboration. Zumeist Meist https://login-portal….

• Je nach Ereignis gibt es passenden passende Variablen, die beim versenden Versenden der E-Mail mit entsprechenden Informationen belegt werden

account

drive

Ereignis (drive)	Auslöser	Variable	Inhalt
Kundencloud Einladung	Benutzer, ohne bisherigen Zugang zur assfinet cloud, wird in einer eine Freischaltung aufgenommen und somit automatisch eingeladen.	_%Vorgang.Url%_	Internetadresse zur Registrierung Info Wird seit Mitte April 2024 nicht mehr versendet. Anstatt einer individuellen E-Mail des Maklers erhält der Eingeladenen Eingeladene eine E-Mail mit Inhalt und Absender von assfinet. Siehe auch Wie registriert sich ein Benutzer an der collaboration?
Formular wurde erstellt	ein forms-Vorgang wurde an einen Empfänger versendet	_%Forms.Url%_	Internetadresse zu dem individuellen forms-Vorgang für den Empfänger
Neue Dokumente in der Freischaltung	Die cloud prüft regelmäßig, ob der Benutzer seit der vorherigen Prüfung neue Dokumente erhalten hat, und löst bei mehr als 0 die E-Mail aus um die Benutzer über diese Dokumente zu informieren. Die Prüfung wird üblicherweise ein- bis zweimal täglich durchgeführt. Auch wenn dieses Ereignis in dem Bestand nicht aktiviert ist, werden die Dokumente so behandelt, als wäre der Empfänger informiert worden. D.h. das , dass der Empfänger nicht Rückwirkend rückwirkend über ungelesene Dokumente informiert wird, die in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt wurden und noch ungelesen sind.	_%Dokumente.Neu.Anzahl%_	Anzahl der neu hinzugefügten Dokumente. Dokumente die abbestellt wurden, werden in dieser Funktion nicht berücksichtigt. Siehe auch: Wie kann die Benachrichtigung über neue Dokumente abbestellt werden
Neue Nachricht am Vorgang	ams-Sachbearbeiter hat im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt. Im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt	_%Vorgang.Nachricht%_	Die im Aktivitätenfeld des Vorganges verfasste Nachricht
		_%Vorgang.Name%_	Betreff der Nachricht (hier wird im MVP-Dialog der Betreff des Vorgang vorbelegt)
		_%Vorgang.Url%_	Internetadresse zu der Nachricht
		_%Vorgang.Nummer%_	ID der Nachricht, falls diese nicht wie in _%Vorgang.Url%_ mit der kompletten Internetadresse benötigt wird
Schadenmeldung als Rückläufer markiert	Bei dem 4 Vier-Augen-Prinzip im Rahmen der Schadenmeldung , wurde der Schaden nicht an den Makler weitergeleitet, sondern zur Überarbeitung zurück gewiesen.	_%Risiko.Name%_	Name des Risikos
		_%Schaden.Art%_	Art des Schaden
		_%Schaden.Datum%_	Datum des Schaden
		_%Schaden.Nummer%_	eigene Schadennummer
		_%Schaden.Nummer.Kunde%_	Schadennummer des Kunden
Vertrag mit Beratungsbedarf	Im Vertrag “Beratung erforderlich” aktiviert	_%Vertrag.Url%_	Internetadresse zur dem Vertrag
		_%Risiko.Name%_	Name des Risikos
		_%Vertrag.Nummer%_	Nummer des Vertrages
		_%Vertrag.Sparte%_	Spartenkürzel des Vertrages

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Weitere Ereignisse

Weitere hier nicht dokumentierte Ereignisse:

• Änderung an einer Freischaltgruppe

• Angebot bestätigen

• E-Mail bestätigen (mit Code), wird nur einmalig bei der Einrichtung des MVP in die assfinet cloud ausgelöst

• Empfänger aus dem Vorgang entfernt

• Empfänger zum Vorgang hinzugefügt

• Erhalt der Vertragsunterlagen bestätigen

• Kundennachfrage zur Vorgangssperre

• Link erneut senden

• Vorgang gesperrt

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Anmerkungen

• Für diese Anpassung müssen Sie das Recht als Administrator in der cloud haben.

• Falls sich der E-Mailserver in Ihrem Netzwerk befindet, müssen Sie ggf. die Firewall für den SMTP Zugriff anpassen: Einstellungen der Firewall

• Die E-Mail mit dem Sicherheitscode für die zweistufige Authentifizierung (2FA) ist nicht anpassbar und wird immer vom Absender account@assfinet.de versendet.

• Aufgrund der Notwendigkeit, die Benutzer auf bestimmte Informationen hinzuweisen, werden diese E-Mail Mails mit entsprechenden Hinweisen an diese versendet. Es besteht keine Möglichkeit, das dass der Empfänger innerhalb der collaboration diese Funkion steuern kann.

  Der Empfänger hat natürlich weiterhin die Möglichkeit, in seinem E-Mail-Postfach Filterregeln zu konfigurieren.

• Beim bearbeiten Bearbeiten der Vorlagen gibt es auch die Möglichkeit, die Konfiguration in eine JSON Datei zu exportieren, bzw. eine solche wieder zu importieren. Dies erleichtert den Aufwand, wenn z.B. umfangreiche Änderungen wiederkehrend durchgeführt werden sollen.

  

  Anbei dieses Artikels finden Sie zwei JSON Dateien mit einem alternativen Satz an Vorlagen, die Sie verwenden können. Passen Sie gerne die JSON Datei zuvor mit einem Editor an, um z.B. nur die Vorlagen manchen der Ereignisse zu Importieren.von ausgewählten Ereignissen zu importieren.

Anhang

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