Einstellungen für SEPA-Einzüge und Überweisungen / Einzugsmandate
- Klaus Vierle (Unlicensed)
Grundsätzliches / XML-Formateinstellung
Die SEPA-Formatversion kann über "Systemverwaltung, Einstellungen", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung über "Datei, Einstellungen" unter "Mandanten / Sepa" eingestellt werden.
Änderung zur Einstellung der Formatversion werden nur in absoluten Ausnahmefällen notwendig, wenn
"immer die neueste Version verwenden, die anhand des Systemdatums gültig ist"
gewählt ist. Die Einstellung erfolgt hier grundsätzlich für alle Banken, mit denen SEPA-Einzugsdateien "ausgetauscht" werden sollen. Die Formatversion wird mit Upates jeweils selbständig aktualisiert:
Für jeden Firmen-Mandanten müssen nun noch die beantragte und von der Deutschen Bundesbank zugewiesene SEPA-Gläubiger-ID, sowie der Gläubiger Name angegeben werden. Erst dann können SEPA-Lastschrifteinzüge über das AMS-System ausgeführt werden.
Rufen Sie dazu den Mandanten mit Doppelklick auf:
Sollten zum Mandanten lediglich SEPA-Überweisungen ausgeführt werden müssen, da bspw. nur Vermittlerabrechnungen zu überweisen sind, ist die Gläubiger-ID nicht erforderlich und wurde dann ggf. von ihnen auch nicht angefordert. Der "Gläubiger-Name" muss dann aber dennoch angegeben werden, da er für Überweisungsaufträge synonym für den "Kontoinhaber" bzw. "SEPA-Initiator" verwendet wird.
Zu Makler-Bankkonten, die über "Systemverwaltung, Konten", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung über "Datei, Rechnungswesen – Konten", aufgerufen werden können, wird das EZV-Verfahren angegeben und der Mandant verknüpft werden müssen, damit die Bank für SEPA-Einzüge und Überweisungen genutzt werden kann.
Die Gläubiger-ID wird aus den Mandanten-Einstellungen damit selbständig in die SEPA-Einzugsdatei eingesteuert.
Vergabe von Mandatsreferenzen
Im Standard werden bei der Anlage von SEPA-Mandaten in Kunden und Verträgen selbstständig Mandatsreferenzen eingetragen, sobald ein Mandatsdatum angegeben und gespeichert wird. Ohne weitere Vorbelegung wird dazu eine 9-stellige Zahl beginnend bei 000000001 verwendet.
Ein Kontoinhaber muss an der Stelle nur eingetragen werden, wenn er nicht mit dem AMS-Kunde identisch ist. Die Angabe der “Lastschriftart”, also Basis- oder Firmenlastschrift ist zwingend erforderlich.
Erstellung von SEPA-Einzugsdateien für unterschiedliche Verfahren zur Banklastschrift
Die Vergabe der Mandatsreferenzen kann angepasst werden, sodass beliebige Feldinformationen aus Kunde und ggf. Vertrag in die Referenz einbezogen werden können. Dabei gelten allerdings folgende Bedingungen:
Die Mandatsreferenz darf max. 35 Zeichen lang sein
Es dürfen keine Umlaute und andere Sonderzeichen als + ? / - : ( ) . , ' verwendet werden, sowie keine Leerzeichen.
Die Mandatsreferenz muss eindeutig über alle AMS-Kunden und erteilte Mandate zu Bankkonten zugewiesen werden. Hat also eine Kunde zu Verträgen für unterschiedliche Bankkonten Mandate erteilt, darf nicht für alle die gleiche “Kunden”-Referenz verwendet werden.
Sollten ungültige Zeichen zur Referenz angegeben werden, werden die beim Speichern selbständig ausgeschnitten:
Beispiel zur Vergabe von abweichenden Mandatsreferenzen
Ein häufiger Wunsch zur Vergabe von Mandatsreferenzen ist es, die AMS-Interne Kundennummer zu verwenden, gefolgt von einem fortlaufenden Zähler. In der Regel sind bis zu 99 Mandate pro mandatserteilendem VN / AMS-Kunden ausreichend, sodass der Zähler häufig 2-stellig zugewiesen werden soll.
Diese Beispiel-Einrichtung zur Vergabe der Mandatsreferenzen kann wie folgt vorgenommen werden.
Rufen Sie "Systemverwaltung, Einstellungen" oder "Datei, Einstellungen" mit alter AMS-Fenstersteuerung auf und dort "Erweitert".
Wählen Sie im dann folgenden Fenster die Option "Systemeinstellungen"
Legen Sie hier über "Neuanlage" die folgenden beiden Schlüssel für allgemeine Kunden- und Vertragsmandate neu an:
Der "Wert" für beide Schlüssel ist identisch und kann bitte aus der folgenden Zeile kopiert werden:
kunde->vnnummer+"-"+f_amszahl("SEPA_MR-"+kunde->vnnummer,"C2")
Sollten 99 Mandate nicht ausreichen, kann ,”C2”) am Ende der Formel auf ,”C3”) geändert werden, sodass dann 999 Mandate pro Kunde nöglich wären.
Damit wird die Referenz nun beispielhaft wie folgt zugewiesen:
SEPA-Mandat, das über die AMS-Kundendaten allgemein erteilt ist:
SEPA-Mandat zu einem abweichenden Bankkonto in einem Vertrag des Kunden:
Mit der Anlage von Rechnungen wird das SEPA-Mandat zur Abrechnung übertragen. Sollte das Mandat erst nach der Erstellung der Abrechnung erteilt worden sein, auch, wenn die bestehende Abrechnung zur Zahlungsart von "manuell" auf “EZV” umgestellt wird.
Wurde eine EZV-Rechnung erzeugt ohne das Datum und/oder die Mandatsreferenz zur Abrechnung angegeben waren, kann die Rechnung nicht eingezogen werden. Über die Umstellung der Zahlungsart auf manuell und wieder zurück auf EZV (jeweiliges “Speichern” ist notwendig) kann die Information nachübertragen werden. Die Umstellung der Zahlungsart, aber ggf auch eine manuelle Eingabe der Mandatsinformationen, ist über "Bearbeiten" aus einem Abrechnungsjournal, oder die Offene-Posten-Liste möglich:
Auch Verwendungszweck-Informationen können über “Bearbeiten” ggf. vor dem Einzug geändert werden. Natürlich ist das auch für im SEPA-Verfahren zu überweisende Gutschriften in gleicher Weise möglich.