Ausgangssituation

Sie haben für die collaboration ein Konzept entwickelt, welche Rechte Sie welchen Benutzern vergeben wollen. Sie möchten diese nun aber nicht alle einzeln in jeweiligen Freischaltgruppen erfassen, wie es in https://assfinet.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=KNOW&title=Wie%20stelle%20ich%20f%C3%BCr%20Kunden%20Information%20und%20Services%20online%20zur%20Verf%C3%BCgung&linkCreation=true&fromPageId=215515182 beschrieben ist.

Lösung

Sie können die bereits angelegten Freischaltungen exportieren, in z.B. Excel überarbeiten und erweitern um diese dann in die collaboration wieder importieren.

Vorgehen

Dieses vorgehen erfordert das Sie sich bereits mit https://assfinet.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=KNOW&title=Wie%20stelle%20ich%20f%C3%BCr%20Kunden%20Information%20und%20Services%20online%20zur%20Verf%C3%BCgung&linkCreation=true&fromPageId=215515182 vertraut gemacht haben.

Sollten Sie mit diesem Prozess noch nicht vertraut sein, verwenden Sie für die ersten Tests nicht die echten E-Mailadressen Ihrer Kunden/Vermittler, da diese automatisch von der collaboration über die Freischaltung informiert werden.

1. Melden Sie sich in der Administration der Freischaltungen an.

2. öffnen Sie das Menü assfinet collaboration → Freischaltungen Export/Import.

   Open

   

    

3. exportieren Sie wahlweise die Freischaltungen für Kunden oder Vermittler.

   Open

   

    

4. Die Datei die Sie daraufhin erhalten, können sie z.B. mit Excel bearbeiten. Anhand der bestehenden Freischaltungen, können Sie einfach den Aufbau der Zeilen erkennen.
   Neue E-Mailadressen die Sie eintragen, durchlaufen beim Import automatisch den Prozess zur Registrierung den Sie ansonsten manuell angestoßen haben.
   Beachten Sie bei den wichtigsten Spalten folgendes:

   1. Spalte “GruppenId”: Die Eindeutige ID der Freischaltgruppe. Falls Sie keine angeben, wird eine automatisch vergeben. Wenn Sie eine ID angeben und diese Bereits in der cloud verwendet wird, wird die bestehende überschrieben.

   2. Spalte “GruppenName”: Der Name der Freischaltgruppe

   3. Spalte EMails: Die E-Mailadressen (somit auch die Benutzernamen) die Zugriff auf die Daten in der Freischaltung bekommen. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

   4. Spalte Kunden: Nur befüllen wenn es eine Freischaltung für Versicherungsnehmer ergeben soll. In diesem Feld kommen die amspk (siehe Anmerkungen) der Kunden. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

   5. Spalte Vermittler: Nur befüllen wenn es eine Freischaltung für Vermittler ergeben soll. In diesem Feld kommen die amspk (siehe Anmerkungen) der Vermittler. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

5. Weitere besondere Spalten:

   1. MarkDocumentsNewDate: Alle Dokumente die nach dem in diesem Feld angegebenen Datum erstellt worden sind, werden als ungelesen markiert. Beim Import von Benutzern, die bereits in der collaboration aktiv waren, sollte der Wert leer gelassen werden.
      leeres Feld → der gelesenstatus der Dokumente wird nicht beeinflusst
      18.08.2020 → Dokumente die am 18. August 2020 oder später erstellt wurden, werden als ungelesen markiert. Alle Dokumente die davor erstellt wurden, werden als gelesen markiert.
      01.01.0001 → Alle Dokumente werden als ungelesen markiert (weil kein vorheriges Datum möglich ist).

   2. InfoWidgetFile: Dieses Feld beinhaltet Falls die ID nicht bekannt ist, am besten eine Beispielhafte Freischaltung anlegen und die ID aus dem anschließenden Export entnehmen.
      Da der Dateiname nicht eindeutig ist, kann für diese Angabe nicht Dateiname verwendet werden.

6. Speichern Sie die CSV-Datei mit den neuen Freischaltungen z.B. auf Ihrem Desktop

7. Speichern Sie ein Backup der aktuellen Freischaltungen aus der cloud

8. Wählen Sie zwischen dem additiven und ersetzendem Import und importieren Sie die CSV Datei (die Sie in Punkt 5 gespeichert haben).
   Beim additiven Importieren wird die GruppenId der Datensätze berücksichtigt. Sollte bereits eine Freischaltung mit der GruppenId bestehen, wird die Freischaltung aktualisiert. Sollte keine ohne eine ungültige GruppenId angegeben sein, wird eine weitere Freischaltung angelegt.
   Beim ersetzenden Importieren werden die bestehenden Freischaltungen gelöscht und neu angelegt. Sollte der Import nur Vermittlerfreischaltungen beinhalten, bleiben die Kundenfreischaltungen unberührt.
   Sollte der Import nur Kundenfreischaltungen beinhalten, bleiben die Vermittlerfreischaltungen unberührt.

    

9. Öffnen Sie nach dem Import das letzte Ergebnis, um womögliche Störungen zu erkennen.

    

Anmerkung

• Für die Freischaltung von Kunden können Sie per folgender Freien Selektion eine passende Liste aus Ihrem MVP erstellen:
  select '' as "GruppenId", vname as "GruppenName", VN_EMAIL as "EMails", amspk as "Kunden" , '' as "Vermittler" from kunde where IS_HISTORIE = 0 and status = 'KUNDE'

• Für die Freischaltung von Vermittlern können Sie mit folgender Freien Selektion eine passende Liste aus Ihrem MVP erstellen:
  select '' as "GruppenId", v_name as "GruppenName", v_email as "EMails", '' as "Kunden", v_code as "Vermittler" from vermit where status = 'VERMITTLER'

• Sollte Ihnen die Funktion noch nicht zur Verfügung stellen, melden Sie sich bitte beim unserem Support.

• Im Gegensatz zu der Exportfunkion innerhalb der Freischaltungen, beinhaltet dieser Export auch Gruppen ohne Kunden, Vermittler oder Verträge.

• Siehe auch die Freischaltungs-Profile: Wie kann ich Mengen an Benutzern in der collaboration die gleichen Rechte vergeben