VIAS - DSGVO: Auswirkung von Sperren
- Dana Holtkamp (Unlicensed)
1. Benutzer ohne Recht auf Bearbeiten von Sperren
Benutzer ohne das Recht auf gesperrte Datensätze finden gesperrte Sätze gar nicht.
Beispiel: Kundendatensatz Wolfgang Abel ist gesperrt.
Auch in der phonetischen Suche wird der gesperrte Satz nicht angezeigt.
Wenn es aber in der VT_DATA.BTR nicht gesperrte Datensätze gibt (z.B. ASP), in denen der gesuchte Name vorkommt, dann werden diese angezeigt.
Auch in Selektionen werden gesperrte Datensätze nicht ausgegeben.
Wird nach einem nicht gesperrten Vertragsdatensatz zu einem gesperrten Kunden gesucht, so sind die personenbezogenen Daten des gesperrten Kunden in der Übersicht nicht lesbar. Hinweis: Dieser Fall dient nur zur Veranschaulichung und ist hypothetisch – ein Kunde, der noch aktive, zu bearbeitende Datensätze hat, sollte nicht gesperrt werden
Im Info-Auszug der Partnerdaten sind die personendatenbezogenen Felder unkenntlich.
Auch beim Verzweigen in die Partnerdatenmaske sind die personendatenbezogenen Felder unkenntlich.
Ein gesperrter Datensatz kann nicht zum Bearbeiten geöffnet werden.
2. Benutzer mit Recht auf Bearbeiten von Sperren
Wenn das Recht auf das Bearbeiten von Sperren vorliegt, wird der gesperrte Datensatz in der Vertragssuche gefunden und rot angezeigt.
Auch im Info-Bild des Kunden werden gesperrte Vertragsdatensätze rot angezeigt.
Der aufgerufene Datensatz ist komplett rot hinterlegt. Die personendatenbezogenen Felder sind lesbar und bearbeitbar.
In Selektionen findet der User mit entsprechendem Recht auch die gesperrten Datensätze.
Zur Weiterverarbeitung (Ausgabe) von gesperrten Datensätzen sind nur wenige Programme freigeschaltet, damit der berechtigte User sich einen Überblick über gesperrte Datensätze verschaffen kann, um diese nachzubearbeiten, d.h. entweder Sperren wieder aufzuheben oder endgültiges Löschen anzustoßen.
Manuelles Nachbearbeiten von selektierten Daten:
Listendruck: Nur in Listen im Listenverzeichnis, deren Dateiname mit „W9947_“ beginnt, werden gesperrte Daten dargestellt. Dazu muss die Liste aus der Selektion heraus aufgerufen werden. Beim direkten Start aus dem Listenprogramm wird der gesperrte Datensatz leer angezeigt wie auch in allen Listen mit anderen Dateinamen.
In allen anderen Programmen ist die Ausgabe von gesperrten Daten nicht möglich. Wie äußert sich das? Beispiel Brief an Kunden: Variablen, die personenbezogene Daten enthalten, bleiben leer.
Beispiel Rechnungsdruck: Ein Abrechnungssatz kann zwar erzeugt und gebucht werden, aber in der Rechnung bleiben die personenbezogenen Daten leer – auch beim User mit Recht auf das Bearbeiten von Sperren.
Wenn hier die Rechnung an den Kunden gesandt werden soll, muss erst geklärt werden, warum der Datensatz gesperrt ist und ob die Sperre wieder aufgehoben werden kann/soll. Schriftwechsel zu gesperrten Datensätzen kann (vom User mit entsprechender Berechtigung) weiterhin aufgerufen und angesehen werden, es können jedoch keine neuenVorgänge angelegt oder Dateien zu bestehenden archiviert werden.