Provisionsimport
Inhaltsverzeichnis:
Einleitung
ams.5 bietet ab der Version 4.6 die Möglichkeit, von der Gesellschaft elektronisch gelieferte
Provisionslisten automatisiert einzulesen. Die zu den Provisionen gehörenden Verträge werden
hierbei über verschiedene Merkmale zugeordnet und stehen danach im Arbeitsbereich zur Buchung
bereit. Die Daten können dabei sowohl automatisiert über assfinet data dokumente verarbeitet werden, als auch manuell über CSV-Listen.
Auch über BiPRO-Normen werden zu derzeit angebundenen Versicherungsunternehmen Importe angeboten, hier im Projekt BiPRO 430.7 Versichererinkasso digitale Provisionsabrechnung . Sprechen Sie uns zu den erweiterten Diensten bitte gerne an.
Der Arbeitsbereich
Sie erreichen den Arbeitsbereich über Datenaustausch → Provisionsdaten”.
Dort steht Ihnen dann eine Liste, wie in folgendem Beispiel gezeigt, zur Verfügung.
Spalten im Arbeitsbereich
Die Ansicht ist variabel. Die Spaltenansicht ist individuell anpassbar. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen eine Auswahl der möglichen Spalten und deren Funktion.
Spalte | Funktion |
|---|---|
Typ | Anzeige des jeweiligen Provisionstyps |
Aktion | Die Aktion wird beim Speichern nicht angepasst, das bedeutet, wenn Sie eine Provision bearbeiten, die als Aktion „Ignorieren“ gesetzt hat, müssen Sie die Aktion, um einen Import zu ermöglichen, manuell auf „Importieren“ setzen. |
Status gef. | Hier wird Ihnen der aktuelle Status des Datensatzes angezeigt. |
Abweichungen | Abweichungen, wenn ein Datensatz nicht zu 100% zugeordnet werden konnte. Es kann Abweichungen z.B. zur Fälligkeit oder der Courtage geben. |
Übereinstimmung | Folgende Übereinstimmungsmöglichkeiten sind möglich: 0%, 25%, 50%, 75%, 100% |
Filterbereich
Für die im Arbeitsbereich angezeigten Provisionssätze stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Die Filter können beliebig kombiniert werden und über den „Selektieren“-Button angewendet werden. Die Filter werden bei einem neuen Import automatisch zurückgesetzt.
Filter | Funktion |
|---|---|
Sparte | Anzeige der Provisionen zu einer bestimmten Sparte. |
Gesellschaft | Anzeige der Provisionen zu einer bestimmten Gesellschaft. |
Übereinstimmungsgrad | ams ordnet den importierten Provisionen, anhand der gefundenen Eigenschaften, einen Übereinstimmungsgrad zu. Hier können Sie festlegen, welche Sätze angezeigt werden: kleiner oder größer eines bestimmten Wertes. |
Provisionstyp | Hier können Sie eine Einschränkung auf einzelne Provisionstypen (AP/FP/DY) einstellen. |
Importnummer | In der Liste wird Ihnen zusätzlich zu den Informationen aus der Provision auch die Nummer des Imports angezeigt. Dieses soll dazu dienen, dass Sie einen einzelnen Import gezielt auswählen können, z. B. wenn Sie versehentlich eine alte Provisionsliste erneut importiert haben oder einen falschen Importfilter verwenden. Mit dieser Option können Sie auf einfache Art und Weise einen kompletten Import wieder entfernen. |
Einstellungen
Sie können mithilfe eines Rechtsklicks in Ihrem Arbeitsbereich die Einstellungen öffnen, indem Sie in dem sich öffnenden Fenster auf “Einstellungen” klicken:
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Im Einstellungsdialog können Sie die Parameter der Importschnittstellen ändern. Diese Einstellungen werden im System hinterlegt und stehen allen Benutzern des Provisionsimportes zur Verfügung. Zu den einzelnen Optionen ist jeweils auch ein Tooltip im System hinterlegt, lassen Sie für weitere Informationen Ihren Mauszeiger kurz über einem der Einträge ruhen.
Die folgende Tabelle zeigt die in der Schnittstelle vorhandenen Einstellungs-Werte:
Einstellung | Funktion |
|---|---|
Abweichung AP/Abweichung FP | Hier wird ein Wert erwartet, der angibt welche Abweichung vom System bezüglich der erwarteten Provision akzeptiert wird. |
Abweichung in % | Hier können Sie festlegen, ob die Werte die unter Abweichung AP/FP angegeben wurden, in absoluten Eurobeträgen oder in Prozent angegeben sind. |
AP/DY/FP prüfen | Sie können einstellen, ob eine Überprüfung der AP/DY/FP-Provisionen durch das System vorgenommen werden soll. In diesem Fall werden die erwartete Provisionshöhe und das erwartete Fälligkeitsdatum ermittelt und mit den Werten aus der eingelesenen Provision abgeglichen. Bei der Prüfung des Fälligkeitsdatums werden lediglich der Monat und das Jahr der Fälligkeit abgeglichen, die Erfahrung zeigt hier, dass ein Abgleich des Tagesdatums nicht sinnvoll erscheint. |
Provisionsdetail-Maske
Wenn Sie im Arbeitsbereich einen Doppelklick ausführen oder über den Button „Auswahl“ in den Detailbereich eines Provisionssatzes wechseln, wird Ihnen die oben abgebildete Maske angezeigt.
Hier werden die Details des Provisionssatzes dargestellt und Sie haben die Möglichkeit die einzelnen Werte anzupassen.
Die Maske gliedert sich in drei Bereiche:
Zugeordneter Vertrag - Hier werden die Daten (wie Vertragsnummer, Gesellschaft etc.) zu dem Vertrag angezeigt, welchen das System diesem Datensatz zugeordnet hat. Diese Zuordnung kann über den Button „Vertrag zuordnen“ von Ihnen manuell geändert werden.
Status
Übereinstimmung in % - Für die Provision wird anhand der im zugeordneten Vertrag vorliegenden Werte eine Übereinstimmung ermittelt. Die Übereinstimmung kann einen Wert zwischen 0 und 100% einnehmen. Dieser Wert wird durch die Bewertung verschiedener Parameter beeinflusst:
Gesellschaft
Sparte - Die Sparte DIV kann an dieser Stelle für jede beliebige Sparte stehen. Ebenfalls werden die Sparten INV und DEP gleichbehandelt.
Fälligkeitsdatum - es werden Monat und Jahr abgeglichen
Courtagebetrag - wenn dieser eine Abweichung aufweist als vom Benutzer in den Einstellungen vorgegeben)
„bereits gebucht“ – es könnte sein, dass für diesen Vertrag zu dieser Fälligkeit bereits eine Buchung erstellt wurde (wenn eine Belegnummer angegeben wurde, wird diese zusätzlich zur Identifikation der Buchung genutzt)
Abweichungen - In diesem Feld werden die Gründe angezeigt, warum die Übereinstimmung ggfs. nicht 100% beträgt, z.B. Fälligkeitsdatum
Manuell angepasst - Wenn dieses Feld gesetzt ist, wurde nach dem Import eine manuelle Anpassung an diesem Provisionssatz vorgenommen.
letzter Bearbeiter – es wird immer der letzte Bearbeiter angezeigt
Status - zeigt an, ob die Provision zugeordnet werden konnte oder nicht, z.B. identifiziert, Vertrag nicht gefunden
Aktion - Dieser Wert ist entscheidend dafür, ob diese Provision beim Buchen berücksichtigt wird oder nicht. Dieses Feld kann zwei Werte annehmen „Importieren“ / „Ignorieren“
Selektiert - Gibt an, ob diese Provision im Arbeitsbereich als Selektiert angezeigt wird
Provisionsdaten
Unter dem Punkt Provisionsdaten werden die erwarteten und derzeit erfassten Werte für die zu importierende Provision angezeigt.Provisionsart – Festlegung welche Provisionsart diesem Datensatz zugeordnet werden soll
AP – Abschlussprovision
FP – Folgeprovision
DY – Dynamik
Courtagebetrag – Anzeige des gelieferten Provisionsbetrages
Referenzzeitraum von–bis – Provisionszeitraum des gelieferten Provisionsbetrages
Belegnummer – Vorbelegung durch den Import, wenn die Gesellschaft eine eindeutige Buchungsnummer für die Provision übergibt
Zusätzlich ist auch in dieser Maske ein direkter Sprung zum zugeordneten Vertrag möglich. Über die Vor-/Zurückbuttons können Sie zu den jeweiligen Datensätzen wechseln.
Wenn Sie Änderungen an der Provision vornehmen, wird beim Speichern automatisch eine neue Zuordnung anhand der geänderten Parameter versucht. Dementsprechend ändern sich dann auch die in den Statusfeldern angegeben Werte.
Sollte der importierte Courtagebetrag von dem, aus den Vertragsdaten, ermittelten Betrag abweichen, wird automatisch vom System, wenn man den Datensatz mit Doppelklick öffnet, unten rechts eine zusätzliche Gruppe von Feldern angezeigt (Provisionsdifferenzen).
Verbuchen von Provisionsdifferenzen
Unter „Provisionsdifferenzen“ werden Ihnen die Informationen angezeigt.
Beispiel 1:
Im Beispiel 1 werden € 105,- erwartet, von der Gesellschaft über den Import aber nur € 40,- geliefert.
Die Differenz von € 65,- (rechts im Bild) kann nun vom System nachgehalten oder verworfen werden.
Soll der Betrag nachgehalten werden, wird ams im System einen entsprechenden Eintrag in den Systemtabellen vornehmen. Den verbleibenden Betrag können Sie dann bei der Gesellschaft nachfordern und bei Zahlung verbuchen.
Alternativ können Sie auch die Option „Betrag ausbuchen“ auswählen.
Beispiel 2:
Im zweiten Beispiel wurden € 2,25 EUR erwartet, von der Gesellschaft über den Import aber € 40,- geliefert. Die Differenz von € 37,75 (rechts im Bild) kann nun vom System nachgehalten oder verworfen werden.
Wenn der bei der Gesellschaft angemahnte Differenzbetrag gezahlt wird, kann das System im Allgemeinen keine Zuordnung dieses Betrages gewährleisten, da dieser außerhalb der erwarteten Fälligkeiten liegt bzw. zum Stichtag bereits eine Buchung vorliegt.
Wenn Sie als Aktion „Betrag ausbuchen“ wählen, bietet das System Ihnen an, eine bestehende Provisionsdifferenz auszuwählen und den Betrag hiergegen auszubuchen.
Wenn Sie eine Provisionsdifferenz auswählen, wird die erwartete Provision (links) auf den noch ausstehenden Betrag angepasst und es werden die Werte der Provisionsdifferenz im Fenster angezeigt. Da die Provisionsdifferenz nicht notwendiger Weise in voller Höhe von der Gesellschaft ausgeglichen wurde, haben Sie hier noch die Möglichkeit über die Option „Differenz nachhalten“ einen eventuell verbleibenden Restbetrag weiterhin nachzuhalten, anderenfalls wird die Provisionsdifferenz als gezahlt angesehen und aus dem System entfernt.
Import
Wenn Sie Provisionsdaten per Excel-Datei von Ihren Versicherern erhalten können, gibt es dafür derzeit keinen allgemeinen Standard, sodass es notwendig wird, die gelieferten Daten aus dieser Versicherer-Liste in die Musterdatei zu kopieren und diese Datei dann zum Import zu nutzen. Ggf. müssen Zeilen für bspw. Summendarstellung etc., also die, die keine Provisionslieferung zu einem Vertrag enthalten, aus der Liste entfernt werden:
Versicherer-Liste: | ams-Muster:
|
Um die Provisionsdaten zu importieren, rufen Sie bitte "Datenaustausch → Provisionsdaten", oder mit "alter" ams-Fenstersteuerung "Datei → Importieren → Provisionsdaten" auf und dort "Datei einlesen":
Sollte das Menü "Provisionsdaten" nicht vorhanden sein, kann es wie folgt freigegeben werden:
Speichern Sie das Freigabeskript auf Ihrem Rechner.
Rufen Sie im ams "Hilfe → Support-Script ausführen" auf, und wählen die vorher gespeicherte AMSSCRIPT-Datei zur Einspielung aus.
Schließen Sie ams und melden Sie sich neu an. Das Menü steht nun zur Verfügung.
Beachten Sie ggf., dass das Menü-Zugriffsrecht "Datei → Importieren → Provisionen importieren" für Ihre ams-Benutzeranmeldung zugewiesen sein muss.
Satzbau
Der Standardfilter setzt eine feste Struktur der zu importierenden CSV-Datei voraus. Folgende
Tabellen beschreiben, in welchen Spalten welche Werte vorhanden sein müssen oder können.
Die Tabellen enthält Informationen dazu, welche Daten für den Import in der CSV-Excel-Datei in welcher Reihenfolge und in welchem Format angegeben sein müssen, um den Import über diesen ams-Standard zu nutzen.
Dabei wird unterschieden zwischen Provisionsimport V3 und Provisionsimport V4. Je nachdem, welche Felder in der von Ihrem Versicherer zugelieferten Tabelle vorhanden sind, entscheidet sich, welche Version Sie benötigen.
Wenn Sie nicht die korrekte Version in Ihrem ams-System installiert haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support, um die korrekte Version zu installieren.
Provisionsimport V3
Legende:
grün: Der Wert ist zwingend erforderlich
rot: Es darf kein Wert angegeben werden (assfinet data-intern)
keine Farbe: optional (kann leer bleiben)
Position | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Verwendung data-Importe (amsPK) | Das Feld muss für “manuelle” Importe leer bleiben |
2 | Vertrags-Nr. | ams-Vertragsnummer |
3 | VU-Nummer | Nummer des Versicherungsunternehmens |
4 | Vermittlerkonto | Makler-Vermittlerkonto beim Versicherungsunternehmen |
5 | Sparte | ams-Spartenkürzel |
6 | Betrag | Courtagebetrag, der gebucht werden soll. Dieser Wert wird mit dem im ams gespeicherten Wert zur Vertragsfälligkeit |
7 | Reserviert | Werte werden beim Import nicht verwendet |
8 | Nettoprämie | Dieser Wert wird als Courtage-Bezugsgröße verwendet und wird, obwohl optional, dann zwingend benötigt, wenn Vermittler-Courtagesätze auf die Bezugsgröße |
9 | Provisionstyp | Gibt an, ob es sich um AP, APZV (ZV = Zusatzversicherung), FP, FPZV, DY oder VR (Vertragsregulierungen) handelt. Wenn nichts oder ein anderer Wert angegeben ist, wird als Standard die ams-Provisionsart AP verwendet. |
10 | Zeitraum von JJJJMMTT | Fälligkeitsdatum, das für alle Provisionstypenarten angegeben sein muss. |
11 | Zeitraum bis JJJJMMTT | Für FP, FPZV und VR muss zwingend das bis-Datum zum abgerechneten Leistungszeitraum angegeben werden. Für |
12 | Vertragsinfos | Anmerkungen zum Vertrag der Buchung |
13 | Belegnummer | Notennummer der Versicherer-Note |
14 | Reserviert | Werte werden beim Import nicht verwendet |
15 | Verwendung data-Importe (Filter) | Das Feld muss für “manuelle” Importe leer bleiben. |
Unter folgendem Link können Sie eine Muster-Excel-Datei zum Satzbau herunterladen: Satzbau V3
Um sicherzugehen, dass Sie die korrekten Daten bekommen, können Sie diese Datei als Vorlage an Ihren Versicherer geben. Sollten Sie damit keinen Erfolg haben, und eine für Ihre Version unpassende Liste zurück bekommen, wenden Sie sich bitte an Ihren Support!
Anmerkungen
Über den E-Learning-Kurs unserer academy zum Provisionsimport können Sie zudem Grundwissen vertiefen, und erweiterte Kenntnisse erwerben. Nach erfolgreicher Absolvierung eines Wissenstests wird dort ein Zertifikat bereitgestellt, und es ist möglich einen erweiterten Provisionsimporter mit zusätzlichen Feldern und Funktionen zu erhalten.
Dieser Kurs entspricht 2 Zeitstunden. Die persönliche Urkunde zum Zertifikat enthält die nach VersVermV §7 Absatz 2 Punkt 1-3 geforderten Informationen und kann nach bestandenem Test direkt heruntergeladen werden.
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.