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Grundsätzliches

Den Dokumenteneingang finden Sie unter dem Reiter “Eigen”.

Verbindung mit Outlook (kompletter Posteingang)

Um eine Verbindung zu Outlook aufzubauen, müssen Sie die externe Schnittstelle auswählen, um das Outlook-Postfach mit AMS zu verbinden. Dieses können Sie in den Benutzereintsellungen unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter E-Mail” einrichten.  

Verbindung mit Outlook (ausgewählter Unterordner) 

Für die zweite Möglichkeit richten Sie sich in Outlook einen Unterordner, z. B. „Aufgaben“, ein. In diesen Unterordner schiebt man in Outlook nur jene E-Mails hinein, die Sie ins AMS importieren wollen. Es kann nur ein Unterordner ausgewählt werden, der ins AMS importiert werden soll.  

BiPRO

Der Import der Dokumente über BIPRO-Schnittstellen erfolgt ebenfalls über die Benutzereinstellungen unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter con:center“. Der Haken bei „Daten- und Dokumentenabruf“ muss dazu gesetzt sein.  

Hinweis: Dies setzt einen bestehenden und für die benötigten Schnittstellen konfigurierten con:center-Account voraus. Diesen Abruf empfehlen wir nur bei einem con:center Benutzer einzurichten, dieser kann z. B. auch ein Benutzer „Postabruf“ sein.  

Automatischer Import von lokalem Datenträger 

In den Benutzereinstellungen können Sie unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter Einstellungen“ für jeden Benutzer ein lokales DMS-Verzeichnis definieren, in das z.B. gescannte Dokumente oder Dokumente aus anderen Quellen abgelegt werden können. Im Dokumenteneingang können die Dokumente aus diesem Ordner dann ins AMS importiert werden und stehen danach für die Nutzung mit allen AMS-Funktionen zur Verfügung. Der Importordner auf dem Datenträger wird nach erfolgreichem Import geleert.  

Empfehlenswert ist, dass das Verzeichnis auf einem freigegebenen Netzlaufwerk liegt und vom AMS-Server zugänglich ist. Standardmäßig werden die Dokumente immer in den „Standardordner" importiert, wird die Option „In Posteingang importieren“ gewählt, werden sie direkt in dem Ordner „Posteingang“ abgelegt. 

Geplante Aufgabe DMS-Import 

Mit der geplanten Aufgabe „DMS-Import“ können Sie das Einlesen von Dokumenten, die im definierten DMS-Verzeichnis auf einem Server oder Arbeitsplatz abgelegt wurden, automatisch ausführen lassen. Bei der Konfiguration kann ausgewählt werden, für welche Nutzer und damit verbunden Verzeichnisse der Import automatisch durchgeführt werden soll.  

Hinweis: Für die Ausführungsart „AMS-Dienst“ muss der AMS Scheduler auf Ihrem Server eingerichtet sein und der dienstausführende Rechner muss auf das in den Benutzereinstellungen angegebene Importverzeichnis des jeweiligen Benutzers zugreifen können.  

Weitergabe von Dokumenten 

Dokumente im Dokumenteneingang können Sie markieren und über den Button „Weitergabe“ an einen anderen oder alle Mitarbeiter weiterleiten. Bei „Weitergabe an alle Mitarbeiter“ sehen alle Benutzer das Dokument im Dokumenteneingang – als Mitarbeiter wird in diesem Fall „Alle Mitarbeiter“ gesetzt.  

Wenn das Dokument an alle Mitarbeiter weitergegeben wurde und es ein Mitarbeiter in seinem Dokumenteneingang löscht, ist es bei allen Mitarbeitern gelöscht. Dokumente, die im Dokumenteneingang gelöscht werden, werden automatisch in einen Unterordner „Gelöschte Dokumente“ verschoben.