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Ausgangssituation

Sie wollen Dokumente schnell zuordnen.

Lösung

Die Schnell-Zuordnung ist direkt im Bereich des Dokumenteneingangs zu finden.

Vorgehen

Gehen Sie auf den Menüpunkt “Eigen → Dokumenteneingang”. Hier finden Sie oben rechts (im folgenden Bild rot markiert) die Option zur Schnell-Zuordnung.

Open

Über die Lupenfunktion kann direkt ein Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang gesucht und ausgewählt werden. Als Alternative zur Lupenfunktion kann die Suche nach einem Objekt auch im Auswahlfeld direkt durchgeführt werden, indem der Suchbegriff eingetippt wird. Die Liste sucht nach passenden Ergebnissen. Ist beispielsweise bereits ein Kunde ausgewählt, kann im Vertrag/Schaden/Vorgang über eine Drop-Down Liste direkt das gewünschte Objekt des Kunden ausgewählt werden. Ist der Kunde/Vertrag/Schaden/Vorgang noch nicht angelegt, kann über die Drop-Down Liste direkt eine Neuanlage durchgeführt werden. 

Open

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Kunde

Wenn über die „Schnell-Zuordnung“ eine Neuanlage eines Kunden durchgeführt werden soll, muss in der DropDown-Liste „Neuanlage“ ausgewählt und dieses mit dem Button „Anwenden“ bestätigt werden. In dem folgenden Dialogfenster können die Daten des jeweiligen Objektes ergänzt werden. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder, die zwingend befüllt werden müssen. Mit dem Button „Jetzt ausführen“ bestätigen Sie die Eingaben. Der Kunde wird im Hintergrund neu im System erfasst und angelegt, und das entsprechende Dokument im Postbestand abgelegt. 

Schnell-Zuordnung: Öffnen eines Datensatzes

In der „Schnell-Zuordnung“ kann vorgegeben werden, ob der Datensatz, zu dem das Dokument ablegt werden soll, geöffnet werden soll. Als Auswahl steht das Öffnen eines neuen Tabs bzw. eines neuen Fensters zur Verfügung. Dieses ist sinnvoll, wenn nach der Zuordnung die Daten des Objekts weiter bearbeitet werden sollen, z. B. nach einer Neuanlage eines Objektes.  

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Vertrag

Um einen Vertrag neu zu erfassen, muss das Feld „Kunde“ befüllt werden. Entweder ist ein bereits bestehender Kunden oder eine „Neuanlage“ auszuwählen. Da ein Vertrag immer im Zusammenhang mit einem Kunden steht, müssen beide Felder befüllt sein. Die rot markierten Felder sind auch bei Anlage eines Vertrages Pflichtfelder, und müssen zwingend befüllt werden. 

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Schaden

Zur Erfassung eines neuen Schadens ist die Auswahl eines Vertrages notwendig, da ein Schaden immer mit einem Vertrag zusammenhängt. Bei der Schadenneuanlage sind keine Pflichtangaben notwendig. Die Schadenmeldung kann somit wie gewohnt durchgeführt und alle wichtigen Daten eintragen werden. 

Schnell-Zuordnung: Neuanlage Vorgang

Für die Neuanlage eines Vorgangs ist nur das Feld “Vorgangstyp“ ein Pflichtfeld. Wie gewohnt können hier Eingaben gemacht werden, so wie aus der “normalen” Vorgangsbearbeitung bekannt. Ein Vorgang kann auch ohne Zuordnung zu einem Kunden angelegt werden. Ein Vorgang kann im Nachhinein immer noch weiter bearbeitet und z. B. die Hauptverknüpfung geändert oder wichtige Informationen im Aktivitätenstrom hinzugefügt werden. 

Aktivierung weiterer Funktionen

Sie können Dokumente nach der Zuordnung aus dem Dokumenteneingang löschen lassen und nach Zuordnung des Dokuments den Titel im Archivierungsdialog übernehmen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B. immer wieder gleiche Dokumente abgelegt werden sollen.

Ansicht anderer Benutzer

Bei entsprechender Berechtigung können auch Dokumenteneingänge anderer Mitarbeiter angezeigt werden.

Das dafür notwendige Recht kann in den Benutzereintsellungen unter dem Reiter “Zugriffsrechte” eingerichtet werden.

GEVO-Typen 

In der BiPro-Norm 430 sind zahlreiche Geschäftsvorfälle (GEVO) definiert, die zu den gelieferten Dokumenten gehören. Diese Dokumente enthalten Informationen zu den GEVOs, die das AMS-System erkennen und interpretieren kann.

Mit der Einführung von assfinet data wurden neue Vorgangstypen notwendig. Die Dokumente können GEVOs identifizieren, woraufhin im System eine zuvor vom Kunden festgelegte Aktion ausgeführt wird, wie z.B. das Ablegen des Dokuments oder das Öffnen eines Vorgangs.

Eine Übersicht der verfügbaren Vorgangstypen ist im System über den Pfad “Organisation → Vorgangs-Typen definieren” einsehbar.

Anschließend können Sie Anpassungen zum Vorgang vornehmen.

Sonstige Einstellungen

Gehen Sie auf den Reiter “Systemverwaltung → Einstellungen → Reiter „Dokumenteneingang → Sonstige Einstellungen”.

Anzahl der ungelesenen Dokumente anzeigen

Ist dieser Punkt aktiviert, wird in der Ordnerstruktur die Anzahl der ungelesenen Dokumente in Klammern angezeigt.  

Ordnerstruktur bei jeder Selektion automatisch aktualisieren

Wenn man ein Dokument löscht, wird es in einen Unterordner „gelöschte Dokumente“ verschoben. Sofern dieser noch nicht vorhanden war, wird er automatisch angelegt und wird bei der nächsten Selektion mit angezeigt.  

Im Dokumenteneingang verknüpfte Dokumente des Postbestandes einblenden

Wenn man ein Dokument zugeordnet, jedoch nicht gelöscht hat, wird durch eine weitere Zahl in Klammer angezeigt, dass bereits Dokumente zugeordnet worden sind.  

Automatische Zuordnung über einen eindeutigen Vorschlag (Verweis) aktivieren

Wenn dieser Punkt aktiviert ist, hat man im Menüband des Dokumenteneingangs den Button „automatische Zuordnung“ zur Verfügung.  

Die Optionen der automatischen Zuordnung auch auf die manuelle Zuordnung verwenden

Wird diese Option aktiviert, werden die Einstellungen der automatischen Zuordnung auch auf die manuelle Zuordnung angewandt.