Grundsätzliches / Formateinstellung
Das SEPA-Format kann über "Systemverwaltung, Einstellungen", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung, "Datei, Einstellungen" unter "Mandanten / Sepa" eingestellt werden.
Änderung zur Format-Einstellung werden nur in absoluten Ausnahmefällen notwendig, wenn auf
"immer die neueste Version verwenden, die anhand des Systemdatums gültig ist"
eingestellt wird. Die Einstellung erfolgt hier grundsätzlich für alle Banken, mit denen SEPA-Einzugsdateien "ausgetauscht" werden sollen. Die Formatversion wird mit Upates jeweils selbständig aktualisiert:
Für jeden Firmen-Mandanten müssen nun noch die beantragte und von der Deutschen Bundesbank zugewiesene SEPA-Gläubiger-ID, sowie der Gläubiger Name angegeben werden. Erst dann können SEPA-Lastschrifteinzüge über das AMS-System ausgeführt werden.
Rufen Sie dazu den Mandanten mit Doppelklick auf:
Sollten zum Mandanten lediglich SEPA-Überweisungen ausgeführt werden müssen, da bspw. nur Vermittlerabrechnungen zu überweisen sind, ist die Gläubiger-ID nicht erforderlich und wurde dann ggf. auch nicht angefordert. Der "Gläubiger-Name" muss dann aber dennoch angegeben werden, da er für Überweisungsaufträge synonym für den "Kontoinhaber" bzw. "SEPA-Initiator" verwendet wird.
Zu Makler-Bankkonten, die über "Systemverwaltung, Konten", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung über "Datei, Rechnungswesen – Konten", aufgerufen werden können, wird das EZV-Verfahren und der Mandant angegeben werden müssen, damit die Bank für SEPA-Einzüge und Überweisungen genutzt werden kann.
Die Gläubiger-ID wird aus den Mandanten-Einstellungen selbständig in die SEPA-Einzugsdatei eingesteuert.
Vergabe von Mandatsreferenzen
Im Standard werden bei Anlage von SEPA-Mandaten in Kunden und Verträgen selbstständig Mandatsreferenzen eingetragen, sobald ein Mandatsdatum angegebn und gespeichert wird. Ohne weitere Vorbelegung wird dazu eine 9-stellige Zahl beginnend bei 000000001 verwendet.
Ein Kontoinhaber muss an der Stelle nur eingetragen werden, wenn er nicht mit dem AMS-Kunde identisch ist. Die Angabe der “Lastschriftart”, also Basis- oder Firmenlastschrift ist zwingend erforderlich.
Wie erstelle ich eine EZV-Datei bei unterschiedlichen Lastschriftverfahren?
Die Vergabe der Mandatsreferenzen kann angepasst werden, sodass beliebige Feldinformationen aus Kunde und ggf. Vertrag in die Referenz einbezogen werden können. Dabei gelten allerdinge folgende Bedingungen:
Die Mandatsreferenz darf max. 35 Zeichen lang sein
Es dürfen keine Umlaute und anderen Sonderzeichen als + ? / - : ( ) . , ' verwendet werden, sowie keine Leerzeichen.
Die Mandatsreferenz muss eindeutig über alle AMS-Kunden und erteilte Mandate zu Bankkonten zugewiesen werden. Hat also eine Kunde zu Verträgen für unterschiedliche Bankkonten Mandate erteilt, darf nicht die gleiche Referenz verwendet werden.
Sollten ungültige Zeichen zur Referenz angegeben werden, werden die beim Speichern selbständig ausgeschnitten:
Beispiel zur Vergabe von abweichenden Mandatsreferenzen
Ein häufiger Kundenwunsch zur Vergabe von Mandatsreferenzen ist es, die AMS-Interne Kundennummer zu verwenden, gefolgt von einem fortlaufenden Zähler. In der Regel sind bis zu 99 Mandate pro Kunde ausreichend, sodass der Zähler häufig 2-stellig zugewiesen werden soll.
Diese Beispiel-Einrichtung zur Vergabe der Mandatsreferenzen kann wie folgt vorgenommen werden.
Rufen Sie "Systemverwaltung, Einstellungen" oder "Datei, Einstellungen" mit alter AMS-Fenstersteuerung auf und dort "Erweitert".
Wählen Sie im dann folgenden Fenster die Option "Systemeinstellungen"
Legen Sie hier über "Neuanlage" die folgenden beiden Schlüssel für allgemeine Kunden- und Vertragsmandate neu an:
Der "Wert" für beide Schlüssel ist identisch und kann unten kopiert werden:
kunde->vnnummer+"-"+f_amszahl("SEPA_MR-"+kunde->vnnummer,"C2")
Damit wird die Referenz nun beispielhaft wie folgt zugewiesen:
Mandat in den Kundendaten:
Mandat zu einem abweichenden Bankkonto in einem Vertrag des Kunden:
Mit der Anlage von Rechnungen wird das SEPA-Mandat zur Abrechnung übertragen. Sollte das Mandat erst nach der Erstellung der Abrechnung erteilt worden sein auch, wenn die bestehende Abrechnung zur Zahlungsart von "Manuell" auf “EZV” umgestellt wird.
Wurde eine EZV-Rechnung erzeugt ohne das Datum und Mandatsreferenz zur Abrechnung angegeben war, kann die Rechnung nicht eingezogen werden. Über die Umstellung der Zahlungsart auf manuell und wieder zurück auf EZV (jeweils Speichern ist notwendig) kann die Information nachübertragen werden. Umstelung der Zahlungsart, aber ggf auch eine manuelle Eingabe der Mandatsinformationen ist über "Bearbeiten" aus einem Abrechnungsjournal oder die Offene-Posten-Liste möglich:
Auch Verwendungszweck-Informationen können über “Bearbeiten ggf. vor dem Einzug geändert werden. Natürlich ist das auch für im SEPA-Verfahren zu überweisende Gutschriften in gleicher Weise möglich.
Verwendungszweck-Informationen für SEPA-Einzüge und Überweisungen (EZV)