Wie gehe ich vor, wenn ich aufgrund der Unzustellbarkeit einer Rechnung die Fälligkeit an den Versicherer abgeben möchte? (Wechsel Maklerinkasso auf Zentralinkasso)
- Franziska Schneider
Wenn eine Rechnung unzustellbar ist und das Inkasso daher zurückgegeben werden und der Vertrag in Zukunft im Zentralinkasso laufen soll, kann wie folgt vorgegangen werden:
Es ist noch keine Zahlung erfolgt
Wenn noch keine Zahlung erfolgt ist, kann die Rechnung storniert werden.
Der Versicherer ist zu informieren, dass das Inkasso zu dieser Fälligkeit abgegeben wird, und er sich um die Inkassierung der Prämie kümmern muss.
Die Zahlung ist bereits erfolgt (Einzug EZV oder manuelle Zahlung)
Wenn die Zahlung zur Abrechnung bereits erfolgt und gebucht ist, darf die Zahlung keinesfalls storniert werden, sofern es nicht dem konkreten Sachverhalt entspricht. Falls der Kunde die Rechnung nicht aktiv einfordert und so die Adressdaten aktualisiert werden können, ist eine Gutschrift zu erstellen und der Betrag an den Kunden zurückzuüberweisen. (Im Vertrag: Rechnungswesen/Vertragsrechnung anlegen - Erstattung)
Auch hier ist die Gesellschaft zu informieren.
Der EZV-Einzug konnte nicht durchgeführt werden, bzw. ist “geplatzt”
Ist der EZV-Einzug geplatzt (die Zahlungsbuchung durch das Erstellen der EZV Datei aber bereits erfolgt), ist zur Abrechnung über das Abrechnungsjournal eine Rücklastschrift zu buchen.
Folglich ist die Abrechnung wieder offen und entspricht dem konkreten Sachverhalt. Im Anschluss ist eine Gutschrift zu erstellen. In den offenen Posten kann die Gutschrift mit der offenen Abrechnung verrechnet werden.
Somit ist das Kundenkonto ausglichen und der Versicherer ist zu informieren, dass das Inkasso zu dieser Fälligkeit abgegeben wird.
Grundsätzlich wird empfohlen, den Einzug erst dann auszuführen, wenn davon auszugehen ist, dass dem Kunden die Rechnung vorliegt (5-7 Tage nach Rechnungsversand).
Der Kunde hat direkt an den Versicherer gezahlt
Hat der Kunde direkt an den Versicherer gezahlt, ist eine Direktzahlung zu buchen (Offene Posten/ Direktzahlung VN an VU). Das Inkasso kann ab der nächsten Fälligkeit abgegeben werden.
Zusätzlich muss bei allen Varianten noch die Anpassung am Vertrag auf Direktinkasso erfolgen.
Der Vertrag muss bei den jeweiligen Optionen zusätzlich auf Zentralinkasso umgestellt (Inkasso Haken raus) und unter "Provisionen" ein "Courtage-ab"-Datum angegeben werden (wenn das Inkasso nicht ab Vertragsbeginn zurückgegeben wird), da bereits gebuchte Maklerinkasso Rechnungen bei der Erstellung der Zentralinkasso Fälligkeitsliste (Provisionskontrolle) nicht berücksichtigt werden.
Die Buchungsvorschläge zum Vertrag erscheinen dann selbständig ab dem „Courtage ab“ Datum in der Provisionskontrolle.