Zur Auszahlung von Vorschüssen und der späteren Verrechnung mit der Vermittler- oder Gesellschafts-Periodenabrechnung, kann, je nachdem welche Buchungsverarbeitung über AMS ausgeführt werden soll, auf unterschiedliche Weise verfahren werden.
1. Buchungen zur Auszahlung des Vorschusses erfolgen ausschließlich über die Finanzbuchhaltung
Dafür muss im AMS lediglich eine Verrechnungsbuchung im Kontoauszug des Vermittler-/Gesellschaftsdaten angelegt werden. Es wird ein AMS-Erlöskonto für "Vermittler-Vorschusszahlungen" und/oder eines für “Gesellschafts-Vorauszahlungen im Maklerinkasso” benötigt, dass so auch in Ihrer Finanzbuchhaltung für den dort erstellten "Auszahlungsbeleg" verwendet wird. Es darf aber bitte kein tatsächlich dem Erlös- oder Aufwandskonten-Bereich, gem. Kontenplan ihres Finanbuchhaltungs-Hauptbuchs, zugeordnete Kontonummer angegeben werden, sondern eine aus dem Bereich von "Interims- oder Verrechnungskonten". Die Kontenart wird so zur Anlage im AMS nicht angeboten. Für Fibu-Übergaben ist ausschließlich die Kontonummer von Relevanz, nicht die AMS-Kontenart.
Die Buchungen würden dann wie folgt zum Auszahlungsbetrag ausgeführt:
In Ihrer Finanzbuchhaltung:
Vorschusszahlungen (Sachkonto Vorschüsse) an Vermittler-Kreditor / Gesellschafts-Kreditor (Personenkonto)
Personenkonto an Bank
Aus dem AMS, gem. der dort angelegten Verrechnungsbuchung und zum Beleg der Vermittler-/Gesellschaftsabrechnung.
Personenkonto an Sachkonto Vorschüsse
Legen Sie das Konto zur jeweiligen Vorschuss-Verrechnung bitte über "Systemverwaltung, Konten" an:
Buchen Sie die Vorschussverrechnung im Vermittler-/Gesellschaft-Kontoauszug ein. Rufen Sie dazu in den Vermittler-/Gesellschaftsdaten "Zusatz - Kontoauszug" auf und dort "Buchen":
Bei der nächsten Abrechnung, die das Buchungsdatum einschließt, wird der Vorschuss zur Verrechnung eingefügt.
2. Die Auszahlung wird über ein Bankprogramm ausgeführt. Alle Buchungen sollen aber aus dem AMS an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.
Über "Rechnungswesen, Offene Posten verwalten" kann für die manuell ausgeführte Zahlung ein vereinfachter Zahlungsbeleg erstellt werden. Dazu wird über die Buchung Personenkonto an Bank zum Auszahlungsbetrag eine "Rechnung" in der OP-Verwaltung neu angelegt.
Als Belegnummer kann die Kontoauszugsnummer der Bank angegeben werden. Als Buchungsdatum muss das Datum der Bankbelastung zur Vorschuss-Überweisung angegeben werden.
Die entstandene Rechnung könnte nun in der OP-Liste mit Gutschrifts-Abrechnungen zum Vermittler / zur Gesellschaft verrechnet werden, oder über "Saldenübertrag" in die nächste Abrechnungsperiode übertragen werden:
Beachten Sie bitte bei der Anlage der Vorauszahlungen, dass die Verrechnung als Saldenübertrag frühestens zum “Abrechnungsdatum” möglich ist. Über das “Buchungsdatum” ist die Bankbuchung abgebildet. Falls also im September eine Vorschusszahlung geleistet wird, die als Saldenübertrag in die “August-Abrechnung” datiert werden soll, muss das Abrechnungdatum zurückdatiert werden:
3. Auszahlung und alle Buchungen sollen über das AMS veranlasst und an die Fibu übertragen werden
Legen Sie bitte zunächst zusätzlich je ein 2. Vorschusskonto mit der AMS-Kontenart "Aufwand" unter "Systemverwaltung, Konten" an (wie unter 1. zum Vorschusskonto zur AMS-Art Erlöse). Verwenden Sie jeweils die gleiche Kontonummer, sodass die Buchungen in der Fibu auf ein Konto zusammenlaufen.
Rufen Sie über "Zubehör" in den Vermittler-/Gesellschaftsdaten "Kontoauszug" auf.
Legen Sie über "Buchen" zunächst eine Abrechnung zur Gutschrift des Vorschusses für den Vermittler / die Gesellschaft an, die in der Offenen-Posten-Liste zur Erstellung einer Sepa-Überweisungsdatei verwendet wird.
Rechnen Sie diese Buchung also bitte direkt zur Auszahlung ab:
Legen Sie nun eine 2. Buchung in gleicher Höhe als "Forderung" auf das "Erlös-Vorschuss"-Konto an, ohne diese Buchung direkt abzurechnen. Diese Vorschuss-Verrechnung erscheint nun wie unter 1. beschrieben in der nächsten Abrechnung zum Vermittler / zur Gesellschaft.
Die Buchung zum Saldenübertrag der Vorauszahlungsabrechnung (2.) wird in der Abrechnungsliste für “Sonstige Positionen” ab Version 15.3 der Textformeln mit dem “Buchungstext” aus dem Abrechnungstitel der zur Verrechnung übertragenen Abrechnung angegeben. Im Beispiel also mit “Vorschuss August 2020”. Vorher wurde “Saldenübertrag / <Abrechnungsnummer>” angeben. Ggf. muss mindestens der Pos.-Baustein zum Druck der VM-Abrechnung für Sonderverrechnungen noch angepasst werden. Für Hilfestellungen setzen Sie sich bitte gerne mit RW-Fachsupport in Verbindung.
Verwendungszweck-Informationen für SEPA-Einzüge und Überweisungen (EZV)