Wie kann ein Versicherungsnehmer weitere Benutzer wie z.B. seine Mitarbeiter für den Zugriff auf den Bestand in der collaboration freigeben
Ausgangssituation
Sie habe einen Versicherungsnehmer in der assfinet collaboration, mit oft wechselnden Ansprechpartnern. Sie möchten die Ansprechpartner beim Versicherungsnehmer nicht mehr einzeln Freigeben müssen.
Lösung
Sie können es dem Versicherungsnehmer ermöglichen, das dieser selber die wechselnden Benutzer für den Zugriff auf die collaboration freigibt.
Vorgehen
Dieses Beispiel handelt zur besseren Übersicht von einem Geschäftsführer (GF) eines Gewerbekunden und einem deren Mitarbeiter (MA) dieses Geschäftskunden. Die Funktion kann aber auch für umfangreichere Strukturen verwendet werden.
Das Vorgehen erfolgt in der Administration der collaboration.
Anlegen der Struktur
Nach der Anlage der Struktur, ist der GF des Kunden in der Lage seine Mitarbeiter MA selbst anzulegen.
Öffnen Sie über „assfinet collaboration“ -> „Freischaltungs-Profile“.
Klicken Sie auf Neuanlage und legen die Profile “GF“ und “MA“ an.
Konfiguration des Freischaltungs-Profils „GF“
Öffnen Sie das Profil „GF“ und passen folgende Felder an:
In Delegierte Freischaltungsprofile den Wert „MA“ hinzufügen, um die Hierarchie abzubilden
Konfiguration des Freischaltungs-Profils „MA“
Öffnen Sie das Profil „MA“ und vergeben Sie die angebotenen Rechte wie Sie es von der klassischen Freischaltung kennen: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55117404
Anpassung der Freischaltung des GF
Im Bereich Aktionen und Betreuer das Freischaltungsprofil „GF“ auswählen
Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen “Getrennte Freischaltungen für eingeladenen Mitarbeiter”
Bei Aktivierung
erhält der eingeladene eine eigene Freischaltung. Die Freischaltung ist dann benannt nach der Freischaltung des einladenden + / + E-Mailadresse des eingeladenen.
Bei Deaktivierung
werden alle eingeladenen mit dem gleichen Profile eine gemeinsame Freischaltung. Die Freischaltung ist dann benannt nach der Freischaltung des einladenden + / + Name des Freischaltungs-Profils
In beiden Fällen
Diese Freischaltungen können Sie wie üblich abweichen von dem Profil „MA“ anpassen.
Administration durch den GF (der Versicherungsnehmer)
Der GF betritt die collaboration wie gewohnt. Sollte der Benutzer bereits zuvor in der collaboraton aktiv gewesen sein, empfiehlt es sich über Profil das Dashboard zurückzusetzen und die Darstellung zu aktualisieren.
Anlage der Mitarbeiter „MA“
Über Profil → Mitarbeiter einladen kommt der GF zur Mitarbeiteranlage
Im Fenster “Freigeschaltete Mitarbeiter verwalten kann der Dialog für einen Mitarbeiter über die Schaltfläche “neuen Benutzer hinzufügen” geöffnet werden.
Beachte Sie bei den nächsten Schritten, das E-Mailadresse, Rolle und Kundenzuordnung nicht später geändert werden kann. - Bei Bedarf kann der Benutzer aber wieder gelöscht und erneut Eingeladen werden.
In dem Dialog “Mitarbeiter einladen” muss nun die E-Mailadresse des einzuladenden und die vorgesehenen Rolle angegeben werden. Anschließend auf “weiter” klicken
Im nächsten Dialog auswählen, welche Kunden der neuen Freischaltung zugeordnet werden kann. So ist es möglich das der Einladende Kunden A,B und C sehen darf, der Einzuladende aber nur Zugriff auf Kunde B und C erhält.
per Klick auf “Einladen”, wird die Freigabe angelegt und dem Benutzer eine Einladung zur Registrierung zugesendet.
Übersicht der Eingeladenen
In der Übersicht der Freigeschaltenen Nutzer können zu zu jedem Benutzer sehen, welche Rolle vergeben wurde, auf welche Kunden zugegriffen werden darf und wann der Benutzer zuletzt aktiv war.
Löschen der Eingeladenen
In der Übersicht können einzelne oder mehrere Benutzer markiert und per “Löschen” entfernt werden.
Der Benutzer kann sich dann weiterhin anmelden, hat aber keine Rechte mehr auf den bestand sondern nur noch auf die versendeten/empfangenen Nachrichten im Postfach.
Anmerkungen
Für diese Funktion sollte Ihnen das übliche Vorgehen zur Freischaltung bekannt sein: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55117404
Sollte Ihnen der Menüpunkt “Freischaltungs-Profile” nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte zur Aktivierung an den Support
Es können auch mehrere delegierte Freischaltungsprofile hinterlegt werden. Der GF kann dann diese bei der Einladung der Mitarbeiter auswählen.