Ausgangssituation

Sie teilen Dokumente in der assfinet cloud oder collaboration über das Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)". Sie möchten das dafür verwendete Systemschlagwort ändern, entfernen oder vervollständigen.

Lösung

Sie können das Schlagwort, welches das MVP an Dokumente mit dem Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" hängt, anpassen oder das Systemschlagwort von den Dokumenten entfernen oder an allen Dokumenten mit dem Zugriffsrecht neu setzen.

Vorgehen

1. Öffnen Sie im Menüband “Systemverwaltung” den Menüpunkt “assfinet cloud verwalten”.

   Open

   

    

2. Wählen Sie nun dort den Menüpunkt “Replikations-Details einblenden” und scrollen nach rechts.

   Open

   

    

3. Setzen Sie dort nun drei Steuerelemente:
   Die Schaltflächen “Dokumentenrechte migrieren” und “Dokumente zurücksetzen”, sowie das Eingabefelde “Schlagwort”

    

5. Wenn Sie das Schlagwort ändern möchten, sollten Sie das bisherige Schlagwort zuerst von den Dokumenten entfernen (damit keine unbenutzten Schlagwörter im Bestand verbleiben).

   1. Dazu das bestehende Schlagwort in dem Feld “Schlagwort” bestehen lassen und auf “Dokumente zurücksetzen” klicken. (Funktion ab ams 5.0.0.59556 verfügbar)

6. Wenn Sie ein anderes Schlagwort als das Zugriffsrecht Web-Anwender verwenden wollen, z.B. weil das Schlagwort PORTAL für Ihren Bestand unpassend ist:

   1. Tragen Sie das neue Schlagwort in das Feld “Schlagwort” ein.

   2. Speichern Sie die Einstellung

       

   3. Klicken Sie auf “Dokumentenrechte migrieren” und alle Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” erhalten das gesetzte Schlagwort.

7. Falls Sie Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” in Ihren Bestand haben, die aber nicht über das entsprechende Schlagwort (üblicherweise PORTAL) verfügen, klicken Sie auf “Dokumentenrechte migrieren” und alle Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” erhalten das gesetzte Schlagwort.

Anmerkungen

• In den Einstellung zur Replizierung der Dokumente in die assfinet cloud wird das Schlagwort PORTAL erwartet. Der Wert muss dort ebenfalls angepasst werden, damit die Dokumente mit dem Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" in der assfinet cloud oder collaboration eingesehen werden können. Siehe auch: Wie stelle ich ein Dokument über die collaboration zur Verfügung?