VIAS - Rechnungsversand per PDF-Mail

Hintergrund

Versicherungsnehmer fordern zunehmend, ihre Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern per Mail als pdf zu erhalten.

Umfeld

VIAS8
VIASW
Inkasso-Modul
Ein PDF-Mailer (Fremdprodukt – nicht in VIAS enthalten, z.B. gotomaxx professional) muss installiert sein

Lösung

Das Rechnungsformular wird um einige Steuerzeichen erweitert, damit beim Druck in PDF der passende Dateiname vergeben wird, die Email-Adresse des Empfängers (Feldname in MASKEP muss RG_MAIL lauten) eingelesen wird sowie ein Betreff und ggfs. der Text für die Mail vorbereitet werden. Die Steuerzeichen sind im später der Mail angehängten PDF nicht mehr sichtbar. Für die Tests im Hause Lutronik wurde Microsoft Outlook als Email-Client eingestellt.

(Bedeutung der einzelnen Steuerzeichen siehe Dokumentation bei gotomaxx, in anderen Produkten wird ggfs. eine andere Syntax verwendet)

Diese Steuerzeichen werden in unserem Beispiel nur dann gedruckt, wenn der Rechnungsempfang per Mail beim Vertrag hinterlegt ist (in einem dafür geschaffenen Feld PRVERS).

Auch die Fußzeilen der Rechnung werden um ein Steuerzeichen ergänzt, das bei Beginn der nächsten Rechnung das Erstellen eines neuen PDFs auslöst. Dies geschieht allerdings nur unter der Bedingung, dass kein Nachblatt erstellt wird, da dieses sonst als eigenes PDF erzeugt würde. Das Nachblatt selbst löst danach immer ein neues PDF aus.

Rechnung nach Einzelbewertung

Bei der Einzelbewertung wird der Vertrag wie gewohnt bewertet und gebucht. Aus der Rechnungsvorschau auf dem Bildschirm wird der PDF-Mailer als Drucker ausgewählt.

Der Druckprozessor liest dann die Daten aus den Steuerzeichen aus. Mit dem Druckbefehl wird das Email-Programm (zum Test hier aus den Hardcopies ersichtlich Microsoft Outlook) mit der Rechnungsanlage aufgerufen.

In der entstehenden Mail sind Empfänger und Betreff gefüllt, die Rechnung hängt als PDF mit dem vorgegebenen Dateinamen an, im Body der Mail steht der vorgegebene Text.

Sie können nun noch ggfs. weitere Dokumente hinzufügen und die Email über den Befehl „Senden & Archivieren“ (Funktion nur in Outlook-Schnittstelle) versenden und dem Docplace von VIAS hinzufügen.

Besonderheit Beitragszahlerplan

Bei einem Vertrag mit Beitragszahlerplan entstehen mit einer Einzelbewertung mehrere Rechnungen, die an verschiedene Empfänger gehen. Am Empfänger muss jeweils eine Email-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegt sein (Feldname muss RG_MAIL sein). Die Kennung, ob per Mail versendet werden soll, liegt im Vertrag und gilt somit für alle Rechnungsempfänger. Dies kann nicht geändert werden. Beim Druck sorgen die Steuerzeichen im Rechnungsformular für die Aufteilung in verschiedene „Druckjobs“, also pdfs und einzelne Mails. Am Bildschirm öffnen sich so viele Mails mit jeweils dem richtigen Betreff, Empfänger und Anhang, wie Rechnungen erzeugt wurden.

Rechnung nach Sammelsollstellung

Die Sammelsollstellung kann wie gewohnt ausgeführt werden, jedoch sollten in einem Verarbeitungslauf für Buchen und Rechnungsdruck nur Abrechnungen verarbeitet werden, die entweder alle per Post oder alle per Mail versendet werden.

Dazu sollte der Lauf „Buchen in Vertragskonten“ mit „Rechnungsdruck“ aus der Inkasso-Monitorliste heraus ausgeführt werden. Für den Aufruf sind die Filterkriterien um das Kriterium Rechnungsversand zu erweitern.

Am Bildschirm erscheint eine mehrseitige Rechnung, die beim Druck über gotomaxx in ein PDF/eine Mail umgewandelt wird.

Automatische Anlagen

Über den GOTOMAXX ist es möglich, Dateien gezielt in bestimmten Verzeichnissen zur Verfügung zu stellen. Ein Beispiel ist hierzu ein Formular „Fragebogen“. In ein solches Formular werden ebenfalls die GOTOMAXX Steuerbefehle eingefügt, so dass die Datei bei Druckausgabe in die entsprechenden Kundenverzeichnisse geschrieben wird.

Im Rechnungsformular könnte zusätzlich - auch wieder über Steuerzeichen - gesteuert werden, welche Dateien aus dem Kundenverzeichnis automatisch an die Email angehängt werden sollen.

Sonstige Verwendungsmöglichkeiten

Ein PDF-Mailer steht auch für den Versand anderer Dateien zur Verfügung, z.B. Vermittlerabrechnungen, Zahlungserinnerungen, Serienmails, Adressänderungsmitteilung etc..