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Ausgangssituation

Sie wollen Dokumente schnell zuordnen.

Lösung

Die Schnell-Zuordnung ist direkt im Bereich des Dokumenteneingangs zu finden.

Vorgehen

Gehen Sie auf den Menüpunkt “Eigen → Dokumenteneingang”. Dabei finden Sie oben rechts im rot markierten Bereich die Option zur Schnell-Zuordnung.

Über die Lupenfunktion kann direkt ein Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang gesucht und ausgewählt werden. Als Alternative zur Lupenfunktion kann die Suche nach einem Objekt auch in dem Auswahlfeld durchgeführt werden, indem der Suchbegriff eingetippt wird. Die Liste sucht nach passenden Ergebnissen. Ist beispielsweise bereits ein Kunde ausgewählt, kann im Vertrag/Schaden/Vorgang über eine Drop-Down Liste direkt das gewünschte Objekt des Kunden ausgewählt werden. Ist der Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang noch nicht angelegt, kann über die Drop-Down Liste direkt eine Neuanlage durchgeführt werden. 

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Kunde

Wenn über die „Schnell-Zuordnung“ eine Neuanlage eines Kunden durchgeführt werden soll, muss in der DropDown-Liste „Neuanlage“ ausgewählt und dieses mit dem Button „Anwenden“ bestätigt werden. In dem folgenden Dialogfenster können die Daten des jeweiligen Objektes ergänzt werden. Die rotmarkierten Felder sind Pflichtfelder, die  zwingend befüllt werden müssen. Mit dem Button „Jetzt ausführen“ bestätigt man die Eingaben und der Kunde wird im Hintergrund neu im System erfasst und angelegt und das entsprechende Dokument im Postbestand abgelegt. 

Schnell-Zuordnung: Öffnen eines Datensatzes

In der „Schnell-Zuordnung“ kann man vorgeben, ob der Datensatz, zu dem das Dokument ablegt werden soll, geöffnet werden soll. Als Auswahl steht das Öffnen eines neuen Tabs bzw. eines neuen Fensters zur Verfügung. Dieses ist sinnvoll, wenn nach der Zuordnung die Daten des Objekts weiter bearbeitet werden sollen, z. B. nach einer Neuanlage eines Objektes.  

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Vertrag

Um einen Vertrag neu zu erfassen, muss das Feld „Kunde“ befüllt werden. Entweder ist ein bereits bestehender Kunden oder eine „Neuanlage“ auszuwählen. Da ein Vertrag immer im Zusammenhang mit einem Kunden steht, müssen beide Felder befüllt sein. Die rotmarkierten Felder sind auch bei Anlage eine Vertrages Pflichtfelder und müssen zwingend befüllt werden. 

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Schaden

Zur Erfassung eines neuen Schadens ist die Auswahl eines Vertrages notwendig, da ein Schaden immer mit einem Vertrag zusammenhängt. Bei der Schadenneuanlage sind keine Pflichtangaben notwendig. Die Schadenmeldung kann somit wie gewohnt durchgeführt und alle wichtigen Daten eintragen werden. 

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Vorgang

Für die Neuanlage eines Vorgangs ist nur das Feld „Vorgangstyp“ ein Pflichtfeld, wie gewohnt können hier Eingaben gemacht werden, so wie man es aus der normalen Vorgangsbearbeitung kennt. Ein Vorgang kann auch ohne Zuordnung zu einem Kunden angelegt werden. Ein Vorgang kann im Nachhinein immer noch weiter bearbeitet und z. B. die Hauptverknüpfung geändert oder wichtige Informationen im Aktivitätenstrom hinzugefügt werden.