forms-Editor
- Jens Multhaup (Unlicensed)
- Teresa Kortmann
- Liberion Alija
Willkommen im forms-Editor! Designen Sie Ihr eigenes Formular zur Abfrage von Kunden- und Vertragsdaten mit assfinet forms.
Formularvorlage wählen
Nach dem Sie den forms-Editor gestartet haben, können Sie ein Forms von Grund auf selbst definieren oder mit einer vordefinierten Vorlage starten.
Wählen Sie nach Ersteinstieg auf der Startseite des Editors entweder eine von uns bereitgestellte Mustervorlage oder eines Ihrer bestehenden Produkte aus verwenden Sie es für die weitere Bearbeitung oder starten Sie ohne eine Vorlage.
Konfigurationsassistent
Nachdem Sie sich für ein Musterformular oder den Einstieg ohne entschieden haben, startet der Konfigurationsassistent für Ihr forms.
Dieser Assistent führt Sie durch die verschiedenen Zusatzoptionen und hilft Ihnen mit ausführlichen Texten bei der Ersteinrichtung. Die Einstellungen können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
Übersicht
Nach Einrichtung des forms mit Hilfe des Konfigurationsassistenten gelangen Sie auf die Hauptseite des Editors. Die einzelnen Bereiche werden nachfolgend detaillierter beschrieben.
Im oberen Bereich des Editors finden Sie den Namen des Formsprodukts, die Lizenz sowie die Art des Formulars.
Darunter befinden sich die Abschnitte “Zusatzoptionen“ und “Verknüpfte Dokumente“. Details hierzu finden Sie in den nachstehenden Abschnitten.
Die Bearbeitungsfläche des Forms gliedert sich in drei Bereiche.
Fragen: Hier werden Ihnen verschiedene Fragentypen angeboten. Sie können zwischen einfachen Textfeldern, Listen oder auch Zahlen- und Datumsfeldern wählen. Ziehen Sie für die Verwendung diese einfach in den mittleren Abschnitt oder lassen Sie neue Felder per Klick an das Ende Ihres Formulars setzen.
Designpanel: Erstellen Sie hier neue Reiter und fügen Sie die Fragen hier hinzu. Diese können Sie anschließend einfach per Drag & Drop in die gewünschte Gliederung und Reihenfolge bringen.
Eigenschaften: Für jedes Fragenfeld können Sie eine Vielzahl von Eigenschaften definieren. Darunter der Fragentext, sowie das Format oder die Anzeige der Frage. Details können Sie dem Abschnitt “Eigenschaften“ entnehmen.
Über den Button “Vorschau öffnen”, haben Sie die Gelegenheit sich das erstellte Formular aus Sicht Ihrer Kunden anzusehen. Speichern Sie dafür zunächst Ihre Änderungen mit Hilfe des Buttons “Formular speichern/ändern“. Weitere Details zur Vorschau finden Sie hier.
Zusatzoptionen
Für das einzelne Forms-Produkt haben Sie die Möglichkeit verschiedene Zusatzoptionen auszuwählen.
Zusatzoption | Beschreibung |
|---|---|
Konfigurationsassistent | Starten Sie zur geführten Einrichtung der Zusatzoptionen den Konfigurationsassistenten. Hier werden die einzelnen Punkte mit weiteren Informationstexten abgefragt und können direkt gesetzt werden. |
Gültigkeitszeitraum | Setzen des Gültigkeitszeitraums eines Vorgangs in Tagen. Anschließend kann der forms-Vorgang nicht mehr für den Nutzer verwendet werden. |
Benutzer hinterlegen | Hinterlegen Sie für die Ersterfassung, sowie das eigendefinierte Ergebnisdokument einen Benutzer. |
Anonyme Nutzung | Der forms-Vorgang kann auch ohne assfinet cloud Account genutzt werden. |
Weiterleitung zur Registrierung | Nach der Übersendung der Daten, wird ein nicht angemeldeter Benutzer zur Registrierung an der assfinet cloud weitergeleitet |
Ersterfassung
| Sie können direkt im Editor den Link kopieren und weiterverwenden. So können Sie das Forms zum Beispiel direkt auf Ihrer Homepage verwenden.
|
Freigabe erforderlich | Übertragene Daten des Kunden werden nicht direkt in AMS importiert. Erst nach Freigabe durch Sachbearbeiter werden die Daten final importiert. |
Befüllung Listenimport | Ermöglicht die Anlage von Formsvorgängen über einen Upload einer Excel bzw. CSV |
Email versenden | Nach dem Ausfüllen des forms-Vorgang wird eine E-Mail mit den Daten an die eingegebene Email-Adresse versendet. Sie können die E-Mail an den später angemeldeten Nutzer oder eine spezielle Adresse versenden lassen. Für eine spezielle Adresse hinterlegen Sie hierzu zunächst ein Feld im forms, mit den Eigenschaften “Text“ und dem Textformat “E-Mail“. |
Verknüpfte Dokumente
Sie haben verschiedene Optionen, Ihrem Formsprodukt Dokumente hinzuzufügen. Zum einen können Sie für die Zusammenfassung der erfassten Daten ein von uns standardisiertes Dokument verwenden oder Sie designen einfach Ihr eigenes Ergebnisdokument. Zusätzlich lassen sich statische Dokumente/Anlagen hochladen.
Standarddokument
Das Standarddokument kann für jedes forms verwendet werden. Die enthaltenen Informationen richten sich dabei nach Ihrem forms-Produkt. Sie haben hier noch die Möglichkeit den Namen zu ändern, ein Schlagwort zu vergeben und eine Unterschrift einzufordern.
Anlagen/Statische Dokumente
Für jedes Formsprodukt können Sie statische Dokumente hochladen. Eine Verknüpfung zu diesen Dokumenten lassen sich per html direkt in den Fragentext einbauen. Zudem werden Anhänge auf der Zusammenfassungsseite angezeigt und dem Vorgang angehangen. Wenn Sie PDF-Dokumente verwenden, können Sie diese ebenfalls unterschreiben lassen.
Ergebnisdokument
Ein individuelles Ergebnisdokument können Sie mit Hilfe des integrierten Editors erstellen. Dieses Dokument wird dem Nutzer als PDF zum download angeboten und zudem mit in dem Postbestand des Vorgang im MVP übernommen.
Sollte kein Ergebnisdokument erstellt werden, wird dem MVP stattdessen eine TXT Datei mit der con:center Vorgangsnummer übermittelt und ebenfalls in den Postbestand des Vorgangs übernommen. Die Datei dienst nur dem Prozess, der eine Datei erwartet. Die Verwendung eines Ergebnisdokuments ist daher obligatorisch.
Im oberen Bereich können Sie einen passenden Namen und Schlagworte vergeben. Mit der Checkbox “Unterschrift erforderlich“ muss der Kunde das Dokument zunächst unterschreiben, bevor seine Daten gesendet werden.
In der Liste Briefpapier können Sie zwischen den Briefpapieren gewählt werden. Für weiteres Briefpapier, siehe Wie kann ich Briefpapier einbinden? und achten Sie darauf das in forms kein Briefpapier genutzt werden kann welches einem Mandanten zugeordnet ist. Ab März 2024 werden Sie bei der Briefpapierauswahl einen passenden Hinweis finden, wenn das Briefpapier aufgrund einer Mandantenzugehörigkeit nicht verwendbar ist und entsprechende auch nicht mehr Auswählen können.
Im unteren Teil des Editors können Sie ein eigenes Anschreiben entwerfen und per Platzhalter Informationen aus Ihrem Forms einfügen. Dazu verwenden Sie einfach die Buttons am linken Rand.
Hier werden Ihnen die Datenfelder angezeigt. Per Klick lassen sich die Platzhalter generieren und werden dem Dokument direkt hinzugefügt.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Bedingungslogiken zu erstellen und für Ihr Dokument zu verwenden. So lassen sich bestimmte Daten nur anzeigen, wenn die Bedingung erfüllt ist. Details siehe:Bedingungslogik
Auch Textbausteine lassen sich definieren und ins Dokument einbinden.
Dafür öffnet sich ein weiteres Fenster in dem Sie den Textbaustein bearbeiten können.
Bearbeitungsbereich
Fragen
Für die Definition Ihres Forms stehen Ihnen verschiedene Fragentypen zur Verfügung. Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Typen.
Fragentyp | Beschreibung |
|---|---|
Text | einfaches Textfeld zur Eingabe von Freitext |
Liste | Auswahlliste mit fest definierten Eingabewerten |
Textarea | großes Textfeld zur Eingabe von Freitext |
Part | Abschnitt zur weiteren Gliederung der Daten |
Dateiupload | Ermöglicht den Upload von Dateien |
Hinweis | Textbox für die Anzeige von Hinweisen |
Datum | Erfassung eines Datums |
Zahl | einfaches Feld zur Eingabe von Zahlen |
Dynamische Liste | Auswahlliste, die sich aus definierter Frage eines Wiederholungsparts speist |
Uhrzeit | Erfassung einer Uhrzeit |
Ja/Nein Liste | Auswahlliste mit vordefinierten Werten Ja/Nein |
Checkbox | Auswahlliste mit vordefinierter Antwort Ja |
Designpanel
Im mittleren Bearbeitungsbereich können Sie weitere Reiter anlegen und Ihre gewählten Parts und Fragen organisieren. Dazu können Sie diese einfach per Drag&Drop verschieben und neu arrangieren.
Eigenschaften
Für die Fragentypen lassen sich eine Vielzahl von Eigenschaften definieren. Darunter der Fragentext, Textformat und die Verknüpfung zu AMS. Eine detaillierte Beschreibung der Eigenschaften finden Sie in der unten stehenden Tabelle.
Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|
Fragentext | Text der Frage, welcher im Forms angezeigt wird |
Erforderlich | Die Beantwortung der Frage ist verpflichtend |
Versteckt | Die Frage wird dem Kunden nicht angezeigt |
Schreibgeschützt | Die Antwort der Frage kann nicht bearbeitet werden |
Textformat | Für viele Antworten lassen sich feste Formate festlegen |
Hilfetext | Für Fragen kann ein Hilfetext hinterlegt werden. Dieser wird im Forms wie folgt angezeigt. |
Standardantwort vorbelegen | Die eingetragene Antwort wird vorbelegt. |
AMS-Feld | Hier kann das zur Frage korrespondierende AMS-Datenfeld gewählt werden. Diese Verknüpfung ermöglicht ein Vorblenden der bereits vorhandene Kunden und Vertragsdaten, sowie die Übertragung der eingetragenen Informationen ins ams. Bitte beachten Sie, dass eine Verknüpfung an Fragen erst Möglich ist, wenn Sie am Reiter/Part die entsprechende ams Tabelle ausgewählt haben. Die Auswahlliste filtert dabei auf den Datentypen. Somit sind Fragen vom Typ Text auch nur mit solchen ams Feldern verknüpfbar. Möchten Sie hingegen Zahlenfelder aus Ihrem ams verknüpfen, ist auch der entsprechende Fragentyp in forms zu wählen. Es können auch technische Felder (TF) ausgewählt werden. Wenn ein technisches Feld ausgewählt wurde, ist die Frage automatisch schreibgeschützt. |
Bedingungslogik | Für Fragen lassen sich verschiedene Bedingungen definieren. So können Fragen erst bei deren Erfüllung angezeigt oder erst dann zur Pflichtfrage gemacht werden. Weitere Details finden Sie hier.
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Anleitung zur Forms-Verwaltung finden Sie hier: Assfinet Forms-Verwaltung