Allgemeines
- Fabian Ulrich
Inhaltsverzeichnis:
Grundsätzliches
Den Dokumenteneingang finden Sie unter dem Reiter “Eigen”.
Hinweis: Es gibt verschiedene Wege wie Dokumente in den Dokumenteneingang gelangen.
Verbindung des Outlook-Postfachs mit AMS
Kompletter Posteingang wird in AMS übertragen
Nur ein ausgewählter Unterordner wird in AMS importiert
Dokumentenlieferung per BIPRO-Schnittstelle
Automatischer Import von einem lokalem Datenträger
Drag & Drop aus anderer Anwendung oder direkt vom Rechner
Durch assfinet data
Absturz beim Öffnen des Dokumenteneingangs
Sollte ein Kunde melden, dass sein AMS einfriert oder abstürzt, sobald er den Dokumenteneingang öffnet, kann dies an der ersten E-Mail im Dokumenteneingang und einer fehlerhaften Vorschau liegen.
Es wird empfohlen, die Vorschau wie folgt zu deaktivieren: Ist das Feld farblich hinterlegt, ist die Vorschau aktiv. Durch Anklicken kann diese deaktiviert werden. Anschließend sollte die betreffende E-Mail gelöscht und gegebenenfalls erneut angefordert werden. Die Option zur Deaktivierung der Vorschau befindet sich oben rechts im Dokumenteneingang.
Das gleiche Vorgehen gilt auch für den Postbestand und den Komplettbestand des Kunden.
Verbindung mit Outlook (kompletter Posteingang)
Um eine Verbindung zu Outlook aufzubauen, müssen Sie die externe Schnittstelle auswählen, um das Outlook-Postfach mit AMS zu verbinden. Dieses können Sie in den Benutzereintsellungen unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter E-Mail” einrichten.
Verbindung mit Outlook (ausgewählter Unterordner)
Für die zweite Möglichkeit richten Sie sich in Outlook einen Unterordner, z. B. „Aufgaben“, ein. In diesen Unterordner schiebt man in Outlook nur jene E-Mails hinein, die Sie ins AMS importieren wollen. Es kann nur ein Unterordner ausgewählt werden, der ins AMS importiert werden soll.
BiPRO
Der Import der Dokumente über BIPRO-Schnittstellen erfolgt ebenfalls über die Benutzereinstellungen unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter con:center“. Der Haken bei „Daten- und Dokumentenabruf“ muss dazu gesetzt sein.
Hinweis: Dies setzt einen bestehenden und für die benötigten Schnittstellen konfigurierten con:center-Account voraus. Diesen Abruf empfehlen wir nur bei einem con:center Benutzer einzurichten, dieser kann z. B. auch ein Benutzer „Postabruf“ sein.
Automatischer Import von lokalem Datenträger
In den Benutzereinstellungen können Sie unter “Organisation → Benutzer → Auswahl Benutzer → Reiter Einstellungen“ für jeden Benutzer ein lokales DMS-Verzeichnis definieren, in das z.B. gescannte Dokumente oder Dokumente aus anderen Quellen abgelegt werden können. Im Dokumenteneingang können die Dokumente aus diesem Ordner dann ins AMS importiert werden und stehen danach für die Nutzung mit allen AMS-Funktionen zur Verfügung. Der Importordner auf dem Datenträger wird nach erfolgreichem Import geleert.
Empfehlenswert ist, dass das Verzeichnis auf einem freigegebenen Netzlaufwerk liegt und vom AMS-Server zugänglich ist. Standardmäßig werden die Dokumente immer in den „Standardordner" importiert, wird die Option „In Posteingang importieren“ gewählt, werden sie direkt in dem Ordner „Posteingang“ abgelegt.
Geplante Aufgabe DMS-Import
Mit der geplanten Aufgabe „DMS-Import“ können Sie das Einlesen von Dokumenten, die im definierten DMS-Verzeichnis auf einem Server oder Arbeitsplatz abgelegt wurden, automatisch ausführen lassen. Bei der Konfiguration kann ausgewählt werden, für welche Nutzer und damit verbunden Verzeichnisse der Import automatisch durchgeführt werden soll.
Weitergabe von Dokumenten
Dokumente im Dokumenteneingang können Sie markieren und über den Button „Weitergabe“ an einen anderen oder alle Mitarbeiter weiterleiten. Bei „Weitergabe an alle Mitarbeiter“ sehen alle Benutzer das Dokument im Dokumenteneingang – als Mitarbeiter wird in diesem Fall „Alle Mitarbeiter“ gesetzt.