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Ausgangssituation

Sie möchten mit dem Rechnungswesen in AMS beginnen, d.h. zukünftig Provisionen buchen oder Inkassorechnungen erstellen? Oder Sie nutzen die Funktionen bereits, aber möchten nun eine Beteiligung, Kalkulation oder AP-Anspruch hinterlegen? Hier finden Sie die notwendigen Informationen.

AMS generiert anhand von Vertragsdaten Buchungsvorschläge, die Ihnen die Arbeit im Buchungsprozess erleichtern. Im Zentralinkasso können Sie über die Provisionskontrolle anhand der Buchungsvorschläge die erwarteten Provisionen mit den gezahlten Provisionen des Versicherers abgleichen und im besten Fall bei Übereinstimmung die Provisionen mit wenigen Klicks buchen. Im Maklerinkasso ergibt sich aus den Buchungsvorschlägen eine Inkassofälligkeitsliste, sodass die Rechnungserstellung unkompliziert erledigt werden kann.

Lösung

Durch die Pflege der Daten am Vertrag und erfolgten Buchungen werden die Buchungsvorschläge generiert. Wie für die Datenpflege, die essenziell für die Buchhaltungsprozesse ist, vorzugehen ist wird im folgenden beschrieben.

Vorgehen

Vertragsdaten - Allgemein

Damit Buchungsvorschläge zu einem Vertrag erfolgen, muss dieser sich im Status "Eigen" oder "Storno" befinden. Für Verträge im Maklerinkasso werden auch Buchungsvorschläge zum Status "Teilfremd" generiert. Zusätzlich ist es notwendig, dass der Vertragsablauf in der Zukunft liegt.  

Open

Zu allen Verträgen, die sich in einem anderen Status befinden, werden keine Buchungen vorgeschlagen. Ausnahmen gibt es zu Vertragsregulierungen und AP-Ansprüchen, diese werden im weiteren Verlauf näher beschrieben. Eine manuelle Buchung am Vertrag ist jedoch unabhängig vom Vertragsstatus immer möglich.  

Wenn im Vertrag ein Antragsdatum eingetragen wurde, befindet sich der Vertrag im Status „Antrag“, auch wenn „Eigen“ ausgewählt ist. Der Status „Antrag“ wird durch das Eintragen eines Dokumentendatums aufgelöst. Folglich müssen für den Vertragsstatus „Eigen“ entweder beide Datumsfelder (Antrag/Dokument) gefüllt sein oder es ist kein Antragsdatum angegeben. 

Erforderlich für die Buchungsvorschläge ist die Pflege der Nettoprämie gemäß im Vertrag gewählter Zahlweise, sowie die Angabe der Courtage % für Folgeprovisionen (FP) oder die Angabe der Abschlussprovision, d.h. des AP-Betrags am Vertrag. Die Vorbelegung der Courtage % und die Berechnung des AP-Betrags sowie der Bewertungssumme ist möglich und wird später aufgezeigt. Ist die Option Inkasso nicht aktiviert, handelt es sich um einen Vertrag im Zentralinkasso, ist diese aktiviert befindet der Vertrag sich im Maklerinkasso. Die Option Abbuchung ist bei Zentralinkasso-Verträgen rein informativ, bei Maklerinkassoverträgen führt diese zur Vorbelegung der Zahlungsart "elektronischer Zahlungsverkehr" bei Rechnungsstellung.   

Open

Vertragsdaten - Provision 

Neben den Daten auf dem Vertragsreiter "Allgemein" gibt es weitere buchungsrelevante Felder auf dem Reiter "Provision". Dort kann beispielsweise eine abweichende Hauptfälligkeit hinterlegt werden. Ebenso besteht u.a. die Möglichkeit die Buchungsvorschläge über die Felder Courtage ab/bis beim Zentralinkasso bzw. Prämienrechnung ab/bis beim Maklerinkasso zeitlich einzugrenzen, sollte es gewünscht sein Buchungsvorschläge abweichend von der Vertragslaufzeit zu erhalten.  

Vertragsdaten - Sonstiges

Auf dem Reiter "Sonstiges" befindet sich die Optionen "Spartenberechnung aus" und "Steuer aus Brutto".

Spartenberechnung

Ist die Spartenberechnung aktiviert, wird die Prämie aus den im Spartenteil gepflegten Daten ermittelt. Ist die Option "Spartenberechnung aus" ausgewählt, sind die buchungsrelevanten Felder direkt auf dem Reiter "Allgemein" im Vertrag zu pflegen.  

Steuer aus Brutto

Für gewöhnlich ist die Nettoprämie und die Steuer im Vertrag zu pflegen. Die Steuer kann über die Sparten oder Produkte vorbelegt werden. Die Bruttoprämie wird errechnet. Ist Ihnen nur die Bruttoprämie bekannt, müssen Sie den Nettowert nicht erst ausrechnen, sondern wählen Sie einfach das "Rechner Symbol" im Feld Nettoprämie und geben Sie dort die Bruttoprämie ein.  

Ist die Option "Steuer aus Brutto" aktiviert, sind Brutto- und Nettoprämie zu pflegen und der Steuersatz berechnet sich. Dies kann in Einzelfällen gewünscht sein. 

Exkurs: Pflichtfelder

Über die Pflichtfelder können Vertragsfelder als Soll- oder Pflichtfeld deklariert werden, hervorgehoben oder ausgeblendet werden. Gleiches ist im Kunden möglich. 

Exkurs: Menüband

Sollten Sie sich fragen, warum Ihnen der Reiter "Rechnungswesen" doppelt angezeigt wird, ist dies wie folgt zu erklären. Die farblich hinterlegten Reiter beziehen sich immer auf das gegenwärtig geöffnete Objekt, d.h. den Vertrag. Daher finden Sie auf diesem Menüpunkt "Rechnungswesen" alle Funktionen, die sich konkret auf den aktuellen Vertrag beziehen. Alternativ können Sie im Vertrag auch über Rechtsklick arbeiten. Im nicht farblich hinterlegten Reiter "Rechnungswesen" stehen Ihnen im Vergleich die globalen Rechnungswesen-Funktionen ohne konkreten Objektbezug zur Verfügung. 

Kalkulation 

Über das Menü "Kalkulation", zu finden auf dem farblich hinterlegten Reiter "Rechnungswesen", besteht die Möglichkeit die Prämienberechnung zu erleichtern, z.B. wenn mehrere Risiken mit unterschiedlicher Versicherungssteuer in einem Vertrag gebündelt werden. Diese Funktion steht spartenabhängig zur Verfügung, z.B. im Vertrag der Sparte Transport.  

Über "Neuanlage" kann eine neue Kalkulation angelegt werden. Es stehen folgende Felder zur Eingabe zur Verfügung: Risiko, Grundwert, Zuschlag, Promille, Steuer Prozent, Courtage % und Nettoprämie.  

Beteiligung 

Ist an einem Vertrag mehr als ein Versicherer beteiligt, kann ein Beteiligungsverhältnis am Vertrag hinterlegt werden. Wählen Sie dazu bitte "Beteiligung" auf dem Reiter "Rechnungswesen".  

Im Funktionsbereich "Beteiligung" kann über "Neuanlage" ein neues Beteiligungsverhältnis angelegt werden.  

Die Beteiligungsart ist standardmäßig "Gesellschaft". Entsprechend stehen darunter die Gesellschaft und die Agentur bzw. das Vermittlerkonto zur Auswahl. Wenn Sie Prämien über „Eigenanteil“ definieren, wird diese Prämie an keinen Versicherer weitergegeben, sondern als Erlös für ihr Haus gebucht. Es ist somit möglich Prämien- und/oder Risikoanteile zu definieren, die nicht aufgeteilt sind.  

Es wird zwischen zwei Optionen unterschieden: Prämienerhebung gemäß prozentualer Verteilung und Prämienerhebung nach festen Werten. Eine zu buchende Vertragsprämie muss immer zu 100 % aufgeteilt werden. Beim Verlassen des Menüs "Beteiligung" wird geprüft, ob zum Stichtag 100 % des Prämienanteils verteilt sind. Zu Risikoanteilen kann differenziert werden. Bei einer Prämienerhebung gemäß prozentualer Verteilung ist allein der Prämienanteil in % zur Verteilung entscheidend. Bei Prämienerhebung nach festem Wert können und sind die folgenden Beträge zu pflegen: Nettoprämie, Steuer und Nettogebühr.  

Zudem kann eine Führungsprovision in Prozent hinterlegt werden. Der angegebene Prozentsatz bezieht sich auf die Nettoprämie und wird den nicht führenden Gesellschaften bei der zu leistenden Provisionszahlung an Sie belastet und vermindert beim Führenden die an Sie zu zahlende Provision.  

Wesentlich ist der Stichtag, zu dem das Beteiligungsverhältnis gültig ist. Die Option "Führend" ist informativ und relevant für die Schadenabwicklung. Über "Speichern" sichern Sie Ihre Eingaben.  

Über die Option "Kopieren" können auch einzelne Einträge kopiert werden. Ebenso ist es über "Löschen" möglich einzelne Einträge zu entfernen.  

AP-Ansprüche/Dynamik 

Wie zu Beginn beschrieben, kann in den allgemeinen Vertragsdaten, z.B. bei einem LVR-Vertrag, ein AP-Betrag hinterlegt werden. Dieser wird einmalig zum Vertragsbeginn zur Buchung vorgeschlagen. Wird die Abschlussprovision nicht einmalig, sondern ratierlich oder zu einem anderen Stichtag ausgezahlt, kann das über das Menü "AP-Ansprüche" auf dem farblich hinterlegten Reiter "Rechnungswesen" gepflegt werden.  

Über "Neuanlage" kann zum gewählten Fälligkeitsdatum ein AP-Anspruch angelegt werden. Die Bewertungssumme und die Angabe eines Grunds sind möglich. In der Art wird zwischen AP, APZV und DY unterschieden. Die Option AP steht für Abschlussprovision, APZV für Abschlussprovision Zusatzversicherung, dies ist relevant falls mit Spartenberechnung gearbeitet wird. DY steht für Dynamik, diese Option steht nur an passenden Sparten zur Verfügung. 

Es ist auf diesem Weg möglich einen Dynamikanspruch in der erwarteten Höhe zum Stichtag als eine Art Merkposten anzugeben. Diese wird zum angegeben Fälligkeitsdatum zur Buchung vorgeschlagen.  

Alternativ kann ein Buchungsvorschlag ohne Betrag als Merkposten zur Dynamik erfolgen, setzten Sie dazu bitte im Vertrag das Häkchen "Dynamik". 

Soll ein ratierlicher AP-Anspruch angelegt werden, empfiehlt es sich den Assistenten zur Anlage zu nutzen. Durch die Eingabe des Betrags sowie des Auszahlungszeitraums und der Zahlweise werden die passenden Ansprüche ermittelt und angelegt. Im Beispielvertrag erfolgt die Auszahlung der Abschlussprovision über 5 Jahre. Geben Sie den Buchungsbetrag in Summe an. Die Provisionszahlweise ist in diesem Beispiel Jährlich und startet mit Vertragsbeginn. Entsprechend wird das Datum des Beginns angegeben. Der Auszahlungszeitraum beträgt 60 Monate. Im Beispiel soll keine Stornoreserve gebucht werden. Die Raten werden gemäß den Angaben berechnet und können über "Erstellen" angelegt werden.  

Es handelt sich bei den im Menü "AP-Ansprüchen" hinterlegten Daten nicht um die Buchung selbst, sondern um Datenpflege zur Ermittlung des Provisionsanspruchs. Das Löschen eines angelegten Anspruchs ist daher möglich. Die aus diesen Daten generierten Buchungsvorschläge werden unabhängig vom Vertragsstatus erzeugt. Die Buchung selbst erfolgt separat und wird in den Dokumentationen zum Zentral- und Maklerinkasso näher beschrieben. 

Anmerkungen