Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?
Ausgangssituation
Die assfinet cloud versenden zu diversen Ereignissen aus collaboration, forms etc. E-Mails an Sie und die Endanwender. Diese E-Mail möchten Sie aktivieren/deaktivieren, an Ihr eigenes Layout anpassen, den Text ändern oder die Signatur aktualisieren.
Lösung
Sie können für die zu versendenden E-Mails den Absender und den Inhalt anpassen. Aus Ausgangsserver für die E-Mails können Sie Ihren eigenen SMTP Benutzer einbinden.
Vorgehen
Beachten Sie, dass Sie das zu verwendende Postfach an zwei Stellen (account und drive) hinterlegen müssen und das Sie nach Änderungen an den Anmeldedaten des E-Mailservers die Konfiguration speichern und anschließend testen.
Account bietet die E-Mails rund um die Authentifizierung. Drive bietet die E-Mails rund um den eigentlichen Bestand.
Einstellungen für account
Die Konfiguration des SMTP Konto im Bereich account kann noch hinterlegt werden, wird aber seit Mai 2024 nicht mehr in den Prozess der assfinet collaboration eingebunden. Die entsprechenden E-Mails werden seitdem von assfinet unter eigenem Namen versendet.
Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.
Klicken Sie auf das Symbol “Benutzer konfigurieren”
Wechseln Sie auf den Reiter “E-Mail-Einstellungen”
Anpassen des Senders
Auf der linken Hälfte "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzen
Nun die Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.
Anschließend auf Speichern klicken und per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.
Anpassen des E-Mail Inhaltes
Auf der Rechten Seiten das jeweilige Ereignis wählen und Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie den Inhalt der E-Mail anpassen.
Einstellungen für drive
Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.
Klicken Sie auf das Symbol Dienste konfigurieren
Anpassen des Senders
Im Reiter Allgemein klicken Sie auf den Punkt E-Mail.
Den Wert bei "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzen
Nun die folgenden Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.
Anschließend auf Speichern klicken und per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.
Anpassen des E-Mail Inhaltes
Im Reiter Allgemein klicken Sie auf den Punkt E-Mail Vorlagen.
Das jeweilige Ereignis wählen und Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie den Inhalt der E-Mail anpassen.
Anmerkungen
Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse.
Es gibt universellere Variablen:
_%Anrede%_: Prüft ob zu der E-Mailadresse ein eindeutiger Kontakt im Bestand besteht und verwendet dann die entsprechende Anrede. Ansonsten wird die Anrede “Guten Tag” eingesetzt verwendet._%Url.Apphost%_: Die URL zu ihrer collaboration. Zumeist https://portal…._%Url.Loginhost%_: Die URL zur Anmeldung ihrer collaboration. Zumeist https://login-portal….
Je nach Ereignis gibt es passenden Variablen, die beim versenden der E-Mail mit entsprechenden Informationen belegt werden
account
Die Konfiguration des SMTP Konto im Bereich account kann noch hinterlegt werden, wird aber seit Mai 2024 nicht mehr in den Prozess der assfinet collaboration eingebunden. Die entsprechenden E-Mails werden seitdem von assfinet unter eigenem Namen versendet.
Ereignis (account) | Auslöser | Variable | Inhalt |
|---|---|---|---|
AGB akzeptiert Wird seit Mitte April 2024 nicht mehr versendet. Anstatt einer individuellen E-Mail des Maklers erhält der Eingeladenen eine E-Mail mit Inhalt und Absender von assfinet. Siehe auch https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/217546755 | Der Benutzer durchläuft den Registrierungsprozess und hat soeben die E-Mailadresse bestätigt |
| Internetadresse zur Einsicht der AGB |
E-Mail bestätigen | Der Benutzer durchläuft den Registrierungsprozess und hat soeben das Passwort festgelegt |
| Internetadresse zur Bestätigung der E-Mailadresse |
Passwort vergessen | Der Benutzer hat angegeben das Passwort vergessen zu haben |
| Internetadresse zur Passwortvergabe |
Passwort vergessen (Account existiert nicht) | Der Benutzer hat angegeben das Passwort vergessen zu haben. Der Benutzer existiert aber nicht |
| Internetadresse zur Registrierung |
Zwei-Faktor-Authentifizierung Code | Benutzer mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) meldet sich an der cloud bzw. collaboration an |
| Code für Zwei-Faktor-Authentisierung um auf den bestand zugreifen zu können
|
drive
Ereignis (drive) | Auslöser | Variable | Inhalt |
|---|---|---|---|
Kundencloud Einladung | Benutzer, ohne bisherigen Zugang zur assfinet cloud, wird in einer Freischaltung aufgenommen und somit automatisch eingeladen. |
| Internetadresse zur Registrierung |
Formular wurde erstellt | ein forms-Vorgang wurde an einen Empfänger versendet |
| Internetadresse zu dem individuellen forms-Vorgang für den Empfänger |
Neue Dokumente in der Freischaltung | Die cloud prüft regelmäßig ob der Benutzer seit der vorherigen Prüfung neue Dokumente erhalten hat und löst bei mehr als 0 die E-Mail aus um die Benutzer über diese Dokumente zu informieren. Auch wenn dieses Ereignis in dem Bestand nicht aktiviert ist, werden die Dokumente so behandelt als wäre der Empfänger informiert worden. D.h. das der Empfänger nicht Rückwirkend über ungelesene Dokumente informiert wird, die in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt wurden und noch ungelesen sind. |
| Anzahl der neu hinzugefügten Dokumente |
Neue Nachricht am Vorgang | ams Sachbearbeiter hat im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt Im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt |
| Die im Aktivitätenfeld des Vorganges verfasste Nachricht
|
| Betreff der Nachricht (hier wird im MVP-Dialog der Betreff des Vorgang vorbelegt) | ||
| Internetadresse zu der Nachricht | ||
| ID der Nachricht, falls diese nicht wie in | ||
Schadenmeldung als Rückläufer markiert | Bei dem 4 Augen Prinzip im Rahmen der Schadenmeldung, wurde der Schaden nicht an den Makler weitergeleitet sondern zur Überarbeitung zurück gewiesen |
| Name des Risikos |
| Art des Schaden | ||
| Datum des Schaden | ||
| eigene Schadennummer | ||
| Schadennummer des Kunden | ||
Vertrag mit Beratungsbedarf | Im Vertrag “Beratung erforderlich” aktiviert |
| Internetadresse zur dem Vertrag |
| Name des Risikos | ||
| Nummer des Vertrages | ||
| Spartenkürzel des Vertrages |
weitere Ereignisse
Weitere hier nicht dokumentierte Ereignisse
Änderung an einer Freischaltgruppe
Angebot bestätigen
E-Mail bestätigen (mit Code), wird nur einmalig bei der Einrichtung des MVP in die assfinet cloud ausgelöst
Empfänger aus dem Vorgang entfernt
Empfänger zum Vorgang hinzugefügt
Erhalt der Vertragsunterlagen bestätigen
Kundennachfrage zur Vorgangssperre
Link erneut senden
Vorgang gesperrt
Weitere Anmerkungen
Für diese Anpassung müssen Sie das Recht als Administrator in der cloud haben.
Falls sich der E-Mailserver in Ihrem Netzwerk befindet, müssen Sie ggf. die Firewall für den SMTP Zugriff anpassen: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55149268
Die E-Mail mit dem Sicherheitscode für die zweistufige Authentifizierung (2FA) ist nicht anpassbar und wird immer vom Absender account@assfinet.de versendet.
Aufgrund der Notwendigkeit die Benutzer auf bestimmte Informationen hinzuweisen, werden diese E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an diese versendet. Es besteht keine Möglichkeit, das der Empfänger innerhalb der collaboration diese Funkion steuern kann.
Der Empfänger hat natürlich weiterhin die Möglichkeit, in seinem E-Mail Postfach Filterregeln zu konfigurieren.
Beim bearbeiten der Vorlagen gibt es auch die Möglichkeit die Konfiguration in eine JSON Datei zu exportieren bzw. eine solche wieder zu importieren. Dies erleichtert den Aufwand wenn z.B. umfangreiche Änderungen wiederkehrend durchgeführt werden sollen.
Anbei dieses Artikels finden Sie zwei JSON Dateien mit einem alternativen Satz an Vorlagen, die Sie verwenden können. Passen Sie gerne die JSON Datei zuvor mit einem Editor an um z.B. nur die Vorlagen manchen der Ereignisse zu Importieren.
