Die Automatismus Maske

Die Maske zum Erstellen eines Automatismus ist in fünf Bereiche unterteilt.

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1. Der Kopfbereich

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Hier können eine Bezeichnung und eine Beschreibung zu dem Automatismus erfasst werden. Beim Erfassen beider Werte sollte bedacht werden, dass diese nicht nur als Gedächtnisstütze dienen.

Werden z.B. Eingabe des Anwenders benötigt, wird dieser über den Start des Automatismus informiert und aufgefordert die benötigten Werte zu erfassen. Dabei werden sowohl der Titel als auch die Beschreibung angezeigt. Dies dient dazu, dem Anwender den Kontext zu vermitteln, also mitzuteilen was gerade geschieht, damit er nachvollziehen kann, welche Informationen benötigt werden.

Mit der Auswahlbox „Aktiv“, kann ein Automatismus eingeschaltet werden. Nur aktive Automatismen werden ausgeführt.

Darüber hinaus wird im Kopfbereich angegeben worauf ein Automatismus reagieren soll. Es stehen fünf Arten von Auslöser zur Verfügung.

„Starten, wenn in einer Maske eine Aktion ausgelöst wurde.“ – Maskenauslöser

Ein Maskenauslöser startet einen Automatismus bei bestimmten Tätigkeiten innerhalb einer gewählten Maske. Welche Aktionen zur Verfügung stehen ist von der ausgewählten Maske abhängig. Es handelt sich dabei üblicherweise um Aktionen mit einem speziellen Bezug zu der Maske. Zum Beispiel bietet der Archivdialog die Aktion „Police archivieren“.

Eine Aufstellung der verfügbaren Masken und ihrer jeweiligen Aktionen findet sich im Kapitel „Maskenauslöser“ auf Seite 15.

Bei einem Maskenauslöser muss berücksichtigt werden, dass dieser grundsätzlich nur aus einer Maske heraus startet. Nehmen wir an, die Vertragsmaske bietet die Aktion „Speichern“ an. Ein Automatismus würde nur dann gestartet werden, wenn in einer Vertragsmaske die Funktion „Speichern“ aufgerufen wird. Bei einer Vertragsverlängerung zum Beispiel, würde der Maskenauslöser nicht reagieren.

„Starten, wenn ein Vorgang bearbeitet wird.“ – Vorgangsauslöser

Ein Vorgangsauslöser reagiert immer dann, wenn in einem Vorgang die Aktion oder der Status geändert wurde. Automatismen, welche auf diese Art von Auslöser reagieren, stehen in Verbindung mit den Vorgangstypen.

„Starten, wenn eine Aktion mit Datensatz ausgeführt wird.“- Datensatzauslöser

Datensatzauslöser reagieren auf bestimmte Aktionen, welche auf einen Datensatz des gewählten Typs angewandt werden. Beispielsweise könnte ein Automatismus immer dann gestartet werden, wenn ein Vertrag gespeichert wird.

Ein Datensatzauslöser reagiert immer. Also auch auf Aktionen welche zum Beispiel automatisiert vom Geplante Aufgaben Dienst durchgeführt werden. Dies kann auch zur Folge haben, dass mehrere Automatismen, nacheinander, gestartet werden. Beispielsweise könnte das Betätigen einer „Speichern“ Schaltfläche einen Maskenauslöser und einen Datensatzauslöser starten.

„Starten, wenn aus einem Automatismus aufgerufen wird.“ – Subautomatismus

Hierbei handelt sich nicht um einen Auslöser. Ein Automatismus mit diesem Starttyp, wird nur dann ausgeführt, wenn er aus einem anderen heraus aufgerufen wird. Es handelt sich also um Unterroutinen für andere Automatismen.

„Starten, wenn aus einer geplanten Aufgabe aufgerufen wird.“ – Dienstauslöser

Der Dienstauslöser wird aus der geplanten Aufgabe in einem definierbaren Intervall aufgerufen. Die Automatismen werden also nicht, durch den Anwender, während der Arbeit im MVP, ausgelöst, sondern in einem Hintergrunddienst ohne Benutzeroberfläche ausgeführt.

2. Der Auslöser

In diesem Bereich wird spezifiziert worauf genau der Automatismus reagieren sollen und unter welchen Bedingungen dies geschieht. Abhängig von der gewählten Auslöser Art werden verschiedene Abschnitte eingeblendet.

Abschnitt „Auslöser“

Maskenauslöser

Bei einem Maskenauslöser wird hier angegeben auf welche Maske reagiert werden soll. Wurde eine Maske gewählt, wird eine Liste von Aktionen geladen, aus denen diejenige ausgewählt werden kann, welche den Automatismus starten soll.

Vorgangsauslöser

Vorgangsauslöser werden immer dann ausgelöst, wenn ein Vorgang eines bestimmten Typs gespeichert wird. Auf Wunsch wird der Automatismus nur ausgelöst, wenn eine bestimmte Kombination von Aktion und Status zutreffen.

Ein Automatismus kann z.B. gestartet werden, wenn der Status, innerhalb der Aktion „Schadenbesichtigung“, von „In Bearbeitung“ auf „Zurückgestellt“ wechselt. Die Ausgangszustand kann aber auch ignoriert werden. So kann ein Automatismus starten, wann immer ein Vorgang auf Status „Erledigt“ gesetzt wird.

Wurde ein Automatismus mit einem Vorgangs Typen verknüpft, wird dieser in der Vorgangs Typen Verwaltung angezeigt. Wird in Ablauf Struktur eine Aktion oder Status ausgewählt, werden alle Aktionen, aller Automatismus aufgelistet, die mit dem gewählten Eintrag verknüpft sind. Mit einem Doppelklick auf eine Aktion, wird der entsprechende Automatismus geöffnet.

Datensatzauslöser

Ähnlich dem Maskenauslöser, wird zunächst ein Datensatztyp ausgewählt. Dadurch wird die Liste der verfügbaren Aktionen aktualisiert, von denen eine ausgewählt wird, um den Automatismus zu starten.

Subautomatismus

Subautomatismen werden von anderen Automatismen aufgerufen. Dazu werden die Subautomatismen als Parameter an bestimmte Aktionen übergeben, welche die Automatismen ausführen. Der Zeitpunkt, die Bedingungen, zu denen der Subautomatismus startet, und der Kontext, also die verfügbaren Daten, ist von den aufrufenden Automatismen abhängig.

Dienstauslöser

Der Dienstauslöser wird von den Geplanten Aufgaben, in einem definierbaren Intervall, aufgerufen. Da weder eine Maske noch eine Datenmenge als Ausgangpunkt, also als Kontext, dienen können, müssen die verfügbaren über eine Freie Selektion zur Verfügung gestellt werden. Zur Auswahl steht nur Selektionen, welche für Automatismen freigegeben wurden.

Unter „Kennung für Geplante Aufgaben“ kann ein beliebiger Text eingegeben werden. Dieser dient als Selektionsmerkmal für die geplanten Aufgaben. Die hier erfasste Kennung wird einer „AutomatismusAusfuehren“ Aufgabe als „Eingabedaten“ übergeben. So kann der Aufgabe mitgeteilt werden, welche Automatismen ausgeführt werden sollen.

Beispielweise könnten zwei geplante Aufgaben eingerichtet werden. Eine wird zur täglichen Ausführung konfiguriert und erhält als Eingabedaten das Wort „Täglich“. Die Zweite wird zur wöchentlichen Ausführung eingerichtet und erhält das Wort „Wöchentlich“. Automatismen, welche täglich ausgeführt werden sollen, erhalten als Kennung „Täglich“ und werden damit, von der ersten Aufgabe ausgeführt.

Abschnitt „Bedingungen“

Maskenauslöser können besondere Bedingungen bereitstellen, von denen der Start des Automatismus abhängig gemacht werden kann. Die verfügbaren Bedingungen und ihre Bedeutungen werden im Kapitel „Maskenauslöser“ auf Seite 15 erklärt.

Die zur Verfügung gestellten Bedingungen werden ignoriert, bis sie aktiviert wurden. Dazu muss die Checkbox, vor dem Bedingungsname, angehakt werden. Wurde eine Bedingung aktiviert, findet sie auch dann Berücksichtigung, wenn kein Wert angegeben wurde.

Im obigen Bild z.B. lautet die Bedingung „nur wenn der Wert des Dokumententyp gleich ANTRAG ist“. Würde „ANTRAG“ entfernt, also kein Wert angegeben, dann wäre die Bedingung „nur wenn kein Wert bei Dokumententyp angegeben wurde“.

Abschnitt „Feldbedingungen“

Feldbedingungen führen dazu, dass ein Automatismus nur dann gestartet wird, wenn der Wert eines bestimmten Feldes, die angegebene Voraussetzung erfüllt. Also Beispielsweise ein bestimmtes Wort enthält oder einen Betrag überschreitet.

Welche Felder zur Verfügung steht, ist von dem gewählten Auslöser abhängig. Details zu dem Thema befinden sich im Kapitel „5. Der Datenbereich“ auf Seite 13.

Die Feldbedingungen werden in Gruppen zusammengefasst. Es können beliebig viele Gruppen angelegt werden. Dabei sind die Gruppen Oder-Verknüpft. Dies bedeutet, der Automatismus wird gestartet, sobald eine der Gruppen erfüllt ist.

Eine Gruppe gilt als erfüllt, wenn alle Bedingungen innerhalb der Gruppe erfüllt sind.

Über die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ kann eine weitere Gruppe angefügt werden. Mit der roten X-Schaltfläche kann eine zusätzliche Gruppe entfernt werden. Die erste, primäre Gruppe kann nicht entfernt werden.

Im Gruppentitel, neben der roten X-Schaltfläche, befindet sich die Schaltfläche „Feld Hinzufügen“. Bei Betätigung öffnet sich ein Dialog, in dem das gewünschte Feld ausgewählt werden kann. Dieses wird dann als neue Bedingung in die entsprechende Gruppe eingefügt.

Die Feldbedingungen bestehen aus mehreren Elementen.

In der ersten Zeile befindet sich der Feldname und eine Schaltfläche mit einem roten X. Mit dieser Schaltfläche kann die Bedingung gelöscht werden.

Unter dem Feldnamen befindet sich eine Auswahlliste mit Operanten für den Vergleich.  Zur Verfügung stehen:

·      gleich                                    -        Der Feldinhalt muss mit dem angegebenen Wert identisch sein.

·      ungleich                              -        Der Feldinhalt muss sich von dem angegebenen Wert unterscheiden.

·      kleiner                                 -        Der Feldinhalt muss kleiner dem angegebenen Wert sein.

·      größer                                  -        Der Feldinhalt muss größer dem angegebenen Wert sein.

·      enthält                                 -        Der Feldinhalt muss den angegebenen Wert beinhalten. Die Bedingung ist auch dann erfüllt, wenn der Feldinhalt identisch ist.

·      enthält nicht                      -        Der Feldinhalt darf den angegebenen Wert nicht enthalten.

·      ist leer                                  -        Das Feld muss leer sein.

·      ist nicht leer                      -        Das Feld darf nicht leer sein.

Neben der Auswahlliste befindet sich ein Eingabefeld. In diesem wird der Vergleichswert erfasst. Die Art des Eingabefelds ist vom gewählten Feld abhängig. Bei manchen Feldern werden Auswahllisten bereitgestellt oder eine Schaltfläche zur Suche angeboten.

In der Zeile „Vergleich mit“ wird angegeben, ob mit dem aktuellen Feldinhalt oder mit dem vorherigen Inhalt verglichen werden soll. Ein Vergleich mit dem aktuellen Feldinhalt ist immer möglich. Mit dem vorherigen Inhalt kann nur dann ein Vergleich stattfinden, wenn sich der Inhalt geändert hat. Ansonsten steht dieser Wert nicht zur Verfügung. Ein Vergleich würde scheitern wodurch die Bedingung als nicht erfüllt betrachtet wird.

Mit der Option „Feldinhalt muss sich geändert haben“ kann angegeben werden, dass die Bedingung nur dann erfüllt sein kann, wenn ein neuer Wert erfasst wurde. Soll z.B. ein Automatismus einmalig gestartet werden, wenn der Status eines Kunden auf „Ex-Kunde“ gestellt wird, kann dies mit dieser Option erreicht werden. Beim Speichern des geänderten Status, würde der Automatismus starten. Bei evtl. späteren Änderungen an dem Ex-Kunden, würde der Automatismus nicht mehr starten, da zwar der korrekte Status hinterlegt ist aber sich dieser nicht geändert hat.

Mit diesen zusätzlichen Optionen kann auch erreicht werden, dass nur auf bestimmte Statusänderungen reagiert wird. Soll beispielsweise ein Automatismus gestartet werden, wenn der Status eines Vertrags von „EIGEN“ auf „STORNO“ geändert wird, kann dies mit zwei Feldbedingungen erreicht werden. In der Ersten wird geprüft ob der alte Feldinhalt dem Wert „EIGEN“ entspricht und in der Zweiten ob der aktuelle Wert „STORNO“ entspricht.

3. Die Aktionsliste

In diesem Bereich der Maske werden die Aktionen, welche vom Automatismus durchgeführt werden, verwaltet.

Die Aktionen werden von Oben nach Unten abgearbeitet. Dabei kann jede Aktion Werte zugreifen, welche zuvor ausgeführte Aktionen bereitgestellt haben.  In den Kapiteln „4. Die Aktionsdetails“ und „5. Der Datenbereich“ auf Seite 11 bzw. Seite 13 wird darauf näher eingegangen.

Durch Betätigen der Schaltfläche „Eine Aktion hinzufügen“ kann eine weitere Aktion an die Liste angehängt werden.

Wird eine Aktion angeklickt, wird diese ausgewählt. Dies bewirkt, dass die Details, der Aktion, zur Bearbeitung eingeblendet werden. Die ausgewählte Aktion kann an dem hervorgehobenen Titel erkannt werden.

In der Mitte, des Aktionsbereich, findet sich eine mit „Funktion“ beschriftete Auswahlliste. Aus dieser kann wird eine auszuführende Aktion ausgewählt. Eine kurze Erläuterung, zur ausgewählten Aktion, wird unterhalb der Auswahlliste eingeblendet. Eine Aufstellung mit den verfügbaren Aktionen und ihren Beschreibungen, befindet sich im Kapitel „Aktionen“ auf Seite 18.

Mit der roten X-Schaltfläche, oben Rechte, kann eine Aktion entfernt werden. Die Doppelpfeile, unten links, dienen zum Verschieben der Aktion. Also zum Ändern der Reihenfolge, in welcher die Aktionen ausgeführt werden.

4. Die Aktionsdetails

Hier werden die ggf. benötigten Parameter, zu der gewählten Aktion, erfasst. Außerdem kann die Ausführung einer einzelnen Aktion an Bedingungen geknüpft werden.

Parameter

Sollte eine Aktion, um ihre Aufgabe durchzuführen, Werte benötigen oder Werte als Ergebnis zurückgeben, werden diese als Parameter aufgelistet. Ein kurzer Hinweis auf die Bedeutung eines Parameters, wird eingeblendet, wenn der Mauszeiger über dessen Bezeichnung positioniert wird.

Eingabeparameter, also Werte, welche an die Aktion übergeben werden, können an dem grünen Pfeil erkannt werden. Ausgabeparameter, also Ergebniswerte der Aktion, werden mit einem roten Pfeil markiert.

Parameter, welche zur Ausführung zwingend erforderlich sind, müssen immer definiert werden. Optionale Parameter können nach Belieben de- bzw. aktiviert werden. Dies geschieht durch Entfernen bzw. Setzen, des Häkchen der entsprechenden Checkbox. Ausgabeparameter können nicht deaktiviert werden, da entsprechende Ergebnisse immer vorliegen. Dennoch können diese Parameter ignoriert werden, sollte deren Wert nicht benötigt werden.

Es gibt vier Möglichkeiten einem Eingabeparameter einen Wert zuzuweisen.

Fester Wert

Ein fester Wert ist eine Angabe, welche bei der Definition einer Aktion hinterlegt wird. Dies sind häufig konstante Werte. Es besteht aber auch die Möglichkeit auf Felder und Variablen zuzugreifen, um z.B. einen Betreff zusammenzustellen.

Einige Parameter stellen eine Liste mit möglichen Werten zur Auswahl. Die Angabe eines Wertes kann dabei auf die Auswahl beschränkt werden. In der vorherigen Abbildung, wird z.B. der Parameter „Ausgangsobjektart“ auf eine Auswahl beschränkt. Der Parameter „Zielart“ verfügt auch über eine Auswahlliste, lässt aber zusätzlich eine freie Eingabe zu.

Konstante Werten können einfach erfasst werden. Texte, z.B. eine Betreffzeile, müssen nicht in Anführungszeichen gefasst werden. Sie könnte also wie folgt aussehen:

Ihr Angebot

Um auf einen Feldwert oder eine Variable zuzugreifen, wird ein entsprechender Verweis, in zwei Rauten eingebettet. Dabei ist ein Plus-Zeichen, zur Einleitung einer Konkatenation, nicht erforderlich. Um den Zugriff auf eine Variable mit dem Namen „ANGEBOTS_NR“ ergänzt, sieht das Beispiel so aus:

Ihr Angebot ##ANGEBOTS_NR##

Um auf einen Feldwert zuzugreifen, muss zunächst angegeben werden, aus welchem Objekt der Wert gelesen wird. Dazu wird zunächst ein Tabellenname oder ein Objekt Alias angegeben und dann, durch einen Punkt getrennt, der Feldname. Um die Bezeichnung einer Gesellschaft ergänzt, könnte das Beispiel so aussehen:

Ihr Angebot ##ANGEBOTS_NR## der Gesellschaft ##GESELL.GS_NAME1##

Manche Parameter unterstützen weitere Sonderformen von festen Werten. Ein Beispiel dafür ist der Parameter „Betreff“, aus der Aktion „E-Mail senden“. Dort kann eine Betreff Formel angegeben werden. Auf diese Sonderformen wird bei den jeweiligen Parametern, im Kapitel „Aktionen“ auf Seite 18, hingewiesen.

Variable

Bei einem Eingabeparameter wird die Auswahl auf Variablen beschränkt, welche durch vorherige Aktionen befüllt wurden. Während der Ausführung wird dann der Inhalt der Variable an die Aktion übergeben.

Für Ausgabeparameter kann nur eine Variable angegeben werden. Diese wird mit dem Ergebniswert des Parameters, befüllt. Der Variablenname kann aus der Liste der bereits vorhandenen ausgewählt werden. Dann wird der bisherige Wert, durch das Ausführen der Aktion, überschrieben. Zusätzlich kann ein Name frei eingegeben werden. Sollte die Variable noch nicht existieren, wird sie angelegt und steht allen folgenden Aktionen zur Verfügung.

Wird keine Variable angegeben, wird das Ergebnis ignoriert. Es kann nicht darauf zugegriffen werden.

Benutzereingabe

Um mit Werten, welche nicht ermittelt werden können, zu arbeiten oder um den Benutzer eine Einflussnahme auf den Automatismus zu ermöglichen, können Werte beim Benutzer erfragt werden.

Vor der Ausführung eines Automatismus werden alle Eingabeparameter, welche auf Benutzereingabe gestellt wurden, ermittelt. Diese Parameter werden dann, nach Aktionen gruppiert, in einem Dialog aufgeführt. In diesem kann der Benutzer Werte eingeben. Wird die Erfassung mit der Schaltfläche „Abbrechen“ beendet, wird der Automatismus abgebrochen. Dies bewirkt, dass die auslösende Aktion (z.B. das Schließen einer Maske), vorausgesetzt es handelt sich um eine Programmfunktion, ebenfalls abgebrochen wird.

Sollten Pflichtwerte abgefragt werden, kann der Dialog nur über die „Abbrechen“-Schaltfläche geschlossen werden, solange nicht alle entsprechenden Werte erfasst wurden.

Sobald alle zwingend erforderlichen Werte erfasst wurden, kann der Benutzer, den Dialog mit der „OK“-Schaltfläche schließen und der Automatismus wird gestartet.

Feldname

Der Aktion wird, für den Parameter, der Inhalt eines Feldes übergeben. Wird dabei kein Tabellenname oder Alias angegeben, wird das angegebene Feld in dem Hauptobjekt gesucht. Wird z.B. ein Kunde gespeichert, ist der Kunde das Hauptobjekt. So könnte mit der folgenden Angabe auf dessen Suchname zugegriffen werden:

VNAME

Ist ein Vertrag das Hauptobjekt und es soll auf den Suchnamen des Kunden zugegriffen werden, muss der Tabellenname mit angegeben werden:

KUNDE.VNAME

Die Angabe von doppelten Rauten, wie es bei einem festen Wert nötig ist, ist nicht erforderlich. Eine Konkatenation nicht möglich. Es kann lediglich ein einzelnes Feld angegeben werden.

Aktionsbedingungen

Die Ausführung einzelner Aktionen kann an Bedingungen geknüpft werden. So könnte z.B. die Ermittlung eines Ansprechpartners davon abhängig gemacht werden, ob zu einem Vorgang bereits einer erfasst oder nicht.

Die Aktionsbedingungen sind weitestgehend identisch mit den Feldbedingungen des Auslösers (siehe Seite 9). Sie uneterscheiden sich nur dadurch, das Aktionsbedingungen auf Variablen zugreifen können.

Ein Feldinhalt kann also mit einem Variableninhalt oder einem festen Wert verglichen werden. 

Ein Variableninhalt kann mit einem festen Wert verglichen werden.

Und ein Variableninhalt kann mit dem Inhalt einer weiteren Variablen verglichen werden.

5. Der Datenbereich

Grundsätzlich kann ein Automatismus auf alle Daten des Systems zugreifen. Aber aus der Art des Auslösers und dessen Konfiguration, ergibt sich ein Kontext, innerhalb dessen der Automatismus ausgeführt wird. Dieser Kontext enthält Daten welche automatisch zur Verfügung gestellt werden. Welche dies sind, wird im Datenbereich aufgeführt.

Abruf sind die Daten über Variablen und Datenobjekte. Diese sind über ihren Tabellennamen abrufbar. Sollte sich ein Objekt noch nicht Speicher befinden, wird dieses automatisch in einen Zwischenspeicher geladen und steht dann für die gesamte Ausführungsdauer, des Automatismus bereit.

Hauptdatentyp

Die Hauptdatenmenge ist immer das Objekt, auf das sich die auslösende Aktion bezieht. Wird beispielsweise ein Vertrag gespeichert, so wird der Vertrag zur Hauptdatenmenge. Bei einem Maskenauslöser wird die primäre Datenquelle der Maske, zur Hauptdatenmenge. Aus einem Archivdialog wäre dies der Brief.

Auf die Hauptdatenmenge kann jederzeit über ihren Tabellennamen zugegriffen werden. Zusätzlich wird der Alias „HauptObjekt“, für den Zugriff, eingerichtet.

Verknüpfte Daten

Viele Daten miteinander verknüpft. Zum Beispiel kann ein Vertrag mit einer Gesellschaft, Schäden und Briefen verbunden sein. Die Automatismen erkennen diese Verknüpfungen ermöglichen einen direkten Zugriff auf die Daten. Sie können über ihren jeweiligen Tabellennamen angesprochen werden. Dabei muss zwischen zwei Arten von Verknüpfungen, den statischen und den dynamischen, unterschieden werden.

Statische Daten

Einige Verknüpfungen sind zwingend erforderlich. Zum Beispiel kann ein Vertrag nicht ohne Bezug zu einem Kunden oder einer Gesellschaft existieren. Auf deren Daten kann jederzeit, wie auf die Hauptdatenmenge, zugegriffen werden.

Bei den statischen Daten handelt es sich üblicherweise um 1 zu 1 Beziehung. Ein Vertrag ist mit einer Gesellschaft verbunden. Es gibt aber Ausnahmen, wie zum Beispiel die Spartendaten. Bei Sparten mit mehreren Risiken wird ein Spartendatensatz, zu jedem erfassten Risiko, angelegt. Es existiert aber immer mindestens ein Datensatz.

Dynamische Daten

Dynamische Verknüpfungen verweisen auf Daten welche vorhanden sein können aber nicht müssen. Dies sind beispielsweise Briefe oder Termine. Im Automatismus muss also berücksichtigt werden, dass benötigte Daten evtl. nicht vorhanden sind. Häufig verweisen dynamische Verknüpfungen auf Ziele, welche aus mehreren Datensätze bestehen. Aber auch hierzu gibt es Ausnahmen, wie die Anmerkungen.

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