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Ausgangssituation

Wenn im Vias gespeicherte Datensätze ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist erreicht haben, müssen diese gesperrt, bzw. gelöscht werden.

Aus Datenschutzsicht ist die Frage nicht wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, sondern wie lange darf ich Unterlagen aufbewahren. Personenbezogene Daten dürfen gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Fällt die Zweckbindung weg, dürfen solche Daten nicht verarbeitet werden. Es entsteht somit ein direkter Löschzwang.

Das Vias-Programm v32w9947.exe setzt anhand von vordefinierten Sperr- und Löschfristen diese Vorgabe um.

Voraussetzungen

DSGVO-Updates I und II

Bevor mit dem Programm V32W9947.EXE Datensätze gesperrt oder gelöscht werden können, müssen die VIAS-Updates 2018_I oder 2018_II installiert sein, sowie die Dateireorganisation durchgeführt worden sein.

Siehe Beschreibung zu Update 2018_I, 3.3.

Sperr- und Löschfristen

Damit das Programm V32W9947.EXE erkennen kann, welche Datensätze gesperrt oder gelöscht werden sollen, müssen die Sperr- und Löschfristen definiert sein (siehe weiter unten).

Siehe auch Beschreibung zu Update 2018_I, 3.5.

Einbinden des Programms v32w9947.exe in das VIAS Hauptmenü

Tragen Sie das Programm in die Menü-Verwaltung ein:

Open

Der Aufruf erfolgt mit folgendem Parameter:

V32W9947.EXE /AUTO_LOCK

Vorgehen

Erfassen der Sperr- und Löschfristen

Zusatzdatenbank DSGVO-Fristen

Für künftiges automatisches Sperren und Löschen von Daten per Lauf müssen Fristen definiert werden, nach deren Ablauf Daten zu sperren und/oder löschen sind. Dafür stellen wir Ihnen eine Zusatzdatenbank FRISTEN.BTR zur Verfügung, in denen Sie diese hinterlegen können. Das Programm zur Pflege von Zusatzdatenbanken (v32w0980.exe) wird vom Setup in das Menü „Dienst“ eingebunden. Wenn ein Benutzer eine eigene v32wmenu.ini in seinem Benutzerverzeichnis hat, passen Sie diese bitte manuell an.

Open

In der ausgelieferten Datei sind bereits acht Objekte vorerfasst, zu denen wir bereits einen Auslöser vorgeschlagen haben. Evtl. ist dieser Auslöser in Ihren Datenmasken nicht vorhanden (z.B. Feld LKO = Letzter Kontakt in Ihrer MASKEP). Sie bestimmen selbst, welches Datumsfeld im jeweiligen Datensatz das entscheidende sein soll.

Die Fristen werden von Ihnen selbst definiert. Wir bitten um Verständnis, dass wir dazu keine Rechtsberatung leisten können.

Ermitteln der benötigten Auslöser

Alle Masken, die ggf. gesperrt oder gelöscht werden sollen, benötigen einen Auslöser. Masken ohne oder mit ungültigem Auslöser werden ignoriert und nicht gesperrt oder gelöscht. Um die in Ihrem spezifischen System erforderlichen Auslöser zu ermitteln, starten Sie den Sperr- bzw. Löschvorgang im Modus “Vorschau/Testlauf” (siehe unten). Masken mit fehlenden Fristen werden dann automatisch angelegt mit leerem Auslöserfeld und mit einer Frist von 999 Monaten. Diese können im Anschluss von Ihnen mit Inhalt gefüllt werden.

Unterstützte Objekte

Folgende Objekte werden vom Programm unterstützt:

• PARTNER
  Maske fix: MASKEP

• VERTRAG^*
  z.B. Masken: KFZ, HR, ALLE etc.

• SCHADEN
  z.B. Masken: SCHADEN.KFZ, SCHADEN.SV

• VEREINBARUNG
  Maske fix: $PROVISION

• BUCHUNGSSATZ
  Maske fix: $ABRECHNUNG

• KORRESPONDENZ
  Hiermit sind die archivierten Dokumente gemeint. Folgende Felder können ausgewählt werden:

  • VORLAGEDATUM

  • BEZUGSDATUM

  • DATUM

  • LETZTEAENDERUNGAM oder LETZTEÄNDERUNGAM

  • FREIGABEDATUM

  • BASISDATUM

  • ERLEDIGTAMDATUM

• VORGANG
  Folgende Felder stehen zur Auswahl:

  • LETZTERZUGRIFF

  • ANGELEGTAM

  • VERAENDERTAM oder VERÄNDERTAM

  • VORLAGEDATUM

• TERMIN
  Maske fix: TERMIN

^*Verträge können in VIAS auf unterschiedlichen Hierarchiestufen gespeichert sein und müssen daher in den Sperr- und Löschregeln unterschiedlich behandelt werden.

• “Echte” Verträge, also Versicherungsverträge, basieren auf der Maske ALLE und besitzen das Spartenkennzeichen “$”. Hierbei handelt es sich um den “Vertragskopf”, in dem allgemeine Angaben gespeichert sind, die für alle Versicherungsverträge identisch sind (Vertragsnummer, Beginn, Ablauf, Beitrag, Zahlweise, etc.).
  In dieser Kategorie geben Sie ein Maskenfeld vor, das zur Ermittlung der Sperr- bzw. Löschfrist verwendet werden soll. Gibt es für eine bestimmte Sparte (z.B. KFZ oder HR) keine eigene Regel, so wird die Regel für die Maske ALLE angewendet.
  Beispiel: Für die Ermittlung der jeweiligen Frist wird das Feld ABL (Vertragsablauf) verwendet.

• “Folgeseiten”, das sind in der Regel vom Vertrag abhängige Wagnisse, Gefahren oder versicherte Personen. diese Objekte können nicht einzeln und unabhängig vom Vertrag gelöscht werden, sondern teilen das Schicksal des Vertrags, werden also entweder gar nicht oder insgesamt gelöscht.
  Beispiel: Die versicherten Personen einer Unfallversicherung (z.B. Maske UPERS) können nicht auf Grund eines Datum einzeln aus dem Vertrag entfernt werden, sondern gehören als Gesamtheit zum Vertrag.
  Für solche Masken wird keine Frist ermittelt, daher wird kein Datumfeld angegeben, sondern die Option gewählt “Folgeseite löschen, wenn Hauptseite gelöscht werden darf”.

• Es gibt bestimmte Folgeseiten, die unabhängig vom Vertrag behandelt werden können. Das trifft z.B. auf Systeme zu, bei denen die Schäden nicht in den Standardmasken (SCHADEN.SV oder SCHADEN.KFZ) gespeichert werden, sondern in separaten Schadenmasken als Folgeseiten zum Vertrag.
  Für solche Masken kann ein Feld (z.B. Schadenschließung) zur Fristberechnung angegeben und zusätzlich die Option “als Folgeseite unabhängig behandeln” ausgewählt werden.

• Es gibt weitere Vertragsobjekte, die jedoch nicht einen Versicherungsvertrag darstellen, sondern ergänzende Informationen zum Kunden beinhalten. Hierbei handelt es sich z.B. um Objekte, die in den Masken BANK, PARTNER, KIND, ASP (Ansprechpartner) etc. gespeichert sind. Diese Objekte teilen das Schicksal mit dem Kunden, kann also z.B. der Kunde gelöscht werden, so können auch die anhängenden Zusatzinformationen gelöscht werden.
  In diesem Fall geben Sie kein Maskenfeld zur Fristenberechnung an, sondern wählen die Option “Löschen, wenn Kunde gelöscht werden kann”.
  Beispiel:

Starten der Anwendung

Nach dem Starten der Anwendung wird Ihnen der folgende Dialog angezeigt:

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Info

Zeigt Ihnen an, welche Version die gestartete Anwendung hat. Prüfen Sie ggf., dass Sie die aktuelle version einsetzen

Fristen

Über diese Schaltfläche können Sie in die Bearbeitung der Fristen einsteigen. Dies ist dieselbe Funktion wie der Aufruf aus dem Hauptmenü.

Modus

Wählen Sie hier, ob Sie eine Vorschau bzw. einen Testlauf starten möchten. Ist die Option nicht angehakt, wird der tatsächliche Sperr- bzw. Löschlauf durchgeführt.

Starten

Hierüber starten Sie die Verarbeitung. Vor einer tatsächlichen Verarbeitung wird Ihnen folgender Dialog angezeigt:

Die Verarbeitung wird gestartet, wenn Sie das Wort “Löschen” eingegeben und mit OK bestätigt haben.

Ergebnisprotokoll

Das Programm protokolliert alles in Protokoll-Dateien, die z.B. beim Testlauf eingesehen werden können.

Auswertungen

Damit die Datensätze, die bei einem Testlauf zum Sperren oder Löschen in Frage kommen, eingesehen und geprüft werden können, kann man diese mit den mitgelieferten Listen ausdrucken.

Dazu müssen Sie die folgenden Dateien herunterladen und in das Vias-Unterverzeichnis \Listen kopieren. Diese Listen können Sie auch mit dem Vias-Listenprogramm bearbeiten.

Open

Open

Open

Anmerkungen

Wir bieten Ihnen gerne zusätzliche individuelle Beratungstermine als Dienstleistung an. Rechtsberatung in Bezug auf die DSGVO können und dürfen wir jedoch nicht leisten.