Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie wollen für einen Benutzer Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen.
Wichtige Informationen zum Benutzer
Am Benutzer sind beispielsweise Dashboard-Konfigurationen, Absenderinformationen in Briefen oder die Integration mit Outlook verknüpft.
Es ist wichtig zu unterscheiden, welche Daten pro Benutzer gespeichert werden, wie etwa das Dashboard, und welche Einstellungen individuell festgelegt werden können. Dazu zählen beispielsweise das Passwort, die gewünschten Hinweise, die Verwaltung verschiedener Rechte und weitere Optionen. Auch Cloud-Konten und Benutzerdaten für Concenter werden hier erfasst.
Für die Cloud zur Dokumentenabholung und auch z.B. zum Einlesen von GDV Daten macht es Sinn einen eigenen Benutzer anzulegen. Während Dokumente abgeholt oder Daten eingelesen werden, kann so mit den "normalen" Benutzern weiterhin produktiv gearbeitet werden.
Lösung
Um Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen zu können, finden Sie im Anpassungsbereich für den Benutzer unter “Organisation->Benutzer” diverse Anpassungsoptionen.
Bereiche
Im Anpassungsbereich erscheinen verschiedene Reiter, mit denen Sie zu den unterschiedlichen Anpassungsbereichen gelangen können.
Benutzerdaten
hilfreiche Informationen zu den Benutzerdaten finden Sie hier:
Welche Einstellungen kann ich unter "Benutzerdaten" vornehmen?
Rechteverwaltung/Benutzerprofile
Weiterführende Informationen zu den Benutzerrechten finden Sie in den folgenden Artikeln:
Wie weise ich einem Benutzer ein bestimmtes Recht in ams.5 zu?
Wie finde ich das gewünschte Benutzerrecht?
Wie kann ich in ams einen neuen Benutzer anlegen?
Wie richte ich ein Benutzerprofil ein?
Wie können Benutzer den Dokumenteneingang anderer Benutzer einsehen?
Hinweisdialoge
Im ams können Sie in vielen Fällen - wie hier beim Löschen von mehreren markierten Dokumenten - den Rückfragedialog abschalten.
Über die Seite "Hinweisdialoge" können Sie bei Bedarf die von Ihnen abgeschalteten Rückfragedialoge wieder aktivieren.
Unter “Zeiterfassung” können Sie angeben, ob Benachrichtigungen in einem Hinweisfenster angezeigt werden, welches sich selbstständig wieder schließt, oder ob ein Dialog geöffnet wird, in dem die Kenntnisnahme bestätigt werden muss.
Einstellungen
Auf der Seite „Einstellungen“ im Benutzerdialog können Sie für den DMS-Posteingang der einzelnen Benutzer ebenfalls Berechtigungen festlegen.
Diese Berechtigungen gelten für alle Dokumente im DMS-Posteingang des jeweiligen Benutzers. Nur Benutzer mit den entsprechenden Rechten haben Zugriff auf die hier gespeicherten Dokumente und können sie einsehen und öffnen.
Über die Schaltfläche ”Bearbeiten” können Sie zusätzliche Dokumentenzugriffsrechte ergänzen, umbenennen und falls sie noch keinem Benutzer/Benutzerprofil oder Dokument zugeordnet sind, auch löschen.
Einstellungen 2
Auf der Seite “Einstellungen 2” können Sie weitere Anpassungen, beispielsweise zur Startseite, vornehmen.
weiterführende Informationen zum Bereich “E-Mail” finden Sie hier:
Was kann ich im Bereich "E-Mail" anpassen?
Synchronisation
Das ams bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontakte und Termine mit verschiedene Systeme abzugleichen. Dabei stehen Ihnen Microsoft Outlook und Tobit in der aktuellen Version zur Verfügung.
Konfiguration der Synchronisation
Die Einstellungen für die Synchronisation mit den zur Verfügung stehenden Systemen wird über die Einstellungen des jeweiligen Benutzers vorgenommen. (Organisation->Benutzer->Synchronisation)
Einstellungen für Termine
Hier können Sie festlegen, ob die Termine dieses Benutzers synchronisiert werden sollen und mit welchem System diese abgeglichen werden.
Die Einstellung „Keine Ereignisse synchronisieren, die älter als X Tage“ bezieht sich hierbei auf die letzte vorgenommene Änderung an dem jeweiligen Termin. In der gezeigten Konfiguration würden alle Termine, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, mit Google synchronisiert werden.
Wenn die Termine mit der ams Cloud synchronisiert werden, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie im Falle eines Konflikts verfahren werden soll:
“lokale Version beibehalten” - Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in die Cloud übertragen. Dabei werden Änderungen in der Cloud ggf. überschrieben.
“entfernte Version übernehmen”- Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in ams übernommen. Dabei werden Änderungen in ams ggf. überschrieben.
Die Konfigurationsdialoge für die einzelnen Systeme, die unter dem Menüpunkt “Konfiguration” erreichbar sind, werden im Folgenden beschrieben.
Einstellungen für Kontakte
Es gibt diverse Optionen für Outlook und Tobit:
Für Kontakte gibt es im ams umfangreiche Filtermöglichkeiten. Zum einen können Sie bestimmen, ob für diesen Benutzer die Kontaktdaten der Kunden/Gesellschaften/Vermittler übertragen werden sollen. Insofern Sie mit Microsoft Outlook synchronisieren, haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit auszuwählen, in welchem Ordner die Kontakte abgelegt werden sollen.
Für Kunden gibt es zusätzlich die Wahlmöglichkeit, ob zusätzlich der Geburtstag des Kunden übergeben werden soll und ob nur die Kundenadressen eines bestimmten Vermittlers übertragen werden sollen. Unabhängig von der Auswahl dieser Option werden immer nur die Kunden übertragen die für diesen Benutzer sichtbar sind (Vermittlerfreischaltung – Programmoption).
Optionen für die ams Cloud:
Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog für die ams Cloud-Zugangsdaten.
Für jeden Benutzer, der seine Kontakte mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden.
Sobald die Zugangsdaten eingegeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams-Datenbank gespeichert. Ihr Passwort wird hierbei selbstverständlich in der Datenbank verschlüsselt. Beim erneuten Aufruf der Konfiguration wird Ihr Passwort aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt.
Der Benutzername, welchen Sie hier angeben, wird auch bei der Termin Synchronisation mit der Cloud verwendet.
Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" können Sie den Synchronisationsstatus Ihrer Kontakte zurücksetzen. Dies führt dazu, dass alle Kontakte, auch diejenigen die bereits synchronisiert wurden, erneut ausgespielt werden. Daher sollten Sie das Adressbuch in der Cloud leeren, bevor Sie diese Aktion durchführen, da sonst Duplikate ihrer Kontakte entstehen können.
Mit der Liste "Adressen mit folgenden Tags Synchronisieren" definieren Sie einen Filter nach dem die, zu synchronisierenden Adressen, selektiert werden. Alle Adressen, welchen mindestens eines der aufgeführten Schlagworte zugeordnet wurde, werden bei der Synchronisation berücksichtigt.
Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit
Bei der Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit können Sie wählen, welche Termine an das jeweilige System übergeben werden sollen. Die Benutzerauswahl wird vom System eingeschränkt, wenn Sie nicht über das Recht verfügen, Termine anderer Benutzer der gleichen Abteilung einzusehen. Für Outlook besteht auch die Möglichkeit, den Ordner, in welchem die Termine abgelegt werden, zu wählen.
Terminsynchronisation mit der Cloud
Für jeden Benutzer, der seine Termine mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden. Sobald die Zugangsadten eingeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams Datenbank gespeichert, wobei Ihr Passwort selbstverständlich verschlüsselt ist.
Kontakte synchronisieren
Je nach Einstellung werden alle Kunden/Interessenten oder nur ein Teil von ams nach Outlook/David übertragen. Ein übertragener Kunde würde wie folgt in Outlook erscheinen:
Wenn Sie in Outlook/David einen Kontakt neu anlegen und diesen an ams zurück übertragen wollen, müssen Sie im Eingabefeld "Kategorie" des Kontaktes den Begriff "Kunde" oder "Interessent" eintragen. Nur dann wird dieser Kontakt als neuer Kunde in das ams übertragen.
Hinweis für Tobit-Anwender: Um die Synchronisation mit Tobit David zu nutzen, muss dort vorher die Kategorie "Kunde" angelegt werden. Starten Sie dazu den DvISE-Administrator, wählen Sie "Kategorien" und benennen Sie eine der vorhandenen Kategorien in "Kunde" um. Da David nur 16 Kategorien unterstützt, ist die Neuanlage einer Kategorie leider nicht möglich. Fehlt die Kategorie "Kunde" beim Aufruf der ASSFINET MVP-Synchronisation, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung - die Synchronisation wird nicht ausgeführt.
Wenn Sie in Outlook einen Termin anlegen und diesen ins ams übertragen wollen, müssen Sie diesen Termin über das Eingabefeld "Kontakte" mit einem Kontakt aus Outlook verbinden. Bei Tobit David ist die Rückübertragung von Terminen NICHT möglich.
Wenn ein Kontakt oder Termin in Outlook/David gelöscht wird, so kann diese Löschung nicht ans ams übermittelt werden. Bei Kunden wäre dies sogar gefährlich, denn ein Kunde könnte im ams ja noch Verträge haben und diese Information besitzt Outlook/David nicht. Daher müssen Löschungen immer im ams vorgenommen werden.
Beim Datenaustausch werden die Daten im jeweiligen Zielsystem (also ams oder Outlook) grundsätzlich überschrieben. Es wird also z.B. ein Geburtsdatum im ams gelöscht, wenn ein Kontakt aus Outlook/David übertragen wird, dessen Geburtsdatum fehlt bzw. dort gelöscht worden ist.
Um das übertragene Datenvolumen möglichst klein zu halten, wird ein Datum zur Auswahl vorgegeben, mit dem nur Datensätze übertragen werden, die seit diesem Termin bearbeitet wurden (Feld "Bearbeitet seit"). Dies gilt für Datensätze im ams und in Outlook/David. Wenn Sie also alle Kunden übertragen wollen setzen Sie dieses einfach weit genug in die Vergangenheit zurück.
Bei privaten Kunden/Interessenten werden Vorname, Nachname, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon geschäftlich, Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite, Geschlecht und Geburtsdatum übertragen. Bei gewerblichen Kunden/Interessenten werden Name, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon gesch., Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite übertragen.
Bei den Terminen zu Kunden/Interessenten werden das Datum, Termingrund, Terminanmerkung, Von-Zeit und Bis-Zeit übermittelt.
Benötigte Benutzerrechte
Alle Rechte->Menü->Organisation->Benutzer
Alle Rechte->Fenster->Benutzer->Seite Synchronisation
Cloud Konten
Hier können Sie die Office 365 Anbindung (mit Terminen, Kontakten und Aufgaben), die Google Anbindung (mit Terminen und Aufgaben) und die concenter Anbindung einrichten. Geben Sie die dafür erforderlichen Benutzerdaten ein.
Externes DMS
Unter dem Reiter “Externes DMS” haben Sie u.a. die Möglichkeit, die Option zu aktivieren, den Posteingang, beim Öffnen, automatisch mit dem eingerichteten, externen DMS abzugleichen.
Zudem können Sie im unteren Bereich ELO-Einstellungen vornehmen. Geben Sie dafür die entsprechenden Kenndaten ein.
Erläuterung ELO: ELO (elektronische Leitz Ordner) ist eine Software, welche einem eine zentrale Ablage aller Geschäftsdokumente zur Verfügung stellt. Diese sind schneller auffindbar und Sie können deutlich effizienter arbeiten. Die Ablage und Organisation geschieht ähnlich wie bei der klassischen, papierbasierten Dokumentenverwaltung. In einem virtuellen Archiv stehen Schränke, in denen sich Ordner mit Registern befinden, die vom Anwender gefüllt und verwaltet werden.
Volltextsuche
Die Volltextsuche ermöglicht es, den gesamten Inhalt der ausgewählten Tabellen nach bestimmten Begriffen oder Textstellen zu durchsuchen. In dieser Ansicht können Sie festlegen, welche Tabellen für die Volltextsuche zugelassen sind. Verschieben Sie dazu die gewünschten Tabellen aus der Liste der möglichen Tabellen in die Liste der zugelassenen Tabellen. So bestimmen Sie, welche Datenquellen bei der Suche berücksichtigt werden sollen.
Dokumentenvorschau
Die Dokumentenvorschau ist eine Funktion innerhalb einer Software, die es Ihnen ermöglicht, den Inhalt von Dateien zu betrachten, ohne diese vollständig in einem entsprechenden Programm öffnen zu müssen. Dadurch können Sie schnell einen Überblick über den Inhalt von Dokumenten wie PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und anderen Dateitypen erhalten.
Die Vorschau kann entweder direkt in der Software integriert sein oder über externe Programme bereitgestellt werden, insbesondere wenn es sich um nicht unterstützte Dateiformate handelt.
Das hochgeladene Bild zeigt eine Konfigurationsseite für die Dokumentenvorschau mit verschiedenen Optionen:
Externe Vorschau manuell oder automatisch aktivieren
Verschiedene Einstellungen zur Vorschau von Bilddateien
Eine Option für die XML-Vorschau, bei der der Internet Explorer zur Darstellung verwendet wird.
Anmerkungen
Achtung: Bei der Neuanlage ist es wichtig, zuerst den Benutzernamen einzugeben, bevor Sie die Daten speichern. Andernfalls kann das System die Informationen nicht speichern.
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.