Einrichtung Dokumentenabruf/Transferservice der BiPRO-430-Dokumente in ams.5/ia.2
- Veith Felcmann
- Liberion Alija
1. Vorbereitung
1.1 Registrierung
Falls Sie bereits einen con:center Account haben, können Sie diesen Schritt überspringen.
Sollten Sie sich noch nicht bei con:center registriert haben können Sie die Registrierung wie im folgenden Artikel durchführen: Wie registriere ich mich für die BiPRO-Plattform con:center?
1.2 Login im ams.5/ia.2 hinterlegen und prüfen
Benutzername und Passwort können Sie für den jeweiligen Benutzer über „Organisation → Benutzer → [Benutzername] → Reiter: con:center“ hinterlegen. Mit einem Klick auf „Aktualisieren“ werden Ihre Zugangsdaten überprüft und gespeichert.
Wichtig: Die Aktualisierung muss zwingend vom angemeldeten Benutzer selbst durchgeführt werden.
1.3 Einen neuen con:center-Benutzer für den BiPRO-Abruf anlegen
Der erste Benutzer, der sich für con:center registriert, ist automatisch der Administrator der Gruppe (=Firma). Von diesem Benutzer aus kann der Zugang für den Dokumentenabrufbenutzer Ihres Hauses angelegt werden.
Wie Sie weitere Benutzer im con:center anlegen können Sie folgenden Artikel entnehmen: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/~60a37f6e99b21f0070e47758/pages/312180739/Wie+registriere+ich+weitere+Benutzer+f+r+meine+Firma+f+r+con+center
1.4 Anlegen eines neuen Benutzers im ams.5/ia.2
Gehen Sie nun über „Organisation → Benutzer“ und klicken auf „Neuanlage“. Bestätigen Sie die Abfrage anschließend mit „Ok“.
Vergeben Sie einen neuen Benutzernamen, wie zum Beispiel „Dokumentenabruf“. Die restlichen Felder müssen nicht ausgefüllt werden. Wenn Sie das Feld „Kennwort“ ebenfalls leer lassen, kann sich jeder Mitarbeiter mit dem neuen Benutzer anmelden und den Dokumententransfer anstoßen.
1.4.1 Hinterlegen der con:center Zugangsdaten
Wechseln Sie nach der Neuanlage im Benutzer auf den Reiter „con:center“ und geben die in Schritt 1.3 erhaltenen Zugangsdaten für den Abruf-Account ein.
Damit später der Benutzer die Dokumente vom con:center in ams.5 bzw. ia.2 übernehmen kann, setzten Sie bitte das Häkchen bei „Daten- und Dokumentenabruf“. Setzten Sie zudem den Haken „Auto Identifizierung“, damit direkt beim Import nach entsprechenden Vorschlägen in Ihrer Datenbank für die Zuordnung der Dokumente gesucht wird.
vergangene ams5-Versionen:
Organisation > Benutzerverwaltung > Benutzer > con:center
neue ams5-Versionen:
Organisation > Benutzerverwaltung > Benutzer > Cloud Konten
Konto hinzufügen > con:center >
Name, Passwort, Mandant pflegen
+ Daten- und Dokumentenabruf aktivieren
+ Auto Identifizierung aktivieren
Klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren“, damit Ihre Einstellungen gespeichert werden.
1.4.2 Zugriffsrechte für den Abrufbenutzer
Der neu angelegte „Dokumentenabruf“-Benutzer benötigt für den manuellen- oder automatischen Abruf noch bestimmte Zugriffsrechte. Öffnen Sie dazu erneut über „Organisation – Benutzer“ den entsprechenden Benutzer und wechseln auf den Reiter „Zugriffsrechte“. Wählen Sie in der Rechtezuordnung zunächst den obersten Punkt „ALLE RECHTE“ aus und klicken anschließend auf „Deaktivieren“.
Vergeben Sie nun die Zugriffsrechte für den Dokumenteneingang und das Recht „Datenbearbeitung zulässig“, damit die Dokumente in den Dokumenteneingang geschrieben werden können. Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen.
Wechseln Sie nun auf den Reiter „Einstellungen“ im Benutzer und wählen dort unter „Benutzer mit folgenden Dokumentenrechten können den Dokumenteneingang dieses Benutzers einsehen“ das Recht „AMS-Anwender“ aus. Jeder Benutzer, der dieses Dokumentenrecht besitzt, kann nun den Dokumenteneingang des Dokumentenabrufbenutzers einsehen.
1.4.3 Zugriffsrechte für den arbeitenden Benutzer
Damit der Benutzer, der die Dokumente verteilt ebenfalls Zugriff auf den Dokumenteneingang des Dokumentenabrufbenutzers hat, benötigt dieser zwei Rechte. Gehen Sie dazu erneut auf „Organisation – Benutzer“ und rufen den Reiter „Zugriffsrechte“ aus.
Unter „Verfügbare Rechtezuordnung“ benötigt der Benutzer das Recht „AMS-Anwender“, wie in Kapitel 1.4.2 beschrieben. Zudem wird das Recht „ALLE RECHTE – Fenster – Dokumenteneingang – Dokumente aller Benutzer anzeigen“ in der „Rechtezuordnung“ benötigt.
1.4.4 Hinterlegen der Zugangsdaten im con:center
Rufen Sie nun den con:center Account des Dokumentenabrufbenutzers über den Reiter „con:center“ und dort über den blau hinterlegten „Bearbeiten“-Link auf.
Öffnen Sie dort unter „Einstellungen“ die Produktgeber und hinterlegen auf der Wolke neben dem jeweiligen Produktgeber analog zur den Einrichtungsanleitungen Ihre Zugangsdaten und wählen unter „Transferservice“ „Ja“ aus.
Einrichten der Gesellschaftszugänge im con:center (Benutzername & Passwort)
Einrichten der Gesellschaftszugänge im con:center (Zertifikate)
Einrichten der Gesellschaftszugänge im con:center (Easy Login)
Einrichten der Gesellschaftszugänge im con:center (TGIC)
Nehmen Sie die Einstellung bei allen Produktgebern vor, für die Sie den Dokumentenabruf einrichten wollen.
WICHTIG: Wir empfehlen grundsätzlich, dass der „Transferservice“ nur bei EINEM Benutzer aktiviert wird. So kommt es nicht vor, dass Dokumente von mehreren Benutzern abgerufen werden, sondern alle Dokumente zentral bei Ihrem Dokumentenabrufbenutzer hinterlegt sind.
2. Dokumentenabruf
2.1 Automatischer Dokumentenabruf
Eine Vielzahl der im con:center angebundenen Gesellschaften rufen die Dokumente nach Einrichtung des Transferservices automatisch, einmal am Tag zu bestimmten Uhrzeiten für Ihren con:center Account ab.
2.2 Interaktive Transferservice
Alle Gesellschaften, die Sie über Easy Login oder TGIC angebunden haben und die VHV, können von Ihnen manuell abgerufen werden.
Melden Sie sich dazu mit dem neu angelegten Dokumentenabruf Benutzer im AMS an. Gehen Sie nun im AMS über „Bestand – DigiPro“ und innerhalb vom con:center unter „Arbeitsplatz“ auf „Transferservice“. Klicken Sie anschließend auf der folgenden Seite auf den Button „Transferservice starten“ um den interaktiven Transferservice auszuführen.
Nach der Eingabe der entsprechenden Tokens für VHV und evtl. Easy Login und TGIC starten alle von Ihnen eingerichteten interaktiven Transferservices.
In der Transferserviceübersicht (TransferserviceQueue) stehen nun alle aktuell laufenden Dienste auf „Ja“ mit einem entsprechenden Start bzw. Ablaufdatum. Bei allen anderen Gesellschaften steht weiterhin „Nein“.
Bei folgenden Gesellschaften und Produktgebern kann der Transferservice interaktiv gestartet werden: Adam Riese, ARAG, Barmenia, Continentale, Dialog Sachversicherung, Dialog Lebensversicherung (Easy Login), ERGO, Gothaer (Easy Login), Hanse Merkur, HDI, INTER Versicherungsgruppe, LV1871, Mannheimer, Provinzial, Provinzial Rheinland, Sparkassen Versicherung, SV Sachsen, Versicherungskammer Bayern, VHV, Volkswohl-Bund, Wüstenrot & Württembergische, WWK
2.3 Abruf der Dokumente nach AMS.5/ia.2
2.3.1 Automatischer Abruf per Geplante Aufgabe
Mit Hilfe der Geplanten Aufgabe „concenterDokAbruf“ können Sie Ihre ins con:center abgerufenen Dokumente automatisch in Ihr AMS.5/ia.2 importieren lassen. Dafür ist keine Anmeldung mit dem angelegten Dokumentenabrufbenutzer notwendig.
Rufen Sie über „Systemverwaltung – Geplante Aufgaben“ die eingestellten Aufgaben auf.
Klicken Sie nun auf „Neuanlage“ und legen die Aufgabe „concenterDokAbruf“ wie im Screenshot zu sehen an und speichern die Eingabe anschließend. Die Startzeit kann von Ihnen individuell gewählt werden.
Die Dokumente werden dann bei der Ausführung von der Geplanten Aufgabe aus dem con:center in den Dokumenteneingang des Abrufbenutzers importiert.
WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Einrichtung der Aufgabe darauf, dass der Dienst „ASSFINET Geplante Aufgaben“ auf Ihrem AMS.5-/ia.2-Server installiert und gestartet ist.
2.3.2 Manueller Abruf im Dokumenteneingang
Melden Sie sich mit dem in Schritt 1.4 angelegten Benutzer im AMS an und rufen den Dokumenteneingang über „Eigen – Dokumenteneingang“ auf. Klicken Sie nun in der Menüleiste auf den Button „DigiPro“ und dort auf „Import“ um die Dokumente manuell abzurufen.
WICHTIG: Bitte achten Sie darauf, dass während des manuellen Imports der angemeldete Benutzer, der den Abruf durchführt, ähnlich wie beim GDV-Import, nicht im AMS arbeiten kann.
2.3.3 Identifizieren von Dokumenten im Dokumenteneingang
Die Identifizierung läuft gemäß den Einstellungen aus Kapitel 1.4.1 beim Import automatisch, so dass eine Zuordnung direkt erfolgen kann.
Sofern Sie allerdings nach dem Import der Dokumente die Vertragsnummer von bestimmten Verträgen ändern, oder Verträge erst nach dem Import anlegen, können Sie im Dokumenteneingang über den Menüpunkt „DigiPro – Identifizieren“ erneut eine Zuordnung für den Vorschlag starten, um die die Dokumente anschließend zuordnen zu können.
3. Verarbeitung der Dokumente im Dokumenteneingang
3.1 Zugriff auf die Dokumente
Da die Dokumente zentral in den Dokumenteneingang für den „Abruf-Benutzer“ geladen werden, haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit die Dokumente einzusehen und weiter zu verarbeiten.
Rufen Sie hierzu Ihren Dokumenteneingang auf und passen die „Anzeige für Benutzer“ an. Zudem empfehlen wir für die Zuordnung die Option „Dokumente nach Zuordnung aus der Liste löschen“ zu aktivieren, damit die verarbeiteten Dokumente nicht mehr im Dokumenteneingang aufgeführt werden.
3.2 Zuordnung per Vorschlagsfunktion
Um die abgerufenen Dokumente nun direkt zum entsprechenden Vertrag, Schaden oder Vorgang zuzuordnen, markieren Sie den entsprechenden Eintrag im Dokumenteneingang und wählen in der Menüleiste den Punkt „Vorschlag“.
Aus den gelieferten BiPRO-Daten der Gesellschaft erstellen wir einen eindeutigen Dokumententitel, der die Schadens- und/oder Vertragsnummer und den Kundennamen enthält. Wenn AMS/ia.2 die Schadens- oder Vertragsnummer im System einem Objekt zuordnen kann, wird in der Menüleiste der Vorschlagsbutton aktiv.
Wenn Sie nun auf den Vorschlagsbutton klicken, erkennt AMS/ia.2 automatisch den entsprechenden Vertrag oder Schaden und schlägt Ihnen den passenden Ablageort vor.
3.3 Automatische Zuordnung der Dokumente
Um mehrere Dokumente gleichzeitig zuordnen zu können, gibt es im AMS.5/ia.2 den Punkt „Automatische Zuordnung“ in der Menüleiste des Dokumenteneingangs. Wenn Sie mehrere Dokumente anhaken und anschließend den Button „Automatische Zuordnung“ auswählen, werden alle ausgewählten Dokumente entsprechend des Vorschlags und Ihrer ausgewählten Einstellungen direkt zum Schaden, Vertrag oder Vorgang zugeordnet.
Für die Automatische Zuordnung empfehlen wir folgende Einstellungen, bei einer Zuordnung zu Schäden, Verträgen und Vorgängen:
3.3.1 Automatische Zuordnung mit Sachbearbeiter
Neben der Automatischen Zuordnung zum Schaden, Vertrag oder Vorgang haben Sie auch die Möglichkeit, die Dokumente direkt zum hinterlegten Sachbearbeiter zuzuordnen oder eine Systembenachrichtigung für den Sachbearbeiter einzustellen, sofern ein Dokument zu einem Schaden oder Vertrag zugeordnet wurde, in dem ein Sachbearbeiter hinterlegt ist.
Über „Systemverwaltung – Einstellungen – Dokumenteneingang“ können Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen:
Automatische Zuordnung: In diesem Fall wird das Dokument ganz normal zum entsprechenden Objekt zugeordnet.
Automatische Zuordnung mit Benachrichtigung: Hier wird das Dokument ebenfalls ganz normal dem entsprechenden Objekt zugeordnet. Der hinterlegte Sachbearbeiter beim Kunden oder Vertrag erhält zusätzlich eine Systembenachrichtigung, dass ein Dokument eingegangen ist.
Verschieben zum Sachbearbeiter: Bei dieser Option wird das Dokument NICHT dem entsprechenden Objekt zugeordnet, sondern wird in den Dokumenteneingang des hinterlegten Sachbearbeiters verschoben. Der Sachbearbeiter kann es anschließend selbst Zuordnen.
WICHTIG: Damit der hinterlegte Sachbearbeiter auch eine Systembenachrichtigung erhält muss dieser in den Benutzereinstellungen die Systembenachrichtigung via DMS oder E-Mail eingestellt haben.