Inhaltsverzeichnis:
| Inhalt |
|---|
...
Ausgangssituation
Sie nutzen bereits die Funktion um wichtige Dokumente an einem Vertrag aufzuführen (siehe Dokument priorisiert als "Wichtige Dokumente" in der Collaboration darstellen ) aber möchten weitere Dokumententypen zu der Ausstellung hinzufügen
...
Öffnen Sie die Administration der Dokumentenschlagwörter in der cloud. (https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002175/Wie+stelle+ich+ein+Dokument+ber+die+Collaboration+zur+Verf+gung#Vorgehen-f%C3%BCr-mehrere-Dokumente-anhand-von-Dokumententypen-und-Schlagworten )
Für diesen Schritt ist auf dem Unterschied zwischen der Sichtbarkeit und die Auslistung als wichtiges Dokument zu achten. In diesem Beispiel werden Dokumente mit dem Schlagwort PRODUKTFLYER für alle Anwender mit dem Standard oder individuellen Profile “Lieblingskunde” zur Verfügung gestellt. Dies ist notwendig, da dadurch die grundsätzliche Sichtbarkeit geregelt wird.
Damit das Dokument zusätzlich auch als Wichtiges Dokument an dem entsprechenden Vertrag aufgeführt wird, muss das Schlagwort zudem in dem Feld für Wichtige Dokumente hinterlegt werden.
Anmerkungen
Beachten Sie, das das Schlagwort auch von data documente bereits an dem Dokument gesetzt werden kann. So können Sie die Dokumente noch schneller an den Kunden oder andere Nutzer bringen.
Sollte das Schlagwort im MVP über kein Erläuterung oder Bezeichnung (das Feld hat je Darstellung unterschiedliche Namen) verfügen oder diese Identisch mit dem Schlagwort sein, wird die Bezeichnung automatisch von der collaboration ermittelt. z.B. aus dem Schlagwort HAFTPLICHT mit der Bezeichnung HAFTPFLICHT wird in der collaboration “Haftpflicht”
Sollten im Postbestand eines Vertrages mehrere Dokumente mit dem gleichen Schlagwort für wichtige Dokumente vorhanden sein, wird das jeweils jüngste als das wichtige Dokument ermittelt. Alle weiteren stehen in der collaboration in den üblichen Dokumentenlisten weiter zur Verfügung.
Die Schlagwortbezeichnung sollte nicht zu ausführlich sein, um sich optisch passend zwischen den anderen wichtigen Dokumenten einzugliedern.