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Grundlagen

Um den Postbestand zu öffnen, wählen Sie einen beliebigen Kunden aus. In der Kundenmaske können Sie anschließend den Postbestand im oberen Bereich aufrufen.

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Der Postbestand dient als zentrale Ablage sämtlicher Dokumente und E-Mails (Versicherungsbestätigung, Rechnung, Nachtrag etc.) mit einer individuell definierbaren Ordnerstruktur auf jeweiliger Ebene, die im Kontext relevant sind. Einen Postbestand gibt es pro Partner, pro Vertrag eines Partners, pro Schaden eines Vertrags und pro Vorgang.

Hinweis: Über Mandanten können verschiedene Unternehmensbereiche voneinander getrennt werden. Jeder Mandant verfügt über einen eigenen Postbestand, dessen Zugriff durch entsprechende Zugriffsrechte eingeschränkt sein kann.

Der Postbestand eines Mandanten ist wie folgt zu finden: Systemverwaltung -> Einstellungen -> Reiter Mandanten / SEPA -> Aufruf Mandant -> Button Kontakt -> Button Postbestand.

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Zugriffsrechte für Dokumente

Vergabe der Zugriffsrechte:

Navigieren Sie zu “Organisation → Benutzer → Benutzer aufrufen → Reiter Zugriffsrechte”.

Durch Klicken auf den Reiter Zugriffsrechte können Sie detaillierte Berechtigungen für einzelne Benutzer festlegen.

Zugriffsrechte bei der Dokumentenablage:

Bei der Ablage eines Dokuments kann frei definiert werden, für welche Benutzer oder Benutzergruppen das Dokument sichtbar sein soll.

Ansicht

Die Ansicht kann teilweise individuell je Benutzer eingestellt werden. Es stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um gezielt nach Dokumenten zu suchen. Die Listeneigenschaften lassen sich über die Werkzeugleiste im unteren Bereich konfigurieren.

Zudem können die Ordner im linken Bereich individuell strukturiert werden, um eine übersichtliche Organisation zu gewährleisten.

Verknüpfungen im Postbestand und Komplettbestand 

Verknüpfungen im Postbestand und Komplettbestand ermöglichen es, Dokumente aus anderen Postbeständen anzuzeigen. Über den Haken "Postbestand aus Verknüpfungen mitanzeigen" können Dokumente, die lediglich mit dem aktuellen Postbestand verknüpft sind, ein- und ausgeblendet werden.

Buttons

Verschieben/ Löschen 

Versehentlich abgelegte Dokumente können über den Button "Verschieben/ Löschen" korrigiert werden. Versehentlich abgelegte Dokumente können einfach über den Button "Verschieben/Löschen" korrigiert werden. Es besteht die Möglichkeit, die Verknüpfung zum Postbestand zu entfernen, wobei das Dokument weiterhin im System erhalten bleibt. Alternativ kann das Dokument samt seiner Verknüpfungen vollständig gelöscht oder in den Ordner „gelöschte Objekte“ verschoben werden. Eine weitere Option ist, das Dokument in den Dokumenteneingang oder einen anderen Postbestand zu verschieben.

Neue Verknüpfung 

Um ein bereits abgelegtes Dokument mit einem anderen Postbestand zu verknüpfen, können Sie den Button "Neue Verknüpfung" nutzen, um z.B. Dokumente, die für mehrere Verträge (z. B. Sammelvertrag) eines Kunden relevant sind, am Postbestand des Kunden sowie den Postbeständen der Verträge verknüpfen, um bei der Arbeit an den einzelnen Objekten die volle Übersicht zu haben.

In dem geöffneten Dialogfenster wählen Sie mit Hilfe der Suchlupe aus, mit welchen Objekten das Dokument verknüpft werden soll. Nach der Auswahl wird die Ordnerstruktur dieses Objekts eingeblendet und Sie können wählen, in welchem Verzeichnis des Postbestands das Dokument verknüpft werden soll.

Sammelbearbeitung

Mit dieser Funktion können Sie Eigenschaften (Angaben im Archivierungsdialog) mehrerer im Postbestand ausgewählter Dokumente gleichzeitig geändert werden.

Folgendes ist änderbar: 

• Archivierungsdaten 

• Zugriffsrechte 

• Kommentare 

• Schlagwörter 

Anschließend öffnet sich das Begleitfenster zur Sammelbearbeitung. Geben Sie hier die relevanten Daten ein.

Datei importieren 

Damit haben Sie die Möglichkeit, Dokumente in ams zu importieren, die auf dem PC liegen und im Postbestand abgelegt werden sollen. Alternativ dazu können Sie auch die Drag & Drop Funktion nutzen.

Vorschau und Vorschau lösen/ einbetten

Dokumente im Postbestand können über die Vorschau-Funktion eingesehen werden. Gehen Sie dafür auf den Button "Vorschau" und "Vorschau lösen/ einbetten".

Oder führen Sie Ihre Maus auf das gewünschte Dokument und öffnen Sie mit einem Rechtsklick den entsprechenden Auswahldialog.

Ordnerliste anzeigen 

Der Inhalt des Postbestandes kann in einer Übersicht oder strukturiert nach Unterverzeichnissen angezeigt werden. Der Button “Ordnerliste anzeigen" aktiviert die Anzeige der Ordnerstruktur.

Ordnerfunktionen

Im Postbestand unten links befindet sich eine kleine Menüleiste mit den folgenden Funktionen (von links nach rechts): 

Ordner anlegen

Unterschieden wird zwischen Standardordner und Einzelordner. Ein Standardordner ist in allen Postbeständen mit dem gleichen Kontext sichtbar (z. B. Ordner „Angebote“ am AMS-Objekt Vertrag). 

Dabei können Einzelordner und Standardordner angelegt werden. Beachten Sie, dass leere Einzelordner spätestens beim Verlassen des Postbestandes gelöscht werden. Deswegen legen Sie nur einen Einzelordner an, wenn darin direkt ein Dokument abgelegt wird.

Die Anlage von Standardordnern kann in einem beliebigen Postbestand erfolgen (z.B. Vertrag). Diese Ordner müssen nur einmalig angelegt werden und sind somit direkt in allen Verträgen sicht- und nutzbar.

Ordner löschen

Mit dieser Funktion wird der Ordner mit dem gesamten Inhalt gelöscht (Einzelordner). Ein Standardordner wird nur dann vollständig gelöscht, wenn auch in anderen Postbeständen keine Dokumente mehr in diesem Ordner abgelegt sind. Ist das nicht der Fall, so werden die Ordner, die noch Dokumente enthalten, als Einzelordner weitergeführt. 

Ordnertyp ändern

Über diesen Button können Sie den Typ (Einzel oder Standard) des markierten Ordners ändern. 

Ordner/Dokumente verschieben

Hiermit können ganze Ordner inkl. ggf. mehrerer Dokumente verschoben werden. Es ist zu beachten, dass beim Verschieben eines Ordners die darunter liegende Unterordnerstruktur mit verschoben wird, wenn die erste Option ausgewählt wird. 

Ordner umbenennen

Bei Einzelordnern betrifft die Umbenennung nur den aktuellen Postbestand. Das Umbenennen von Standardordnern wirkt sich auf alle Postbestände aus. 

Ordnerliste aktualisieren

Per Klick können Sie die Ordnerliste aktualisieren. Dies ist ggf. nötig, wenn Strukturen an anderer Stelle bearbeitet wurden, die sich auf den aktuell geöffneten Postbestand auswirken.