Revisionssicherheit

Der Begriff der Revisionssicherheit ist leider nicht standardisiert. Insofern gibt es die unterschiedlichsten Anforderungen an Software, die aus diesem Begriff abgeleitet werden.

Unserer Auffassung nach bezieht sich der Begriff Revisionssicherheit auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

Ordnungsmäßigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit

Aus dem Kriterienkatalog für Revisionssicherheit wird schnell ersichtlich, dass nicht die Software allein für die Revisionssicherheit verantwortlich ist, sondern neben der Software auch die Verfahrensweisen, wie bestimmte Geschäftsvorfälle in der Software abgebildet werden. Insbesondere im Rechtesystem müssen diverse Vorkehrungen getroffen werden, um die revisionssichere Archivierung sicherzustellen. Zum Beispiel müssen den Benutzern alle Löschrechte entzogen werden.

Eine Bestätigung (Testat), ob Ihre Prozesse den Anforderungen der Revisionssicherheit entsprechen, kann Ihnen nur ein Wirtschaftsprüfer oder ein Unternehmensberater erteilen, der die Arbeitsabläufe bei Ihnen im Büro analysiert.