Ausgangssituation

Sie möchten die Informationen auf den Sperrlisten pflegen und bereinigen

Lösung

Die Sperrliste erlaubt die automatisierte Verarbeitung von Datensatz-Sperren und das Löschen von gesperrten Datensätzen im Massenlauf.

Vorgehen

1. Öffnen Sie im Menüband “Organisation” die Sperrliste:

   Open

   

    

2. Wählen Sie eine der fünf Optionen (Sperrkandidaten, Datensätze sperren, Sperren kontrollieren, Löschkandidaten oder Datensätze löschen):

Open

Sperrkandidaten

Hier werden die Datensätze selektiert, in denen gemäß der definierten Fristen Sperrdaten eingetragen werden können. Es können bereits eingetragene Sperrdaten auch wieder entfernt werden.

Wählen Sie einfach die zu sperrenden Datensätze aus und wählen Sie “Sperrdatum gem. Karenz eintragen”. Dann wird das Sperrdatum nach den definierten und gültigen Fristen eingetragen.

Klicken Sie auf “Sperrdaten bearbeiten”, um händisch ein Sperrdatum einzutragen. Hier können Sie den ausgewählten Datensatz auch sofort sperren. Dies können Sie für einen ausgewählten Datensatz, oder mit der Mehrfachauswahl auch für beliebig viele Datensätze erledigen.

Datensätze sperren

Hier werden die mit Sperrfristen versehenen Datensätze selektiert und über den Button “Markierte sperren” im Massenlauf als gesperrt markiert. Gesperrte Datensätze tauchen im System nicht mehr auf.

Wenn Sie die gesetzen Sperrdaten ändern möchten, klicken Sie auf “Sperrdaten bearbeiten.”

Sperren kontrollieren

Hier können bereits gesperrte Datensätze selektiert und ggf. die Sperrdaten bearbeitet werden. Es können ebenfalls Datensätze über den entsprechenden Button “Markierte entsperren” wieder entsperrt werden.

Löschkandidaten

Hier werden die Datensätze selektiert, bei denen gemäß der definierten Fristen Löschdaten eingetragen wurden. In dieser Auswahl können Sie prüfen, ob die korrekten Kandidaten zum Löschen vorgemerkt sind. Gehen Sie vor wie bei den Sperrkandidaten, um die jeweiligen Datensätze auszuwählen und endgültig in die zu löschenden Datensätze zu verschieben. Sie können hier auch Löschdaten wieder entfernen oder nach Bedarf ändern.

Datensätze löschen

Hier werden Datensätze, die mit einem Löschdatum versehen sind, endgültig gelöscht (oder das Löschdatum wieder entfernt). Achtung: Löschen bedeutet, dass die Datensätze und alle ihre abhängigen Daten mit Ausnahme von Postbestand physisch aus der Datenbank gelöscht werden. Der Postbestand wird mit einem Schlagwort markiert und kann ohne Personenbezug über die Dokumentensuche selektiert werden.

Info-Felder belegen

Wie Sie die Felder “Info 1 bis 19” belegen und sich somit weitere Informationen anzeigen lassen können, erfahren Sie hier: Wie belege ich die Infofelder? .

Welche Arten von Daten werden gesperrt?

Sobald ein Datensatz aufgrund von einer greifenden Sperre gesperrt oder gelöscht wurde, werden alle verbundenen Objekte gesperrt. Das inkludiert auch alle Verträge, Schäden und sonstigen Datensätze, die personenbezogene Informationen beinhalten könnten.

Anmerkung

• Standardmäßig ist das 4-Augen Prinzip aktiviert. Wen Sie dieses Deaktivieren möchten, beachten Sie den Artikel: Wie deaktiviere ich das 4-Augen Prinzip für die DSGVO Sperrliste?

• Das Setzen von Fristen und Sperren kann mit der geplanten Aufgabe “DSGVO_Fristen” automatisiert werden. Mit der geplanten Aufgabe “DSGVO_Löschen” kann das Löschen automatisiert werden. Alle Hinweise finden Sie hier: Wie erstelle ich eine geplante Aufgabe für DSGVO-Fristen?

• Manuell gesperrte Datensätze (aus Kunde/Kontakt), die im Status  AKTIV/EIGEN verbleiben, werden im Hintergrund von den Inkassofunktionen  weiter bedient, damit durch eine Sperre nicht der Versicherungsschutz  verloren geht, weil etwaige Prämienrechnungen fehlen.