VIAS BiPRO - 8.1.21: 5.08 BiPRO Workflows

Häufig entspricht die oben beschriebene Archivierungsautomatik nicht Ihrem betrieblichen Ablauf bzw. Dokumentenfluss. Es gibt Geschäftsvorgänge, die eine besondere Nachbearbeitung durch den Sachbearbeiter erfordern, andere können unmittelbar archiviert werden.

Die Bezeichnung der Vorgänge mit den BiPRO Vorgangsbeschreibungen entspricht in den allermeisten Fällen nicht Ihrem Aktenschema, das Sie über Jahre hinweg für Ihren Betrieb entwickelt haben. Hier möchten Sie gerne Ihre eigenen, in DocAdmin definierten Vorgangstypen verwenden.

Im Folgenden beschreiben wir die automatisierte Ermittlung folgender Parameter:

• Unter welcher Vorgangsbezeichnung soll ein Geschäftsvorgang abgelegt werden?

• Welcher Sachbearbeiter muss sich um diesen Geschäftsvorgang kümmern?

• Müssen enthaltene Dokumente für das Kundenportal freigeschaltet werden oder nicht?

• Sollen enthaltene Dokumente mit einem oder mehreren Stichworten gekennzeichnet werden?
  

Die erforderlichen Einstellungen erfolgen in der Datei v32bipro.ini. Hier kann jeweils für eine bestimmte GeVo-Kategorie bzw. eine Kategoriegruppe die gewünschte Einstellung vorgenommen werden. Die Kategorien gehen aus der BiPRO Tabelle für GeVo-Kategorien hervor. Die 9-stellige GeVo-Kategorie ist dabei in jeweils 3-stellige Unternummern eingeteilt.

Beispiele:

100 000 000 Antrag-Neugeschäft (Sonstiges)

100 007 000 Antrag-Neugeschäft (Policierung / Dokument erstellt)

120 014 000 Vertrag-Änderung (Beitragsfreistellung)

120 017 000 Vertrag Änderung (Dynamik)

120 017 003 Vertrag-Änderung (Dynamikausschluss)

Eine Aktion kann nun für eine Haupt- oder Unterkategorie angegeben werden. Die Eingabe erfolgt dazu mit dem „Wildcard“-Zeichen „*“:

Über diese Kategoriesteuerung lassen sich nun die folgenden Eigenschaften verändern:

[Vorgang]

Gibt es zu einer gelieferten GeVo-Kategorie keinen Eintrag, wird die BiPRO Vorgangsbezeichnung verwendet.

[Bearbeiter]

Für die Ermittlung eines Bearbeiters werden herkömmliche Maskenformeln angegeben. Es können mehrere Formeln mit Komma getrennt angegeben werden. Diese werden von links nach rechts abgearbeitet, bis ein Bearbeiter ermittelt werden konnte.

Wird über Formeln kein Bearbeiter ermittelt, so erhält der angemeldete Bearbeiter die Dokumente.

[Kundenportalfreigabe]

100007*=ja

140013000=ja

*=nein

Der Standardwert hierfür ist nein.

[InhaltSetzen]

Bei bestimmten Geschäftsvorgängen können Feldwerte verändert werden. Das prominenteste Beispiel ist der Eingang der Police. In diesem Fall wird häufig der Antragsstatus (“$”) in einen Eigenvertrag (“E”) verändert:

100007000=OPZ,E

Es können auch mehrere Felder manipuliert werden, die einzelnen Zuweisungen werden mit dem Semikolon “;” getrennt:

*=BEMDAT,^T/NOUPD;BEMTEXT,Dokument erhalten/NOUPD

^T steht für das Tagesdatum, hier wird das Datum des Empfangs in das Feld BEMDAT eingetragen. Das lässt sich hervorragend für Wiedervorlagen nutzen.

Mit /NOUPD wird ein bestehender Feldwert nicht überschrieben.

[Stichworte]

Vergeben Sie automatisch Stichworte für bestimmte Kategorien

100007000=POLICE
140013000=RECHNUNG

[Spartenspezifische Steuerung]

Bisher besteht die Möglichkeit, eigene Regeln für die Bereiche KV, LV und HUS anzugeben. Innerhalb von HUS benötigt aber gerade die Sparte KFZ oft eine Sonderbehandlung, etwa weil bestimmte Sachbearbeiter genau für diese Sparte qualifiziert sind. Voraussetzung ist natürlich, dass der Produktgeber dieses Attribut liefert.

Die Einstellung erfolgt NICHT über die VIAS-Sparte, sondern über die BiPRO-Spartenkennung:

Beispiel:

_{[Bearbeiter-050]}

^…

_{[Vorgang-050]}

^…

[Sicherheitsstufen]

Dokumente erhalten die Sicherheitsstufe über die GeVo-Art wie folgt:

[Sicherheitsstufe]

*=3 'Standard für alles = 3

[Sicherheitsstufe-LV]

140*=3 'Rechnungen etc. = 3

*=5 'alles andere in LV = 5

Sicherheitsstufen für den Vorgang setzen wir aus der DocPlace Administration:

[Aussteuern von Dokumenten in einen externen Ordner]

Lassen sich Dokumente nicht zuordnen, können diese in einen externen Ordner ausgesteuert werden. Diese werden dann einfach mit Windows-„Bordmitteln“ bearbeitet (Explorer mit Vorschau, Acrobat Reader etc.) und dann per Drag&Drop im korrekten DocPlace-Vorgang archiviert.

Bei der Ordnerbezeichnung können folgende Variablen in [] verwendet werden:

• Portal

• Sparte

• BaFin

• VSN

• Name

• Kategorie_Text

• Kategorie

• Betreff

• Bearbeiter

Ergibt sich bei der Bildung des Dateinamens eine bereits vorhandene Datei, so wird ein Zähler an den Dateinamen angehängt (_001, _002, …). Bei Überschreiten von 100 gleichnamigen Dateien wird statt des Zählers das Datum mit Uhrzeit inkl. Millisekunden angehängt.

Beispiel:

In KFZ=050 werden alle Dokumente zu nicht gefundenen Verträgen/Schäden ausgesteuert:

_{[Extern-050] *=\\server\Posteingang\[Bearbeiter]\[Name]\[Kategorie]\[Sparte]}

[Priorisierung von Dubletten]

Momentan wird eine eindeutige Vertragsnummer in VIAS verlangt, um einen eingehenden Vorgang zuzuordnen. Dies entspricht nicht immer der gelebten Praxis, daher folgende Änderungen:

• Hauptseiten haben immer Priorität

• Danach E/A. Bei mehreren aktiven Eigenverträgen keine Zuordnung.

• Gibt es keinen E/A, dann den E/S-Vertrag mit dem jüngsten Ablaufdatum (stornierte Eigenverträge)

• Gibt es keinen E/S, erfolgt keine Zuordnung

Das Erkennen von aktiven und Stornierten Eigenverträgen findet über Formeln in folgenden Einstellungen statt:

_{[Eigenvertrag]}

_{Aktiv=UND([VT.OPZ]="E",[VT.STA]="A")}

_{Storno=UND([VT.OPZ]="E",[VT.STA]="S")}

*Programmänderung: Schadenfelder können nun auch gesetzt werden. Sie müssen mit dem Präfix „Sd.“ qualifiziert werden.