Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?

Owned by Teresa Kortmann
Last updated: Nov. 11, 2024 by Thiemo Schuff
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Ausgangssituation

Die assfinet cloud versendet zu diversen Ereignissen aus collaboration, forms etc. E-Mails an Sie und die Endanwender. Diese E-Mails möchten Sie aktivieren/deaktivieren, an Ihr eigenes Layout anpassen, den Text ändern oder die Signatur aktualisieren.

Lösung

Sie können für die zu versendenden E-Mails den Absender und den Inhalt anpassen. Als Ausgangsserver für die E-Mails können Sie Ihren eigenen SMTP Benutzer einbinden.

Vorgehen

Beachten Sie, dass Sie das zu verwendende Postfach an zwei Stellen (account und drive) hinterlegen müssen, und dass Sie nach Änderungen an den Anmeldedaten des E-Mailservers die Konfiguration speichern und anschließend testen müssen.

assfinet account bietet die E-Mails rund um die Authentifizierung. assfinet drive bietet die E-Mails rund um den eigentlichen Bestand.

Einstellungen für account

Die Konfiguration des SMTP Konto im Bereich account kann noch hinterlegt werden, wird aber seit Mai 2024 nicht mehr in den Prozess der assfinet collaboration eingebunden. Die entsprechenden E-Mails werden seitdem von assfinet unter eigenem Namen versendet.

  1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband “Systemverwaltung” und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

  2. Klicken Sie auf das Symbol “Benutzer konfigurieren”.

     

  3. Wechseln Sie auf den Reiter “E-Mail-Einstellungen”.

Anpassen des Senders

  1. Setzen Sie auf der linken Hälfte "E-Mail über ASSFINET" auf “Nein”.

  2. Hinterlegen Sie dann die Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365).

  3. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

  1. Wählen Sie auf der rechten Seite unter “E-Mail-Vorlagen” das jeweilige Ereignis und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein". Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.

Einstellungen für drive

  1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband “Systemverwaltung”, und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

  2. Klicken Sie auf das Symbol “Dienste konfigurieren”.

Anpassen des Senders

  1. Im Reiter “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt “E-Mail”.

  2. Setzen Sie den Wert bei "E-Mail über ASSFINET" auf “Nein”.

  3. Hinterlegen Sie dann die folgenden Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365).

  4. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

  1. Im Reiter “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt “E-Mail Vorlagen”.

  2. Wählen Sie hier das jeweilige Ereignis und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein". Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.

Anmerkungen

Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse

  • Es gibt universelle Variablen:

    • _%Anrede%_ : Prüft, ob zu der E-Mailadresse ein eindeutiger Kontakt im Bestand besteht und verwendet dann die entsprechende Anrede. Ansonsten wird die Anrede “Guten Tag” verwendet.

    • _%Url.Apphost%_ : Die URL zu ihrer collaboration. Meist https://portal….

    • _%Url.Loginhost%_ : Die URL zur Anmeldung ihrer collaboration. Meist https://login-portal….

  • Je nach Ereignis gibt es passende Variablen, die beim Versenden der E-Mail mit entsprechenden Informationen belegt werden

account

Die Konfiguration des SMTP Konto im Bereich account kann noch hinterlegt werden, wird aber seit Mai 2024 nicht mehr in den Prozess der assfinet collaboration eingebunden. Die entsprechenden E-Mails werden seitdem von assfinet unter eigenem Namen versendet.

Ereignis (account)

Auslöser

Variable

Inhalt

Ereignis (account)

Auslöser

Variable

Inhalt

AGB akzeptiert

Der Benutzer durchläuft den Registrierungsprozess und hat soeben die E-Mail-Adresse bestätigt

_%Url%_

Internetadresse zur Einsicht der AGB

E-Mail bestätigen

Der Benutzer durchläuft den Registrierungsprozess und hat soeben das Passwort festgelegt

_%Url%_

Internetadresse zur Bestätigung der E-Mailadresse

Passwort vergessen

Der Benutzer hat angegeben, das Passwort vergessen zu haben

_%Url%_

Internetadresse zur Passwortvergabe

Passwort vergessen (Account existiert nicht)

Der Benutzer hat angegeben, das Passwort vergessen zu haben. Der Benutzer existiert aber nicht

_%Url%_

Internetadresse zur Registrierung

Zwei-Faktor-Authentifizierung Code

Benutzer mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) meldet sich an der cloud bzw. collaboration an

_%Code%_

Code für Zwei-Faktor-Authentifizierung, um auf den Bestand zugreifen zu können

 

drive

Ereignis (drive)

Auslöser

Variable

Inhalt

Ereignis (drive)

Auslöser

Variable

Inhalt

Kundencloud Einladung

Benutzer, ohne bisherigen Zugang zur assfinet cloud, wird in eine Freischaltung aufgenommen und somit automatisch eingeladen.

_%Vorgang.Url%_

Internetadresse zur Registrierung

Formular wurde erstellt

ein forms-Vorgang wurde an einen Empfänger versendet

_%Forms.Url%_

Internetadresse zu dem individuellen forms-Vorgang für den Empfänger

Neue Dokumente in der Freischaltung

Die cloud prüft regelmäßig, ob der Benutzer seit der vorherigen Prüfung neue Dokumente erhalten hat, und löst bei mehr als 0 die E-Mail aus um die Benutzer über diese Dokumente zu informieren.
Die Prüfung wird üblicherweise ein- bis zweimal täglich durchgeführt.

Auch wenn dieses Ereignis in dem Bestand nicht aktiviert ist, werden die Dokumente so behandelt, als wäre der Empfänger informiert worden. D.h., dass der Empfänger nicht rückwirkend über ungelesene Dokumente informiert wird, die in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt wurden und noch ungelesen sind.

_%Dokumente.Neu.Anzahl%_

Anzahl der neu hinzugefügten Dokumente.

Dokumente die abbestellt wurden, werden in dieser Funktion nicht berücksichtigt. Siehe auch: Wie kann die Benachrichtigung über bestimmte Arten von Dokumenten abbestellt werden?

Neue Nachricht am Vorgang

ams-Sachbearbeiter hat im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt.

Im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt

_%Vorgang.Nachricht%_

Die im Aktivitätenfeld des Vorganges verfasste Nachricht

 

_%Vorgang.Name%_

Betreff der Nachricht (hier wird im MVP-Dialog der Betreff des Vorgang vorbelegt)

_%Vorgang.Url%_

Internetadresse zu der Nachricht

_%Vorgang.Nummer%_

ID der Nachricht, falls diese nicht wie in _%Vorgang.Url%_ mit der kompletten Internetadresse benötigt wird

Schadenmeldung als Rückläufer markiert

Bei dem Vier-Augen-Prinzip im Rahmen der Schadenmeldung wurde der Schaden nicht an den Makler weitergeleitet, sondern zur Überarbeitung zurück gewiesen.

_%Risiko.Name%_

Name des Risikos

_%Schaden.Art%_

Art des Schaden

_%Schaden.Datum%_

Datum des Schaden

_%Schaden.Nummer%_

eigene Schadennummer

_%Schaden.Nummer.Kunde%_

Schadennummer des Kunden

Vertrag mit Beratungsbedarf

Im Vertrag “Beratung erforderlich” aktiviert

_%Vertrag.Url%_

Internetadresse zur dem Vertrag

_%Risiko.Name%_

Name des Risikos

_%Vertrag.Nummer%_

Nummer des Vertrages

_%Vertrag.Sparte%_

Spartenkürzel des Vertrages

Weitere Ereignisse

Weitere hier nicht dokumentierte Ereignisse:

  • Änderung an einer Freischaltgruppe

  • Angebot bestätigen

  • E-Mail bestätigen (mit Code), wird nur einmalig bei der Einrichtung des MVP in die assfinet cloud ausgelöst

  • Empfänger aus dem Vorgang entfernt

  • Empfänger zum Vorgang hinzugefügt

  • Erhalt der Vertragsunterlagen bestätigen

  • Kundennachfrage zur Vorgangssperre

  • Link erneut senden

  • Vorgang gesperrt

Anmerkungen

  • Für diese Anpassung müssen Sie das Recht als Administrator in der cloud haben.

  • Falls sich der E-Mailserver in Ihrem Netzwerk befindet, müssen Sie ggf. die Firewall für den SMTP Zugriff anpassen: Einstellungen der Firewall

  • Die E-Mail mit dem Sicherheitscode für die zweistufige Authentifizierung (2FA) ist nicht anpassbar und wird immer vom Absender account@assfinet.de versendet.

  • Aufgrund der Notwendigkeit, die Benutzer auf bestimmte Informationen hinzuweisen, werden diese E-Mails mit entsprechenden Hinweisen versendet. Es besteht keine Möglichkeit, dass der Empfänger innerhalb der collaboration diese Funkion steuern kann.

    Der Empfänger hat natürlich weiterhin die Möglichkeit, in seinem E-Mail-Postfach Filterregeln zu konfigurieren.

  • Beim Bearbeiten der Vorlagen gibt es auch die Möglichkeit, die Konfiguration in eine JSON Datei zu exportieren, bzw. eine solche wieder zu importieren. Dies erleichtert den Aufwand, wenn z.B. umfangreiche Änderungen wiederkehrend durchgeführt werden sollen.

    Anbei finden Sie zwei JSON Dateien mit einem alternativen Satz an Vorlagen, die Sie verwenden können. Passen Sie gerne die JSON Datei zuvor mit einem Editor an, um z.B. nur die Vorlagen von ausgewählten Ereignissen zu importieren.

Anhang