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Wie verwalte ich die Fristen nach DSGVO?

Wie verwalte ich die Fristen nach DSGVO?

Ausgangssituation

Sie möchten Daten fristgerecht nach den geltenden Vorgaben der DSGVO aus dem MVP sperren bzw. löschen.

Lösung

Sie können im MVP die Fristen zum Sperren und Löschen definieren.

Vorgehen

Default-Frist

  1. Wählen Sie im Menüband "Organisation" das Symbol "EU-DSGVO Fristen"

     

  2. Öffnen Sie den Eintrag "DEFAULT".

     

  3. Hier definieren Sie die Fristen und Bedingungen, die für eine automatisierte Sperre von Datensätzen erfüllt sein müssen. Standardmäßig werden abgelaufene Datensätze nach 10 Jahren gesperrt und nach 20 Jahren zum Löschen markiert. Beachten Sie, dass die Löschfrist erst nach Ablauf der Sperrfrist beginnt. Eine Löschung erfolgt laut diesem Beispiel also erst nach 120+240=360 Monaten (sprich: 30 Jahren).

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass, zusätzlich zu den geltenden DSGVO-Fristen, dem Steuer- und Handelsrecht entsprechend weitere Gesetze zur Aufbewahrung von Daten existieren können.

Aufbau und Auswirkungend der Fristen

  • Die Sperrfrist beginnt, sobald das entsprechende Kriterium für eine Sperrung bzw. später dann Löschung erfüllt wurde, zum Beispiel Vertragsgültigkeit, Austrittsdatum, etc. Dann starten, im Default-Fall, die 120 Monate.

    • Bisher startete die Sperrfrist immer zu dem Zeitpunkt, ab dem der Datensatz in die Liste der Sperrkandidaten geladen wurde. Unter Umständen greift dann die Sperrfrist aber zu spät!

 

  • Hinter der Tabelle "DEFAULT" verbergen sich die Tabellen KUNDE, KONTAKTE, SCHADEN, VERMITTLER, VERTRAG und TERMINE.

  • Folgende Bedingungen müssen vorliegen, damit die Datensätze von den Fristen berücksichtigt werden:

Art des Datensatzes

Bedingung zum Sperren bzw. Löschen

Art des Datensatzes

Bedingung zum Sperren bzw. Löschen

Kunde

keine aktiven Verträge, Schäden und Beteiligungsverhältnisse
STATUS = Ex-Kunde oder Ex-Interessent oder Interessent

Kontakt

werden an keiner Stelle mehr verwendet/referenziert

Schaden

ABSCHLUSS enthält ein Datum

Vermittler

STATUS = Ex-Vermittler

Vertrag

STATUS = Info oder Storno
ABLAUF <= Heute

keine aktiven Schäden

Termin

STATUS = Erledigt

Dokumente

werden an keiner Stelle mehr referenziert

Diese Bedingungen finden Sie auch in der jeweiligen Zeile der Sperr- bzw. Löschselektion:

Im Beispiel oben sehen Sie, dass der Kunde in der ersten Zeile für die Sperrung laut der Default-Sperrfrist vorgemerkt wurde. Die erfüllten Bedingungen sind in diesem Fall also: Status = Ex-Kunde, Ex-Interessent oder Interessent.

  • Die Löschung kann automatisiert im Hintergrund konfiguriert werden, erfolgt im Standard aber durch den Anwender in der Sperrliste. Alle Hinweise zum manuellen Sperren/Löschen finden Sie im Artikel