Wie kann ein Versicherungsnehmer weitere Benutzer für den Zugriff auf seinen Bestand in der collaboration freigeben?
Ausgangssituation
Sie haben einen Versicherungsnehmer in der assfinet collaboration, mit oft wechselnden Ansprechpartnern, zum Beispiel Mitarbeitern. Sie möchten die Ansprechpartner beim Versicherungsnehmer nicht mehr einzeln freigeben müssen.
Lösung
Sie können es dem Versicherungsnehmer ermöglichen, dass dieser selber die wechselnden Benutzer für den Zugriff auf die collaboration freigibt.
Vorgehen
Dieses Beispiel handelt zur besseren Übersicht von einem Geschäftsführer (GF) eines Gewerbekunden und einem der Mitarbeiter (MA) dieses Geschäftskunden. Die Funktion kann aber auch für umfangreichere Strukturen verwendet werden.
Das Vorgehen erfolgt in der Administration der collaboration.
Anlegen der Struktur
Nach der Anlage der Struktur ist der GF des Kunden in der Lage, seine Mitarbeiter MA selbst anzulegen.
Öffnen Sie über „assfinet collaboration“ -> „Freischaltungs-Profile“.
Klicken Sie auf Neuanlage und legen die Profile “GF“ und “MA“ an.
Konfiguration des Freischaltungs-Profils „GF“
Öffnen Sie das Profil „GF“ und passen folgende Felder an:
Fügen Sie in dem Feld “Delegierte Freischaltungsprofile” den Wert „MA“ hinzu, um die Hierarchie abzubilden
Vergeben Sie die angebotenen Rechte, wie Sie es von der klassischen Freischaltung kennen: Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung?
Konfiguration des Freischaltungs-Profils „MA“
Öffnen Sie das Profil „MA“ und vergeben Sie die angebotenen Rechte, wie Sie es von der klassischen Freischaltung kennen: Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung?
Anpassung der Freischaltung des GF
Wählen Sie im Bereich “Aktionen und Betreuer” das Freischaltungsprofil „GF“ aus.
Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen “Getrennte Freischaltungen für eingeladenen Mitarbeiter”
Bei Aktivierung
erhält der Eingeladene eine eigene Freischaltung. Die Freischaltung ist dann benannt nach der Freischaltung des Einladenden + / + E-Mailadresse des Eingeladenen.
Bei Deaktivierung
erhalten alle Eingeladenen mit dem gleichen Profile eine gemeinsame Freischaltung. Die Freischaltung ist dann benannt nach der Freischaltung des Einladenden + / + Name des Freischaltungs-Profils
In beiden Fällen
Diese Freischaltungen können Sie wie üblich abweichend von dem Profil „MA“ anpassen.
Administration durch den GF (der Versicherungsnehmer)
Der GF betritt die collaboration wie gewohnt. Sollte der Benutzer bereits zuvor in der collaboraton aktiv gewesen sein, empfiehlt es sich, über “Profil” das Dashboard zurückzusetzen und die Darstellung zu aktualisieren.
Anlage der Mitarbeiter „MA“
Über “Profil → Mitarbeiter einladen” kommt der GF zur Mitarbeiteranlage.
Im Fenster “Freigeschaltete Mitarbeiter verwalten” kann der Dialog für einen Mitarbeiter über die Schaltfläche “Neuen Benutzer hinzufügen” geöffnet werden.
Beachte Sie bei den nächsten Schritten, dass E-Mail-Adresse, Rolle und Kundenzuordnung nicht später geändert werden können. - Bei Bedarf kann der Benutzer aber wieder gelöscht und erneut eingeladen werden.
In dem Dialog “Mitarbeiter einladen” muss nun die E-Mail-Adresse des Einzuladenden und die vorgesehenen Rolle angegeben werden. Anschließend auf “weiter” klicken
Im nächsten Dialog auswählen, welche Kunden der neuen Freischaltung zugeordnet werden kann. So ist es möglich, dass der Einladende Kunden A,B und C sehen darf, der Einzuladende aber nur Zugriff auf Kunde B und C erhält.
Ab August 2024 steht zudem die Funktion zur Verfügung, alle in der Freischaltung verfügbaren Kunden zu aktivieren und diese bei Bedarf einzeln abzuwählen.
Per Klick auf “Einladen” wird die Freigabe angelegt und dem Benutzer eine Einladung zur Registrierung zugesendet.
Übersicht der Eingeladenen
In der Übersicht der Freigeschalteten Nutzer können Sie zu jedem Benutzer sehen, welche Rolle vergeben wurde, auf welche Kunden zugegriffen werden darf und wann der Benutzer zuletzt aktiv war.
Löschen der Eingeladenen
In der Übersicht können einzelne oder mehrere Benutzer markiert und per “Löschen” entfernt werden.
Der Benutzer kann sich dann weiterhin anmelden, hat aber keine Rechte mehr auf den Bestand, sondern nur noch auf die versendeten/empfangenen Nachrichten im Postfach.
Anmerkungen
Für diese Funktion sollte Ihnen das übliche Vorgehen zur Freischaltung bekannt sein: Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung?
Sollte Ihnen der Menüpunkt “Freischaltungs-Profile” nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte zur Aktivierung an den Support
Es können auch mehrere delegierte Freischaltungsprofile hinterlegt werden. Der GF kann dann diese bei der Einladung der Mitarbeiter auswählen.
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.