Konfiguration des Mitarbeiterzugriff

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Last updated: Feb. 28, 2024
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Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie verwenden bereits die Freischaltungen für Vermittler und möchten auch für Mitarbeiter den Zugriff auf den Bestand Freigeben.

Siehe auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/285212768

Lösung

Für den Zugriff per Web-Browser auf den Bestand als Mitarbeiter, ist das ams6.ez (zuvor auch als gevo-center bekannt) konzipiert.

Das ams6 ist ein eigenständiger Service der parallel zur collaboration genutzt werden kann und auf der assfinet cloud basiert.

Für den Fall, das ams6 für einen speziellen Falls nicht einsetzen möchten, kann auch die Mitarbeiterfreischaltung wie im “Vorgehen” beschrieben verwendet werden. Beachten Sie bitte, das aufgrund der darzustellenden Datenmengen das ams6 dem Mitarbeiterzugriff vorzuziehen ist.

Der Mitarbeiterzugriff ermächtigt zudem den Zugriff auf alle Dokumente. Für den Upload der Dokumentendateien bitte an den Support werden, damit der Upload der Dateien ebenfalls grundsätzlich ausgelöst werden kann.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie die Administration der assfinet cloud

  2. Öffnen Sie die VM-Freischaltungen

  3. Hinterlegen Sie den Benutzer (die E-Mailadresse) in einer neuen oder bestehenden Freischaltung.

  4. Da im nächsten Schritt der Mitarbeiterzugriff aktiviert wird, werden in diesem Fall in der VM-Freischaltung keine Vermittler angegeben. Die weiteren Einstellungen aus der VM-Freischaltung sind aber weiterhin aktiv (z.B. Teilen, Aktionen und Verantwortlicher, etc.. Siehe auch: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/285212768 )

  5. Wechseln Sie in den Reiter Mitarbeiterzugriff (sollte dieser in Ihrem Bestand nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an den Support)

     

  6. Fügen Sie die E-Mailadresse des Benutzers mit hinzu. (siehe zuvor die Anmerkungen unten)

  7. Der Mitarbeiter kann sich nun an der collaboration anmelden und erhält dort die Oberfläche der Vermittler, kann aber ohne Filterung anhand der Vermittler auf den Bestand zugreifen.

Anmerkungen

  • Bitte verwenden Sie den Mitarbeiterzugriff nur, wenn der Einsatz von ams6.ez nicht möglich ist.

    • Die Ladezeiten beim Mitarbeiterzugriff auf die collaboration können entsprechend des Umfanges des Bestandes länger sein, als Sie diese von der collaboration gewohnt sind.

  • Wenn in ams und der collaboration die identische E-Mailadresse verwendet wird, erhalten Sie ggf. mehr Benachrichtigungen über Ihre Aktivitäten als erwartet. Daher empfiehlt es sich, das die in der collaboration genutzte E-Mailadresse von der E-Mailadresse beim ams-Benutzer abweicht.