Abrechnungs-Belegnummer (Rechnungsnummer) mit Nummernkreisen für AMS-Mandanten
- Klaus Vierle (Unlicensed)
Mit der Erstellung von Abrechnungen wird grundsätzlich eine fortlaufende Belegnummer selbständig der Abrechnung zugewiesen. Die Nummer wird dabei im Format <Jahr der Abrechnungsanlage>/<9-stellige Nummer> vergeben, also bspw. 2022/000001234, wenn die 1.234. Abrechnung im Jahr 2022 im System angelegt wird. Dazu wird ein Zähler mit dem Namen OPNR verwendet.
Diese Belegnummer ist zunächst systemübergreifend eingerichtet, würde also in einem Mehrmandanten-System keinen abweichenden Nummernkreise pro AMS-Firmen-Mandanten verwendet.
Mandanten können ggf. per Linzenz-Freigeschaltung freigegeben werden, und dann über “Systemverwaltung, Einstellungen”, oder mit alter AMS.5-Fenstersteuerung über “Datei, Einstellungen”, verwaltet werden. Einer der Mandanten ist als Haupt- oder Master-Mandant anzugeben:
Format dieser Belegnummer ändern / Mandanten-Nummernkreise einrichten
Grundsätzliches:
Es ist zu empfehlen, zur Nummernvergabe auf Buchstaben zu verzichten, weil AMS-Buchungsdaten per AMS-Schnittstelle an Finanzbuchhaltungen übergeben werden können, und in Fibu-Systemen nicht in jedem Fall Buchstaben in Belegnummern akzeptiert sind. Die AMS-Rechnungsnummer wird mit Nutzung des AMS-Fibu-Exports in Fibu-Systeme übertragen werden müssen, auch weil sie dort eine entscheidende Rolle zum Ausgleich von Offenen Posten spielt. Ggf. würde es also notwendig Sonderanpassungen zum Fibu-Export zu beauftragen, würden auch Buchstaben verwendet. Im AMS ist das grundsätzlich zugelassen.
Da beim Fibu-Export im Standard nur die fortlaufende Nummer ohne die führende Jahreszahl verwendet wird, sollte darauf verzichtet werden, Nummernkreise pro Buchungsjahr einzurichten.
Die Einrichtung von Nummernkreisen pro AMS-Mandat, kann über "Systemverwaltung, Einstellungen" oder mit "alter" AMS.5-Fenstersteuerung über "Datei, Einstellungen", dort über "Erweitert" unter der Option "Systemeinstellungen" vorgenommen werden.
Beispielhaft:
Für den Haupt- bzw. Master-Mandanten
Legen Sie einen neuen Parameter wie folgt an.A. Wenn der Zähler "OPNR" weiterhin verwendet werden soll:
Schlüssel: | INKASSO |
Name: | RECHNUNGSNUMMER |
Typ: | String |
Wert: | substr(dtoc(date()),7)+"/"+f_amszahl("OPNR","C9") |
B. Wenn ein neuer Zähler "OPNR_M1" verwendet werden soll, und der Zähler mit
<Jahr 4-Stellig>/100000001 beginnen soll:
Schlüssel: | INKASSO |
Name: | RECHNUNGSNUMMER |
Typ: | String |
Wert: | substr(dtoc(date()),7)+"/1"+f_amszahl("OPNR_M1","C8") |
2. Für alle weiteren Mandanten, die keine Hauptmandanten sind
Legen Sie je einen Schlüssel wie folgt an:
Wenn der verwendete Zähler zum 2. Mandanten mit OPNR_M2 angelegt werden soll, und die erste Nummer zum 2. Mandanten 2020/200000001 sein soll.
Schlüssel: | INKASSO/<Mandanten-Kürzel> |
Name: | RECHNUNGSNUMMER |
Typ: | String |
Wert: | substr(dtoc(date()),7)+"/2"+f_amszahl("OPNR_M2","C8") |
Mit folgendem Formel-Wert zum Beispiel Mandant 2 würde die führende Jahreszahl entfallen und eine 5-stellige Zahl mit 2 beginnend vergeben, also die erste Nummer mit 20001
"2”+f_amszahl("OPNR_M2","C4")
Nach 29999 würde selbständig auf 20000 zurückgesetzt. Mit der folgenden Formel würde mit 30000 weitergezählt, wobei dann der Zähler auf 20000 vorbelegt werden müsste.
f_amszahl(““OPNR_M2”,”C5”)
Nur für diesen Fall, für alle v.g. Zähler die mit 1 beginnen und die 1. Zahl fest vorgegeben ist, ist das nicht notwendig, müsste der folgende Zähler an gleicher Stelle wie folgt angelegt werden:
So können Belegnummern für beliebige weitere Mandanten und zu Formaten festgelegt werden.
Das Format sollte dann aber schon für alle Nummernkreise gleich gehalten werden.
Beachten Sie bitte auch, dass, sofern der Hauptmandant mal geändert werden muss, die Nummernkreise beibehalten werden müssen, sodass die Zähler-Formeln entsprechend angepasst werden müssen. Die Formel für den neuen Hauptmandanten muss dann in den Hauptzähler zur Rechnungsnummer eingetragen werden und für den dann neuen Nebenmandanten muss ein neuer Schlüssel mit Zugriff auf den bereits vorhanden Zähler neu angelegt werden.
Die angelegten Parameter finden Sie über die “Systemeinstellungen” im Ordner INKASSO und ggf. Mandanten-Unterordnern, sodass vorhandene einfach zum Formel-Wert geändert werden können. Das Einstellungsmenü sollte über die Zuordnung von Benutzer-Zugriffsrechten vor unautorisiertem Zugriff geschützt werden.
Sofern andere Nummernkreise gebildet, und/oder nachträglich angelegte Zähler geändert werden sollen, also mit einer anderen Nummer begonnen werden soll, sprechen Sie uns bitte ggf. gerne an. Über die Support-Funktionen können angelegte Zähler zur Vergabe der Belegnummern ggf. auch im Nachhinein noch geändert werden.
Grundsätzlich ist dabei aber auf buchhalterische Grundsätze und Bestimmungen zur fortlaufenden Vergabe von Beleg- und Rechnungsnummern zu achtet. Das ist im Besonderen dann so, wenn aus dem AMS-Nebenbuch Daten an eine Finanzbuchhaltung übergeben werden.
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