Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie wollen für einen Benutzer Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen.

Wichtige Informationen zum Benutzer

Am Benutzer sind beispielsweise Dashboard-Konfigurationen, Absenderinformationen in Briefen oder die Integration mit Outlook verknüpft.

Es ist wichtig zu unterscheiden, welche Daten pro Benutzer gespeichert werden, wie etwa das Dashboard, und welche Einstellungen individuell festgelegt werden können. Dazu zählen beispielsweise das Passwort, die gewünschten Hinweise, die Verwaltung verschiedener Rechte und weitere Optionen. Auch Cloud-Konten und Benutzerdaten für Concenter werden hier erfasst.

Für die Cloud zur Dokumentenabholung und auch z.B. zum Einlesen von GDV Daten macht es Sinn einen eigenen Benutzer anzulegen. Während Dokumente abgeholt oder Daten eingelesen werden, kann so mit den "normalen" Benutzern weiterhin produktiv gearbeitet werden.

Lösung

Um Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen zu können, finden Sie im Anpassungsbereich für den Benutzer unter “Organisation->Benutzer” diverse Anpassungsoptionen.

Bereiche

Im Anpassungsbereich erscheinen verschiedene Reiter, mit denen Sie zu den unterschiedlichen Anpassungsbereichen gelangen können.

Benutzerdaten

Über Benutzertyp wird definiert, welche Art von Benutzer definiert ist. Hier finden Sie die folgenden Typen:

Hinweis: Wenn bei der Anmeldung eines Users die Meldung erscheint, dass der User keinen Zugriff auf den Terminalserver hat und ein Supportcode/ Freigabecode/ Freischaltungscode von uns eingegeben werden muss, ist das folgende Vorgehensweise zu beachten:

Stellen Sie im Benutzer unter "Benutzerdaten" bei Terminalserver "Vollzugriff" statt "kein Zugriff" ein.

Zudem können auf dem Terminalserver mehrere Benutzer gleichzeitig über eine Datenverbindung arbeiten. Dabei muss jedem Benutzer die Berechtigung zur Anmeldung auf einem Terminalserver individuell erteilt werden. Das Kennwort kann jeder Benutzer folgendermaßen ändern: Das neue Kennwort muss wiederholt eingegeben und mit „Kennwort neu setzen“ bestätigt. 

Systembenachrichtigung

Benachrichtigungen können Sie über AMS oder per Mail versendet werden.

Vermittlerfreischaltung

Durch die Vermittlerfreischaltung kann der Zugriff bestimmter Benutzer auf Verträge oder Kunden eingeschränkt werden, für die ein bestimmter Vermittler hinterlegt ist.

Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Vermittler als Benutzer im System angelegt sind, da so jeder Vermittler nur Zugriff auf seine eigenen Verträge und Kunden erhält.

Die Einschränkung tritt in Kraft, sobald am Benutzer eine Vermittlerfreischaltung aktiviert ist.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Vermittlerfreischaltung getrennt lizensiert werden muss.

Vorgehen

Öffnen Sie unter “System->Organisation” den entsprechenden Benutzer und die Freischaltung.

Wählen Sie anschließend den Button “Vermittler” und danach “Neuanlage”.

Rechteverwaltung/Benutzerprofile

Weiterführende Informationen zu den Benutzerrechten finden Sie in den folgenden Artikeln:

Benutzerrechte

Wie weise ich einem Benutzer ein bestimmtes Recht in ams.5 zu?

Wie finde ich das gewünschte Benutzerrecht?

https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/498597921/Es+werden+fehlende+Dokumentenrechte+angezeigt?atl_f=content-tree

Wie kann ich in ams einen neuen Benutzer anlegen?

Wie richte ich ein Benutzerprofil ein?

Wie können Benutzer den Dokumenteneingang anderer Benutzer einsehen?

Hinweisdialoge

Im ams können Sie in vielen Fällen - wie hier beim Löschen von mehreren markierten Dokumenten - den Rückfragedialog abschalten.

Über die Seite "Hinweisdialoge" können Sie bei Bedarf die von Ihnen abgeschalteten Rückfragedialoge wieder aktivieren.

Unter “Zeiterfassung” können Sie angeben, ob Benachrichtigungen in einem Hinweisfenster angezeigt werden, welches sich selbstständig wieder schließt, oder ob ein Dialog geöffnet wird, in dem die Kenntnisnahme bestätigt werden muss.

Einstellungen

Auf der Seite „Einstellungen“ im Benutzerdialog können Sie für den DMS-Posteingang der einzelnen Benutzer ebenfalls Berechtigungen festlegen.

Diese Berechtigungen gelten für alle Dokumente im DMS-Posteingang des jeweiligen Benutzers. Nur Benutzer mit den entsprechenden Rechten haben Zugriff auf die hier gespeicherten Dokumente und können sie einsehen und öffnen.

Über die Schaltfläche ”Bearbeiten” können Sie zusätzliche Dokumentenzugriffsrechte ergänzen, umbenennen und falls sie noch keinem Benutzer/Benutzerprofil oder Dokument zugeordnet sind, auch löschen.

Einstellungen 2

Auf der Seite “Einstellungen 2” können Sie weitere Anpassungen, beispielsweise zur Startseite, vornehmen.

E-Mail

In ams haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten der E-Mail-Unterstützung:

Zum einen steht Ihnen ein integrierter E-Mail-Client zur Verfügung, mit dem Sie E-Mails direkt aus ams versenden, empfangen und verwalten können.

Zum anderen gibt es eine integrierte E-Mail-Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, einen Dokumentenimport in ams zu definieren.

Hinweis: Die beiden Varianten sind getrennt für den E-Mailversand und -empfang konfigurierbar.

Bei Änderungen der Konfiguration muss darauf geachtet werden, dass die Maske zum Email schreiben in ams zunächst geschlossen und dann neu geöffnet wird. Änderungen werden erst danach effektiv übernommen.

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Einrichtung haben, finden Sie hier einen hilfreichen Artikel: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/edit-v2/983040002?draftShareId=b67761a5-0852-46da-ae22-7c8d4965da4e&atl_f=content-tree

Weiterführende Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie im folgenden Abschnitt:

E-Mail Client

Neben den üblichen E-Mail-Funktionen zum Einlesen und Archivieren von E-Mails aus externen Programmen, haben Sie die Möglichkeit, über einen integrierten E-Mail-Client direkt E-Mails zu senden und zu empfangen, einschließlich Vertragsserien-E-Mails und Abrechnungen. Versendete E-Mails werden automatisch dem jeweiligen Objekt (z.B. Vertrag) im Postbestand zugeordnet, während eingehende E-Mails im Dokumenteneingang abgelegt werden.

Hinweis: Sollten in Ihrem ams Funktionen fehlen, die hier beschrieben sind, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb, um die Lizenzanzupassung vorzunehmen. Diese ist möglicherweise auch für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich.

Wenn Sie keine Lizenz für das DMS-Modul haben, steht Ihnen lediglich eine eingeschränkte E-Mail-Funktionalität zur Verfügung. Der Versand von E-Mails ist auch ohne DMS-Modul möglich, allerdings mit Einschränkungen.

Eintragen des Absenders der E-Mail

Zur Nutzung der E-Mailfunktion in ams sollten Sie zunächst sicherstellen, dass der Benutzer eine E-Mailadresse hinterlegt hat. Wählen Sie hierzu unter „Datei->Organisation->Benutzer“ den entsprechenden Benutzer aus und tragen sie unter „Benutzerdaten“ im Feld „Haupt-E-Mail-Adresse“ die E-Mailadresse des Benutzers ein.

Konfiguration für die im ams integrierte Lösung

Zur Nutzung der E-Mailfunktion ist es notwendig bestimmte Einstellungen vorzunehmen.

Hier finden sie alle wichtigen Einstellungen zur Verbindung mit ihrem E-Mailserver. Sie können hier den Versand sowie den Empfang von E-Mails getrennt voneinander aktivieren.

Zunächst müssen Sie im oberen Bereich die Option „AMS Email-Client für den Emailversand aktivieren“ auswählen. Dadurch erfolgt der Versand von E-Mails über das ASSFINET MVP anstelle eines Drittprogramms wie Outlook. Es ist wichtig, die Informationen zum Server (SMTP), Port, Benutzernamen und Kennwort anzugeben.

Darunter haben Sie die Möglichkeit, den Mailabruf direkt ins ASSFINET MVP über die Funktion „Emails über den AMS Email-Client abrufen“ einzurichten. Auch hier sind die Daten Ihres Mailservers erforderlich.

Für den ersten Benutzer müssen die Felder „Server“ und „Port“ manuell ausgefüllt werden. Da diese Angaben in der Regel für viele Benutzer identisch sind, können sie im System unter „Als Standard speichern“ hinterlegt werden. So können weitere Benutzer mit einem Klick auf „Kontoeinstellung laden“ die Daten schnell übernehmen.

In den meisten Fällen ist es zudem notwendig, das Häkchen bei „Anmeldung erforderlich“ zu setzen, um den Versand von E-Mails zu ermöglichen.

Rechts oben können Sie ihre Signatur einstellen, welche dann beim Versenden einer E-Mail automatisch ans Ende angehängt wird

Falls Sie auch mit anderen Programmen ihre E-Mails abrufen, sollten Sie die Option „Kopie auf dem Server belassen“ auswählen.

Anschließend können Sie mit einem Klick auf „Konfiguration testen“ eine kurze Überprüfung durchführen, ob die von Ihnen angegebenen Daten korrekt sind. Bitte beachten Sie, dass hier immer die Konfiguration des aktuell angemeldeten Benutzers geprüft wird und nicht der Benutzer, deren Einstellungen Sie als Administrator möglicherweise gerade bearbeiten.

Falls auf Ihrem Mailserver schon einige (ältere) Emails liegen, können Sie mit der Option „nur Emails der letzten X Tage abholen“ den Mailabruf einschränken.

Nun haben Sie alle notwendigen Schritte getätigt, um aus dem ams komfortabel E-Mails versenden und abrufen zu können.

Wichtiger Hinweis:

Da das ams direkt mit Ihrem Mailserver kommuniziert, müssen Sie hier Daten wie Serveradresse, Port und Zugangsdaten hinterlegen. Falls Sie keine Kenntnis über diese Angaben haben, kontaktieren Sie bitte Ihren EDV-Betreuer oder den Anbieter ihres E-Mailkontos. Assfinet kann hier leider keine Hilfestellung geben, da wir auf diese Daten keinerlei Zugriff haben. Ziehen Sie ggf. die Einstellungen Ihres bisherigen Mailsystems (bspw. Outlook) zu Rate.

Konfiguration für die Lösung über ein externes E-Mailprogramm

Alternativ zum oben genannten System gibt es noch eine weitere Möglichkeit, E-Mails in Ihr ams zu integrieren. Dabei ist zu beachten, dass ein ein entsprechendes E-Mailprogramm(Outlook oder David Info Center) installiert sein muss.

Wählen Sie die hier die Schnittstelle und Ihr entsprechendes E-Mailprogramm aus, die Sie mit ams verbinden möchten. Klicken sie anschließend auf das Ordnersymbol, um den Ordner auszuwählen, welchen Sie importieren möchten. Hier ist zu empfehlen, vorher im entsprechen E-Mailprogramm einen eigenen Ordner anzulegen, der nur für den Import in bestimmt ist.

Wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus und Bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Wenn die E-Mails nach dem Import in den Archivordner verschoben werden sollen um doppelten Import von E-Mails zu vermeiden, wählen sie rechts den entsprechenden Punkt aus. Geben Sie zudem den Ordner an, in welchen die importierten E-Mails verschoben werden sollen.

Nun können Sie im Dokumenteneingang unter “Zusatz->E-Mails importieren” die entsprechenden E-Mails aus Ihrem vorhin angegebenen Ordner importieren.

E-Mail im Namen von anderen versenden

in ams haben Sie die Möglichkeit E-Mails im Namen von anderen zu versenden. Dafür muss einerseits in der Rechtezuordnung das entsprechende Recht ausgewählt werden.

Andererseits muss in den Einstellungen unter “E-Mail” die allgemeine Einstellung ausgeschaltet werden.

E-Mail Versand im Testsystem

Achten Sie darauf, eine Kopie auf dem Server zu belassen. Ansonsten werden original Mails aus dem Outlook gelöscht.

Synchronisation

Das ams bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontakte und Termine mit verschiedene Systeme abzugleichen. Dabei stehen Ihnen Microsoft Outlook und Tobit in der aktuellen Version zur Verfügung.

Konfiguration der Synchronisation

Die Einstellungen für die Synchronisation mit den zur Verfügung stehenden Systemen wird über die Einstellungen des jeweiligen Benutzers vorgenommen. (Organisation->Benutzer->Synchronisation)

Einstellungen für Termine

Hier können Sie festlegen, ob die Termine dieses Benutzers synchronisiert werden sollen und mit welchem System diese abgeglichen werden.

Die Einstellung „Keine Ereignisse synchronisieren, die älter als X Tage“ bezieht sich hierbei auf die letzte vorgenommene Änderung an dem jeweiligen Termin. In der gezeigten Konfiguration würden alle Termine, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, mit Google synchronisiert werden.

Wenn die Termine mit der ams Cloud synchronisiert werden, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie im Falle eines Konflikts verfahren werden soll:

1. “lokale Version beibehalten” - Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in die Cloud übertragen. Dabei werden Änderungen in der Cloud ggf. überschrieben.

2. “entfernte Version übernehmen”- Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in ams übernommen. Dabei werden Änderungen in ams ggf. überschrieben.

Die Konfigurationsdialoge für die einzelnen Systeme, die unter dem Menüpunkt “Konfiguration” erreichbar sind, werden im Folgenden beschrieben.

Einstellungen für Kontakte

Es gibt diverse Optionen für Outlook und Tobit:

Für Kontakte gibt es im ams umfangreiche Filtermöglichkeiten. Zum einen können Sie bestimmen, ob für diesen Benutzer die Kontaktdaten der Kunden/Gesellschaften/Vermittler übertragen werden sollen. Insofern Sie mit Microsoft Outlook synchronisieren, haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit auszuwählen, in welchem Ordner die Kontakte abgelegt werden sollen.

Für Kunden gibt es zusätzlich die Wahlmöglichkeit, ob zusätzlich der Geburtstag des Kunden übergeben werden soll und ob nur die Kundenadressen eines bestimmten Vermittlers übertragen werden sollen. Unabhängig von der Auswahl dieser Option werden immer nur die Kunden übertragen die für diesen Benutzer sichtbar sind (Vermittlerfreischaltung – Programmoption).

Optionen für die ams Cloud:

Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog für die ams Cloud-Zugangsdaten.

Für jeden Benutzer, der seine Kontakte mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden. 

Sobald die Zugangsdaten eingegeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams-Datenbank gespeichert. Ihr Passwort wird hierbei selbstverständlich in der Datenbank verschlüsselt. Beim erneuten Aufruf der Konfiguration wird Ihr Passwort aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt. 

Der Benutzername, welchen Sie hier angeben, wird auch bei der Termin Synchronisation mit der Cloud verwendet.

Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" können Sie den Synchronisationsstatus Ihrer Kontakte zurücksetzen. Dies führt dazu, dass alle Kontakte, auch diejenigen die bereits synchronisiert wurden, erneut ausgespielt werden. Daher sollten Sie das Adressbuch in der Cloud leeren, bevor Sie diese Aktion durchführen, da sonst Duplikate ihrer Kontakte entstehen können.

Mit der Liste "Adressen mit folgenden Tags Synchronisieren" definieren Sie einen Filter nach dem die, zu synchronisierenden Adressen, selektiert werden. Alle Adressen, welchen mindestens eines der aufgeführten Schlagworte zugeordnet wurde, werden bei der Synchronisation berücksichtigt.

Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit

Bei der Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit können Sie wählen, welche Termine an das jeweilige System übergeben werden sollen. Die Benutzerauswahl wird vom System eingeschränkt, wenn Sie nicht über das Recht verfügen, Termine anderer Benutzer der gleichen Abteilung einzusehen. Für Outlook besteht auch die Möglichkeit, den Ordner, in welchem die Termine abgelegt werden, zu wählen.

Terminsynchronisation mit der Cloud

Für jeden Benutzer, der seine Termine mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden. Sobald die Zugangsadten eingeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams Datenbank gespeichert, wobei Ihr Passwort selbstverständlich verschlüsselt ist.

Kontakte synchronisieren

Je nach Einstellung werden alle Kunden/Interessenten oder nur ein Teil von ams nach Outlook/David übertragen. Ein übertragener Kunde würde wie folgt in Outlook erscheinen:

Wenn Sie in Outlook/David einen Kontakt neu anlegen und diesen an ams zurück übertragen wollen, müssen Sie im Eingabefeld "Kategorie" des Kontaktes den Begriff "Kunde" oder "Interessent" eintragen. Nur dann wird dieser Kontakt als neuer Kunde in das ams übertragen.

Hinweis für Tobit-Anwender: Um die Synchronisation mit Tobit David zu nutzen, muss dort vorher die Kategorie "Kunde" angelegt werden. Starten Sie dazu den DvISE-Administrator, wählen Sie "Kategorien" und benennen Sie eine der vorhandenen Kategorien in "Kunde" um. Da David nur 16 Kategorien unterstützt, ist die Neuanlage einer Kategorie leider nicht möglich. Fehlt die Kategorie "Kunde" beim Aufruf der ASSFINET MVP-Synchronisation, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung - die Synchronisation wird nicht ausgeführt.

Wenn Sie in Outlook einen Termin anlegen und diesen ins ams übertragen wollen, müssen Sie diesen Termin über das Eingabefeld "Kontakte" mit einem Kontakt aus Outlook verbinden. Bei Tobit David ist die Rückübertragung von Terminen NICHT möglich.

Wenn ein Kontakt oder Termin in Outlook/David gelöscht wird, so kann diese Löschung nicht ans ams übermittelt werden. Bei Kunden wäre dies sogar gefährlich, denn ein Kunde könnte im ams ja noch Verträge haben und diese Information besitzt Outlook/David nicht. Daher müssen Löschungen immer im ams vorgenommen werden.

Beim Datenaustausch werden die Daten im jeweiligen Zielsystem (also ams oder Outlook) grundsätzlich überschrieben. Es wird also z.B. ein Geburtsdatum im ams gelöscht, wenn ein Kontakt aus Outlook/David übertragen wird, dessen Geburtsdatum fehlt bzw. dort gelöscht worden ist.

Um das übertragene Datenvolumen möglichst klein zu halten, wird ein Datum zur Auswahl vorgegeben, mit dem nur Datensätze übertragen werden, die seit diesem Termin bearbeitet wurden (Feld "Bearbeitet seit"). Dies gilt für Datensätze im ams und in Outlook/David. Wenn Sie also alle Kunden übertragen wollen setzen Sie dieses einfach weit genug in die Vergangenheit zurück.

Bei privaten Kunden/Interessenten werden Vorname, Nachname, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon geschäftlich, Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite, Geschlecht und Geburtsdatum übertragen. Bei gewerblichen Kunden/Interessenten werden Name, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon gesch., Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite übertragen.

Bei den Terminen zu Kunden/Interessenten werden das Datum, Termingrund, Terminanmerkung, Von-Zeit und Bis-Zeit übermittelt.

Benötigte Benutzerrechte

Alle Rechte->Menü->Organisation->Benutzer

Alle Rechte->Fenster->Benutzer->Seite Synchronisation

Cloud Konten

Hier können Sie die Office 365 Anbindung (mit Terminen, Kontakten und Aufgaben), die Google Anbindung (mit Terminen und Aufgaben) und die concenter Anbindung einrichten. Geben Sie die dafür erforderlichen Benutzerdaten ein.

Externes DMS

Unter dem Reiter “Externes DMS” haben Sie u.a. die Möglichkeit, die Option zu aktivieren, den Posteingang, beim Öffnen, automatisch mit dem eingerichteten, externen DMS abzugleichen.

Zudem können Sie im unteren Bereich ELO-Einstellungen vornehmen. Geben Sie dafür die entsprechenden Kenndaten ein.

Volltextsuche

Die Volltextsuche ermöglicht es, den gesamten Inhalt der ausgewählten Tabellen nach bestimmten Begriffen oder Textstellen zu durchsuchen. In dieser Ansicht können Sie festlegen, welche Tabellen für die Volltextsuche zugelassen sind. Verschieben Sie dazu die gewünschten Tabellen aus der Liste der möglichen Tabellen in die Liste der zugelassenen Tabellen. So bestimmen Sie, welche Datenquellen bei der Suche berücksichtigt werden sollen.

Dokumentenvorschau

Anmerkungen

Achtung: Bei der Neuanlage ist es wichtig, zuerst den Benutzernamen einzugeben, bevor Sie die Daten speichern. Andernfalls kann das System die Informationen nicht speichern.