Release Notes - assfinet cloud
- Teresa Kortmann
- Fabian Ulrich
- Liberion Alija
Hier finden Sie ab sofort die wichtigsten Neuheiten aus unserer cloud-Entwicklung. Die cloud Releases finden in 14-tägigem Rhythmus statt. Die Updates werden in der Nacht von Dienstag auf Mittwoch durchgeführt.
assfinet cloud Release KW 17
Account data und drive: Überarbeitete E-Mail-Vorlagen
Mit dem aktuellen Update wurden die E-Mail-Vorlagen erheblich verbessert. Registrierungen in der Cloud erscheinen in einem klaren und übersichtlichen Design.
Die neue Gestaltung sorgt für eine klarere Struktur, eine bessere Lesbarkeit und eine professionellere Ansprache der Empfänger. Wichtige Informationen wie Benutzername, E-Mail-Adresse sowie der Zugangslink sind nun übersichtlich dargestellt.
Durch die verbesserte Nutzerführung wird der Registrierungsprozess für neue Benutzer deutlich vereinfacht und transparenter gestaltet.
assfinet forms
Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, die Forms-Verwaltung auch im dunklen Modus zu nutzen.
Die Aktivierung dieses Modus lässt sich unkompliziert über die Einstellungen in Ihrem persönlichen Profil vornehmen, sodass Sie die Oberfläche nach Ihren Wünschen anpassen können.
Berechnungen in Parts jetzt möglich
Mit dem aktuellen Update erweitern wir die Excel (Service)-basierten Formulare um eine hilfreiche Funktion:
Berechnungen innerhalb von Parts sind jetzt möglich. Damit können Sie z.B. innerhalb eines Parts Formeln verwenden, um z.B. eine Prämie zu berechnen.
Zusätzlich können jetzt auch Inputs (zentrale Eingabewerte) wie z. B. “=PLZ” innerhalb von Parts genutzt werden.
Beachten Sie, dass die Formeln in alle Zeilen kopiert werden müssen.
assfinet cloud Release KW 15
Mailvorlagen
Die von uns zur Verfügung gestellten Standardmailvorlagen wurden aktualisiert, und geben nun mehr nützliche Informationen aus, wie den Namen Ihres Unternehmens, die persönliche Anrede des Kunden, sowie zum Beispiel den Direktlink zu Ihrem Kundenportal (collaboration). Eine Standardvorlage wird immer dann versendet, wenn Sie keinen eigenen Text eingegeben haben.
Hinweise zur Nutzung und Anpassung der Textvorlagen finden Sie hier: Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?
HTML-Templates
Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, in HTML-Vorlagen QR-Codes zu integrieren. Dies funktioniert am besten mit webgenerierten Llinks. Auf der Seite Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen? | QR Codes finden Sie ein entsprechendes Code-Beispiel.
assfinet forms
Wenn Sie einen neuen forms-Vorgang an die E-Mail-Adresse eines Kunden versenden, wird ab sofort geprüft, ob die E-Mail-Adresse bereits bekannt ist.
Ist dies nicht der Fall, versucht unser System den Vor- und Nachnamen zu erkennen, und legt den Kunden an. Der Kunde erhält dann, zusätzlich zum forms-Vorgang, auch eine E-Mail mit einer entsprechenden Info, dass er oder sie in der cloud registriert wurde:
forms-Produkt als Vorlage
Wenn ein bestehendes forms-Produkt als Vorlage für ein neues forms-Produkt genutzt werden soll, können Sie die entsprechende Vorlage nun bereits in der forms-Verwaltung auswählen:
Weitere Informationen zur Anlage eines forms-Produktes finden Sie hier: Schnelleinstieg in die Anlage von forms-Produkten und Verteilung über alle drei Wege
PDF-Vorlagen
PDF-Vorlagen (zum Beispiel für das Ergebnisdokument) können Sie ab sofort das Dokument austauschen, ohne, dass die eingesetzten Variablen (Unterschriftenfelder, etc.) verloren gehen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie eine aktualisierte Version der Vorlage einsetzen möchten.
Ersterfassungslink als QR-Code
Um ein forms als Ersterfassung extern bereitzustellen, konnten Sie bisher nur einen Link generieren. Ab sofort können Sie nun auch einen QR-Code ausgeben, der zum forms führt.
Unterschriften anfordern
Sie können auch die Unterschriften von mehr als nur einer Person anfordern. Ziehen Sie dazu einfach die entsprechende Anzahl von Unterschriftenfeldern in Ihr Dokument. Dabei werden momentan die folgenden Felder unterstützt: UnterschriftFeld, UnterschriftPartner1Feld, UnterschriftPartner2Feld und UnterschriftMaklerFeld.
Weitere Informationen zum Anfordern von Unterschriften finden Sie hier: Wie kann eine Unterschrift angefordert werden?
assfinet collaboration
PDF-Vorlagen in der Kachelansicht
In der Kachelansicht der collaboration können Sie ab sofort auch PDF-Vorlagen einbinden, die dann vom Kunden ausgefüllt werden und als forms gespeichert werden. Dies war bisher nur mit bestehenden HTML-Vorlagen möglich.
Filterfunktion für Dokumenten-Schlagwörter
In Dokumentenlisten können Sie ab sofort mithilfe von Schlagwörtern schnell und einfach das gewünschte Dokument finden.
Klarnamen für Vermittler
Ab sofort werden Ihre Vermittler in den verschiedenen Listen, sowie den Detailansichten von Kunde und Vertrag mit Klarnamen angezeigt, und nicht wie bisher als ID:
assfinet cloud Release KW 13
Änderung in der cloud-Administration
Um unsere assfinet cloud Administration zu verschlanken und die Berechtigungsvergabe zu vereinfachen, haben wir in der vergangenen Woche damit begonnen, die neue Oberfläche „my.assfinetcloud“ auszurollen. Einige von Ihnen haben bestimmt schon gesehen, dass ein neuer Button in der bekannten drive-Administration hinzugekommen ist. Über diesen können Sie bereits jetzt in das neue Admin-Center wechseln und sich umschauen. Das neue Admin-Center wird in den kommenden Wochen immer mehr Funktionen erhalten und die bisherige Administration auf Dauer ablösen. Momentan findet die Konfiguration aber wie gewohnt in der bekannten drive-Oberfläche statt. Die Änderungen, die wir hier in Vorbereitung auf die neue Administration implementiert haben, finden Sie in folgendem Artikel unserer Online-Hilfe beschrieben: Wie kann ich Freischaltungs-Berechtigungen in der assfinet cloud über die neue Oberflächenstruktur verwalten?
assfinet forms
Excelbasierte forms versionieren
Die Einführung von Excel-basierten forms-Formularen haben wir Ihnen bereits vor einiger Zeit an dieser Stelle präsentiert. Ab sofort können Sie auch hier eine Versionierung aufrufen. Nutzen Sie dazu das Uhrensymbol neben dem Download-Pfeil für die Excel-Datei.
Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie die Versionen einsehen und die gewünschte Variante auswählen können. Sie können die hier versionierten Dateien aktivieren oder herunterladen.
Weitere Informationen zu unserer Excel-Integration in assfinet forms finden Sie hier: Wie kann ich mithilfe einer Excel-Datei ein forms-Formular anlegen?
Unterschriften anfordern
Ab sofort können Sie in forms-Ergebnisdokumenten auch die Funktion integrieren, eine Unterschrift anzufordern. Damit können Sie Formulare gemeinsam mit dem Kunden online abschließen. Aktivieren Sie dazu den Haken „Unterschrift erforderlich“ bei der Erstellung des Ergebnisdokumentes.
Bei den Ergebnisdokumenten finden Sie dann eine Übersicht und entsprechenden Hinweis, dass eine Unterschrift angefordert werden kann:
Wird die Unterschrift angefordert, erhält der Kunde eine entsprechende E-Mail, die Ihn in die assfinet Sign App leitet, wo die Unterschrift geleistet werden kann. Die unterschriebenen Dokumente sind dann auch in assfinet forms einsehbar.
In assfinet Sign können dann alle geleisteten Unterschriften eingesehen werden.
Weitere Informationen finden Sie hier: Wie kann eine Unterschrift angefordert werden?
assfinet cloud Release KW 11
assfinet collaboration
Im letzten Release haben wir die Versionierung der eigendefinierten Ansichten eingeführt. Hier werden ab sofort nur noch zehn unterschiedliche Versionen angezeigt, auf die Sie Ihre Ansicht zurücksetzen können.
In der Kachelansicht haben wir den Wechsel auf eine übergeordnete Gruppe optimiert: mithilfe des „Zurück“-Buttons können Ihre Kunden nun bequemer hin und her springen.
assfinet forms
Ab sofort können Sie im forms-Editor die Funktionen „Element ausschneiden“ und „Nach diesem Element einfügen“ nutzen, um zum Beispiel in großen Formularen effektiv die Reihenfolge einzelner Elemente ändern zu können.
Darüber hinaus gibt es ab sofort die Option, in Listen eine Mehrfachauswahl zu erlauben:
Listeneinträge können ab sofort mit Bildern ergänzt werden, zum Beispiel mit den entsprechenden Länderflaggen für die Landesauswahl:
Im fertigen Formular könnte eine Liste also wie folgt aussehen:
Alle Elemente finden Sie im Artikel forms-Editor
assfinet cloud Release KW 9
assfinet forms
Standardforms
In assfinet forms bieten wir Ihnen jetzt auch diverse Standardformulare an. Diese können Sie nutzen, um häufig auftretende Geschäftsvorfälle umzusetzen. Eine genaue Anleitung finden Sie hier: Wie kann ich Standardformulare in assfinet forms einsetzen?
Die Standardformulare erkennen Sie an dem kleinen assfinet-Logo am Anfang der Zeile in der forms-Auswahl bei der Neuanlage eines forms-Vorgangs:
Bitte beachten: die Standardformulare werden stetig erweitert. Die aktuellste Liste finden Sie immer in Ihrem assfinet forms-Dialog!
Excelbasierte forms
Wenn Sie mit excelbasierten forms arbeiten, können Sie die hinterlegte Excel-Datei jetzt auch herunter laden:
In der Excel-Datei selbst können Sie einfache Unterschriftenfelder definieren, indem Sie ein entsprechendes Feld mit Namen „UnterschriftFeld“ einfügen:
Alle Reiter, die Sie mit dem Namen „Report“ betiteln, werden als Ergebnisdokument ausgegeben. Begriffe, die ebenfalls im Reiternamen nach „Report“ stehen, wie „Angebot“ im Beispiel oben, werden als Dokumentname übernommen:
Weitere Informationen zu excelbasierten forms-Formularen finden Sie im entsprechenden Artikel: Wie kann ich mithilfe einer Excel-Datei ein forms-Formular anlegen?
PDF-Ergebnisdokumente
Ab sofort können Sie das PDF-Dokument, das Sie als Ergebnisdokument (vgl. https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/1115357228 ) verwenden, austauschen, ohne, dass bereits eingetragene Variablen verloren gehen.
Darüber hinaus können Sie den Namen des Ergebnisdokuments im forms-Editor anpassen:
Beim Einfügen von Feldern in ein PDF-Dokument erkennt der Editor jetzt die Größe des Feldes, und passt das eingefügte Feld genau an die Größe des Bereichs im PDF an.
Eingaben zwischenspeichern
Wird ein Formular ausgefüllt, können Antworten ab sofort auch zwischen gespeichert werden. Dies erleichtert dem Kunden die Bearbeitung.
Löschen von Antworten
Mithilfe einer neuen Option im forms-Editor können Sie ab sofort entscheiden, ob entfernte Antworten ebenfalls nach ams.5 übertragen werden sollen. Achtung: diese Funktion greift nur dann, wenn Antworten im forms bereits vorgefüllt werden, Sie das Formular also einem bestimmten Kunden zuweisen. Löscht dieser dann einzelne Informationen, werden diese auch in ams.5 entfernt.
Bedingungslogiken
Im forms-Editor können Sie ab sofort für Bedingungslogiken auch Fragen vom Typ „Text“ sowie „Laufzeitlisten“ als Quellfragen definieren. Eine Quellfrage ist die Frage, auf der die Bedingung basiert.
Weitere Hinweise finden Sie im Kapitel Bedingungslogik
Filtermöglichkeiten Laufzeitliste
Im letzten Update haben wir das Element „Laufzeitliste“ eingeführt. Sie können es nun auch als Quellfrage einsetzen (siehe oben), und außerdem Filtermöglichkeiten einstellen. Damit können Sie noch genauer definieren, was in der Liste ausgegeben wird.
Sparte ändern
In der Administration eines forms-Produkts ist es ab sofort möglich, die Sparte nachträglich zu ändern. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn beim ersten Anlegen keine Sparte verknüpft wurde.
assfinet cloud Release KW 7
assfinet forms
Standort-Abfrage
Im forms-Editor können Sie ab sofort auch ein Standort-Feld einbauen. Die Darstellung im fertigen Formular sieht wie folgt aus:
Mithilfe des Standortbuttons können Kunden beim Ausfüllen des Formulares nun präzise angeben, wo zum Beispiel ein Unfall stattgefunden hat. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn keine Adresse angegeben werden kann. Wird das Formular auf einem mobilen Endgerät ausgefüllt, sind die Standortkoordinaten dank des GPS noch genauer.
Mit Klick auf den grünen Marker kann auch die Karte geöffnet werden:
Weitere Hinweise zu den möglichen Feldern im forms-Editor finden Sie im entsprechenden Artikel: forms-Editor
asssfinet collaboration
Versionierung
In der assfinet collaboration können Sie ab sofort mithilfe der Versionierung ältere Versionen einer Gestaltung wieder aufrufen. So können Sie zum Beispiel unterschiedliche Ansichten ausprobieren.
Über „Zurücksetzen“ wird wieder die Standardansicht Ihrer eigenen collaboration eingestellt.
Weitere Hinweise zu den Gestaltungsmöglichkeiten der assfinet collaboration in der Kachelansicht finden Sie hier: Kachelansicht
assfinet cloud Release KW 5
assfinet forms
Egebnisdokument aus PDF erstellen
Ab sofort können Sie das Ergebnisdokument aus einem bestehenden PDF erstellen. Dabei laden Sie einfach Ihr vorhandenes PDF-Formular hoch, und setzen die benötigten forms-Felder ein.
Im Anschluss wird das Formular als Ergebnisdokument ausgegeben:
Weitere Informationen und eine genaue Anleitung finden Sie im zugehörigen Artikel: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/1115357228.
Neu im forms-Editor: Laufzeitliste
Bei den Feldern des forms-Editors können Sie ab sofort auch die sog. Laufzeitliste auswählen. Diese Funktion ermöglicht es, dynamisch Auswahllisten mit den Daten der ausgewählten Lizenz zu generieren. Dabei wird die Liste nicht fest definiert, wie bei dem bisher bekannten Element “Liste”, sondern greift, je nach Lizenz, auf das ausgewählte Element zu.
Im forms-Editor wählen Sie außerdem die gewünschten Anzeigefelder, und können so bestimmen, was im finalen Formular zu sehen sein soll.
Im folgenden Beispiel sind es der Name und der Code der verfügbaren Vermittler:
Weitere Informationen zum forms-Editor und den verfügbaren Feldern finden Sie im entsprechenden Artikel: forms-Editor.
forms teilen
Für das Weiterleiten und damit die Möglichkeit zum Delegieren eines forms-Formulares gibt es jetzt eine neue Option. Dabei können Sie über die Kachelansicht eine entsprechende Kachel für die Formlarabfrage erstellen, und finden dort den benötigten Button.
Detaillierte Informationen finden Sie auch im entsprechenden Artikel: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/1041465389.
assfinet cloud Release KW 3
assfinet forms
Automatisches Angebot von Feldern
(von KW 51)
Im forms-Editor gibt es nun die Möglichkeit, bei der Auswahl eines ams-Feldes direkt die passenden forms-Fragen zur Verfügung gestellt zu bekommen. Dazu werden, je nach ausgewählter Formularseite, auf der linken Seite im forms-Editor die passenden ams-Felder angezeigt:
Natürlich können Sie nach wie vor die jeweiligen Felder individuell hinzufügen.
Einbindung von Bildern in Hilfetexten
Die neueste Erweiterung in assfinet forms ermöglicht die Integration von Bildern in Hilfetexte. Dies verbessert die visuelle Unterstützung und vereinfacht die Verständlichkeit von Anleitungen und Erklärungen.
Hilfetexte können Sie einfach im forms-Editor hinzufügen.
Weitere Hinweise zu den möglichen Elementen finden Sie im entsprechenden Artikel: forms-Editor
Berechnungslogik für Datumsfelder
Zudem wurde die Berechnungslogik für Datumsfelder in erweitert: Zusätzlich zur Vorbelegung mit dem aktuellen Datum können nun feste Werte hinterlegt oder Werte aus anderen Fragen (vom Typ Text oder Datum) in ein Datumsfeld übernommen werden.
Navigation zur nächsten Unterschrift
Wenn in einem forms-Formular mehrere Unterschriften verlangt werden, kann jetzt mithilfe eines neuen Buttons von einer zur nächsten Unterschrift navigiert werden:
Sobald alle Unterschriften geleistet wurden, erscheint ein grüner Bestätigungshaken:
Damit wird sichergestellt, dass keine Unterschrift vergessen wird. Außerdem kann so der Unterschriftenprozess für Ihre Kunden komfortabler gestaltet werden.