Begleitende Dokumentation zur Einrichtung eines lokalen MVP Bestandes in der assfinet cloud
- Thiemo Schuff
- Fabian Ulrich
Inhaltsverzeichnis:
- 1 Vorwort
- 2 Abschnitte des Fragebogen
- 2.1 Abschnitt “Kunde”
- 2.2 Abschnitt “Version des ams”
- 2.3 Abschnitt “Bestehende Replikation”
- 2.3.1 Speicherplatz
- 2.3.2 Datensicherung
- 2.3.3 Freigabe des Replikationsverzeichnis
- 2.3.4 con:center Datenabruf
- 2.3.5 Umgebung
- 2.3.6 Vertrauenswürdige Internetadressen
- 2.4 Benutzer cloudtransfer
- 2.5 cloud services
- 2.6 Dokumente
- 2.6.1 zurücksetzen
- 2.6.2 Dokumententeilung
- 2.7 Cloudzugriff für ams Benutzer
- 2.8 E-Mail Versand durch die collaboration
- 2.9 Internetadresse der collaboration
- 3 Weiteres vorgehen
Vorwort
Vielen Dank für Ihr Interesse an den assfinet cloud Produkten. Diese Dokumentation begleiten Sie durch den Abstimmungsfragebogen den wir Ihnen zusammen mit dem Link auf diese Dokumentation zugesendet haben.
Ab Zusendung des Fragebogens ist dieser für 30 Tage gültig. bei bedarf senden wir Ihnen gerne einen neuen Link.
Begleitende Bearbeitung
Sollten Sie den Fragebogen mit uns zusammen bearbeiten wollen, buchen Sie gerne einen klassischen Abstimmungstermin. Für die Findung eines passenden Termins, möchte ich Sie bitten auf der Buchungsseite assfinet Beratung und Präsentation (https://outlook.office365.com/owa/calendar/assfinetVertrieb1@assfinet.de/bookings/) einfach den für Sie am besten passenden Termin zum Thema „Einrichtung Cloud Service: Abstimmung“ zu reservieren.
Nach der Reservierung erhalten Sie automatisch eine Einladung zu dem gewünschten Termin inkl. einem Link zur Microsoft Teams Konferenz.
Bitte achten Sie darauf, dass wir an diesem Termin oftmals einen administrativen Zugriff auf den Server, auf dem das ams installiert ist, benötigen.
Von Ihrer Seite sollte an dem Abstimmungstermin ein Ansprechpartner für das ams und ein Ansprechpartner für die IT-Umgebung teilnehmen, damit alle Fragen beantwortet und abgestimmt werden können.
Abschnitte des Fragebogen
Die Fragen nach Datum dienen zur Orientierung bei der ersten Zeitplanung. Sollten diese später nicht umsetzbar sein, stimmen Sie gerne einen für Sie besser passenden Termin mit uns ab.
Abschnitt “Kunde”
Der Abschnitt bietet Ihren den Link auf diese Dokumentation an und zeigt den Namen des Kunden des betreffenden Bestandes.
Abschnitt “Version des ams”
Für die Anbindung der cloud sollte mind. die Version 4.10.68.225 verwendet werden.
Bei Bedarf stellen wir Ihnen ein Update zur Verfügung.
Abschnitt “Bestehende Replikation”
Speicherplatz
Sollte noch keine Replikation bestehen, muss die Struktur der Datenbank des ams umfangreich angepasst werden. Während dieser Anpassung kann der Bedarf des Speicherplatzes für die Haupt-Datenbankdatei auf um das dreifach ansteigen. Anschließend ist diese oftmals nur geringfügig Größer.
Relevant ist hierbei die Haupt-Datenbankdatei. Die Datenbankdateien die Aufgrund der Dokumentenauslagerung (Neue AMS-Dokumenten-Auslagerung ab Version 4.5 ) angelegt wurden, müssen hierbei nicht berücksichtigt werden.
Bitte geben Sie an, ab wann der benötigte unbelegte Speicherplatz zur Verfügung stehen wird. Sollte dieser bereits jetzt verfügbar sein, tragen Sie das heutige Datum ein.
Datensicherung
Um Datenverlust vorzubeugen, muss vor der Einrichtung ein Backup der bestehenden Datenbank angelegt werden. Wie erstelle ich ein Backup meiner Datenbank?
Freigabe des Replikationsverzeichnis
Für die Replikation wird ein freigegebenes Verzeichnis benötigt. Dafür im Dateiverzeichnis des ams ein Unterverzeichnis REPL anlegen und für “jeden” mit Schreib und Lese Freigeben. Die dort abgelegten Daten sind verschlüsselt, wodurch diese durch die Anwender nicht auslesbar sind.
con:center Datenabruf
Die cloud nutzt den con:center Datenabruf um Daten aus Ihrer cloud zu erhalten. Prüfen Sie daher, das der Daten- und Dokumentenabruf nicht unbegründet bei Benutzern hinterlegt ist, die den Abruf nicht mehr nutzen. Andernfalls könnten bisher noch nicht abrufen Altbestände vom ams abgerufen werden.
Mit dieser Expertenselektion erhalten Sie eine Liste allem ams Benutzer die die Option aktiviert haben:
SELECT u.USERNAME AS "User mit cc Import"
FROM EXT_ACCOUNTS ea
LEFT JOIN "USER" u ON u.AMSIDNR = ea."KEY"
WHERE EA.TYP = 'CC'
AND ea.PARAMS LIKE '%DOKUMENTEN_ABRUF=JA%'Umgebung
Je nachdem ob es sich um einen produktiven oder Testbestand handelt, kann dieser mit der entsprechende cloud verbunden werden.
Vertrauenswürdige Internetadressen
Für eine Replikation ist es notwendig das der Windows Server auf dem das ams installiert ist, den URLs von assfinet vertraut. Benennen Sie in der Konfiguration Ihres Windows Servers bei Bedarf die angegebenen Internetadressen als vertrauenswürdig.
Benutzer cloudtransfer
Als Serviceuser ihres Bestandes und für die Administration durch assfinet wird im MVP ein Benutzer “cloudtransfer” mit Rechten zur Administration und einer Haupt-E-Mail-Adresse (üblicherweise cloudtransfer@…) ergänzt um Ihre übliche E-Mail-Domain benötigt.
Bitte in dem Formular das Passwort und E-Mailadresse mitteilen.
Es empfiehlt sich für die E-Mailadresse eine einfach Aliasadresse anzulegen und eingestehende E-Mails an den Mitarbeiter weiterzuleiten der das System technisch betreut.
cloud services
Aktivieren Sie die assfinet cloud services die eingerichtet werden sollen. Dies dient nur den weiteren Verlauf des Fragebogen und ersetzt nicht die Bestellung über unseren Vertrieb.
Dokumente
zurücksetzen
Um nicht ungewollte markierte Dokumente mit in der cloud zur Verfügung zu stellen, kann assfinet diese bei Wunsch zurücksetzen.
Die Anzahl an Dokumenten die per Zugriffsrecht markiert sind, erhalten Sie mit dieser Expertenselektion:
select count(*) from "DOKUMENT_RIGHTS" DR
where DR.RIGHT_KEY = (Select amsidnr from dokrights where dokrights.name = 'Web-Anwender (System)');Die Anzahl an Dokumenten die per Schlagwort markiert sind, erhalten Sie mit dieser Expertenselektion:
select count(*)
from "TAGS_SETTINGS" ts
where ts.tag_key = (select amsidnr from tags where tags.matchcode = 'PORTAL')
and ts.key_art = 'BRIEFE';Dokumententeilung
Damit die Dokumente in der cloud angeboten werden, nutzt die cloud die an Dokumenten hinterlegten Schlagwörter. Üblich sind hier PORTAL, LETZTER_NACHTRAG und POLICE.
Cloudzugriff für ams Benutzer
Die Rolle Administrator wird benötigt, um die Systemeinstellungen vornehmen oder Kunden und Vermittler für den Zugriff zu ermächtigen
Die Rolle des Benutzers wird benötigt, um über die collaboration zu kommunizieren.
Alle genannten Benutzer benötigen eine eindeutige Haupt-E-Mail-Adresse die im Normalfall auch nicht mehr verändert wird.
E-Mail Versand durch die collaboration
Mit welchen SMTP-Konto kann die collaboration E-Mails versenden. Falls kein passendes SMTP Konto zur Verfügung steht, können die E-Mails auch direkt von assfinet versendet werden.
Der Zugriff auf das SMTP Konto wird von einer der folgenden IP Adressen erfolgen: (51.116.154.224, 51.116.168.97, 51.116.168.105, 51.116.168.107, 51.116.168.114, 51.116.171.167, 51.116.171.171, 51.116.171.219, 51.116.235.221, 51.116.239.135)
Internetadresse der collaboration
Die collaboration kann über die Internetadresse https://app.assfinetcloud.de erreicht werden.
Die schönere alternative dazu ist eine Subdomain auf der Domäne des Bestandsinhabers. Für das Modell der Subdomänen müssen beiden Subdomänen nach Ihrer Wahl angelegt und per CNAME Eintrag auf das System von assfinet umgeleitet werden.
z.B.:
portal.xxxx.yy -> app.assfinetcloud.de (die collaboration selbst)
login-portal.xxxx.yy -> account.assfinetcloud.de (die vorgeschaltete authentifizierung)
Alternativ können auch Subdomainen wie https://makler.assfinetcloud.de von assfinet angeboten werden. Siehe auch Wie konfiguriere ich eine individuelle Internetadresse wie "mustermakler.assfinetcloud.de" für meine collaboration?
Weiteres vorgehen
Nach der Übertragung erhalten Sie ein Ergebnisdokument mit den Aufgaben die von Ihrer Seite evtl. noch erfüllt werden müssen. Wir werden ebenfalls das Dokument prüfen und mit Ihnen Kontakt aufnehmen um den Einrichtungstermin abzustimmen.
Sollte der Bestand noch nicht mit der cloud replizieren, benötigen wir höchstwahrscheinlich eine Downtime über mehrere Stunden für die gerne Freitag ab 12:00 gewählt wird.