VIAS - Optimierung des Dokumentenworkflows

Mit der Optimierung des Dokumentenworkflows möchte man erreichen, dass man mit möglichst wenig Aufwand besonders das Erstellen des Schriftverkehrs verbessert. Der Mitarbeiter ruft das Workflow-Fenster auf und wählt die zu druckenden Dokumente aus. Auf Grund der Auswahl entscheidet VIAS dann selbständig, wie der Vorgang optimal fortgeführt wird.

Grundlage des Dokumentenworkflows ist das erweiterbare VIAS-Menü (pgw-Datei). Als Beispiel dient im Folgenden dieser Ausschnitt:

Die Funktion „als E-Mail erstellen“ wird angeboten, wenn genau eine Mailvorlage (v32w9841) markiert ist. Alle markierten Wordvorlagen (v32w9838) werden erstellt und automatisch der Mailvorlage angehängt. Ist zusätzlich der Parameter /SAVEPDF angegeben, wird die Datei zuvor in ein PDF-Dokument umgewandelt. Alle anderen Arbeitsschritte, die weder eine Mail- noch eine Wordvorlage beinhalten, werden normal ausgeführt.

Wird angeboten, wenn eine Mailadresse ermittelt werden kann. In diesem Fall wird die E-Mail direkt versendet und kann nicht in Outlook nachbearbeitet werden.

Der Text „und archivieren“ wird nur angezeigt, wenn das Programm v32w9841 mit dem Parameter /AUTOVORGANG: aufgerufen wird. Die E-Mail wird dann nach dem Versenden automatisch im angegebenen Vorgang archiviert. Ist ein Vorgang mit dieser Beschreibung zum betreffenden Kontext (Kunde, Vertrag oder Schaden) noch nicht vorhanden, so wird er angelegt.

Über einen Dateiauswahldialog hat der Anwender die Möglichkeit, zusätzliche, beliebige Dateien an die zu erstellende E-Mail anzuhängen.

Wenn alle markierten Arbeitsschritte Wordvorlagen (v32w9838) sind, werden sie direkt auf dem Windows-Standarddrucker gedruckt.